Freelance kunstfactuur: hoe maak je een factuur voor kunstservices

Als je een professionele kunstenaar bent die net voor het eerst een klein kunstbedrijf heeft opgezet of als je net aan je carrière als freelancer bent begonnen, dan is het handig als je het facturatieproces op een rijtje hebt.

Een factuur is een overzicht van de goederen of services die jij als verkoper aan een koper hebt geleverd, tezamen met het bedrag dat voor deze transactie is verschuldigd. Als freelance kunstenaar is het opstellen van een professionele factuur een belangrijk onderdeel van het beheren van je financiën en het betaald krijgen voor je artistieke werk.

In deze handleiding leiden we je door het proces van het opstellen van een factuur voor freelance kunst, inclusief wat je moet vermelden en hoe je ze beheert. We onderzoeken ook hoe Dropbox je kan helpen je kunstfacturen te beheren en je workflow te stroomlijnen.

Wanneer moet ik een kunstfactuur gebruiken?

Je moet altijd een factuur maken als iemand een product of service van je koopt. Hieronder vallen:

Werk in opdracht

Betalingen worden meestal pas gedaan als het in opdracht gemaakte kunstwerk is voltooid en aan de koper is geleverd.

Bij grote opdrachten kun je de factuur sturen voordat je begint met het maken van je kunstwerk om een betaling voor je bestede tijd te garanderen. Maar bij kleinere opdrachten weet je misschien pas de uiteindelijke prijs als het kunstwerk eenmaal is voltooid.

Expositieverkoop

In dit geval wordt de factuur waarschijnlijk door het verkoopteam van de galerie namens jou naar de koper gestuurd, zodat zij hun eigen commissie kunnen toevoegen. Dit betekent dat je je kunstwerk de juiste prijs moet geven voordat het op een tentoonstelling wordt tentoongesteld.

Licentieovereenkomsten

Je stuurt iemand een factuur voor het in licentie geven van je werk nadat de voorwaarden van de overeenkomst zijn gemaakt en overeengekomen. Dit zou doorlopend kunnen worden gefactureerd, zolang het kunstwerk een licentie nodig heeft om door iemand anders te worden gebruikt.

Wat er op je kunstfactuur moet staan

Een effectieve kunstfactuur bevat duidelijke informatie die het voor je koper(s) gemakkelijk maakt om je te betalen. Daarnaast maken tools als Dropbox het voor iedereen eenvoudiger door je te helpen bij het maken, opslaan en delen van een eenvoudig te gebruiken factuursjabloon. Op je factuur moet je het volgende vermelden:

Je gegevens

• Je bedrijfsnaam en -adres
• Je contactgegevens, zoals e-mailadres of telefoonnummer
• Een uniek identificatienummer voor je factuurnummer

De gegevens van je koper

• De naam en het adres van je koper
• De contactgegevens van je koper, zoals zijn of haar e-mailadres of telefoonnummer
• Het opdracht- of commissiereferentienummer van je koper, indien van toepassing

Informatie over het kunstwerk

• Aparte regelitems voor elk geleverd product of elke geleverde service
• Een duidelijke omschrijving voor elk regelitem
• Een uitleg over eventuele beperkingen op het gebruik van het kunstwerk door de koper, zoals copyright
• De datum van de factuur
• De datum waarop het product of de service aan de koper is geleverd

Je kunt ook een certificaat van echtheid met de e-mail meesturen om je koper nog meer garanties te geven over de herkomst van je werk.

Informatie over de betalingsvoorwaarden

• Je uurtarief, indien van toepassing
• Het subtotaal van het/de in rekening gebrachte bedrag(en), bijvoorbeeld als het kunstwerk in termijnen is geleverd
• Het totaalbedrag in de valuta van de koper, indien van toepassing
• Eventuele belastingen, zoals omzetbelasting
• Het totaal verschuldigde bedrag
• Eventuele betalingsvoorwaarden, zoals de einddatum van de betaling en mogelijke kosten die in rekening worden gebracht bij te late betaling
• De betalingsmethode, bijvoorbeeld rechtstreeks op je bankrekening, via creditcard of via een betalingsverwerker, zoals PayPal

Kunstfacturen beheren met Dropbox

Als je geen factureringssoftware gebruikt, maar je facturen handmatig als e-mailbijlagen verstuurt, kan Dropbox een handige manier zijn om je facturen op te slaan, te organiseren en te delen.

Profiteer van alle functies van Dropbox op één plek en verbeter elk facetten van je kunstservices, van bewerkbare factuursjablonen in pdf tot het beveiligen van bestanden met een wachtwoord zodra ze zijn gedeeld.

Met directe synchronisatie naar al je apparaten kun je gemakkelijk je facturen openen en delen, rechtstreeks vanuit je Dropbox-account. En voor geavanceerde functies voor het verzenden van bestanden, zoals het bijhouden en analyseren van gedeelte bestanden, verstuur je facturen met Verzenden en volgen.

Dropbox versnelt het proces voor het maken, aanpassen en versturen van je facturen door dienst te doen als centrale hub voor het opslaan, bewerken en delen van je facturen.

Eenvoudige, stressvrije kunstfacturen

Facturen maken en versturen, hoeft geen gedoe te zijn. Met Dropbox kun je het proces van het maken en verzenden van facturen voor je kunstbedrijf stroomlijnen. 

Maak en pas professionele facturen aan die je merk weerspiegelen en je helpen sneller betaald te krijgen door alles eenvoudiger te bewerken, te organiseren en te delen, rechtstreeks vanuit je Dropbox-account. Zo hoef je je minder zorgen te maken over je financiën en kun je je meer richten op het maken van je kunst.

Dankzij een gestroomlijnde workflow kun je je facturen bijhouden, herinneringen sturen voor achterstallige betalingen en gemakkelijk op één plek toegang krijgen tot al je financiële informatie. Vergeet het gedoe met factureren en maak kennis met een efficiëntere manier om de financiën van je kunstbedrijf te beheren.