振り返りを行う

バーチャル ファースト | エフェクティブネス キット

1 つのプロジェクトが終わると、つい次に急ぎたくなるものですが、ビジネスを成長させるには、終了したプロジェクトを振り返り、次に改善できる部分はないかどうかを時間をとって考えることが重要です。このエクササイズでは、うまくいった部分を評価し、チーム メンバーへの理解を深め、失敗をすばやく学びに変える方法を身につけます。

45 分|バーチャル チーム ワークショップ

ステップ 1(プレワーク):振り返りワークシートを共有する

バーチャル ワークショップを開催する前に、メールかチャットでチームに「振り返りワークシート」を配布します。こうすることで、事前に資料を見たいと考えているメンバーに準備の時間を与えます。

ステップ 2:「場の空気」を温める

完了までにかなりの苦労を要したプロジェクトでは、それを口にすることにメンバーが不安を感じるかもしれません。バーチャル ワークショップでは、プロジェクトがどのように進められたかを確認することが目的であると明るく前向きに伝えてから、全員にウォーミングアップの質問に答えてもらいます。たとえば、「あなたにとって大切なことは何ですか?他のメンバーが知らないことでもいいので、教えてください」といった質問で軽く話を切り出します。全員がリラックスしたところで、次の基本ルールに同意してもらいます。

  • 意見は率直に述べること。ただし後ろ向きにならず、他の人の意見を尊重すること
  • 誰かを非難するのではなく、こうだったらよかったと思ったことを述べること(例:「スケジュールに余裕をもたせるべきだ」ではなく「もっと時間に余裕があればよかった」とする)
  • 人が話しているときに割り込まない

ステップ 3:プロジェクトを振り返る

タイマーを 8 分間にセットし、メンバーに「I like/I wish/I wonder(よかったと思うこと/こうだったらよかったと思うこと/こうすればよくなるのではと思うこと)」の回答をメモするようお願いします。時間が来たら、全員にそれぞれの回答をやや早口で読み上げてもらいます(必要に応じて、進行役からメンバーに直接指示してもらうこともできます)。時間は、1 つのカテゴリにつき 5~7 分です。読み上げられた回答は、書記役に、下の共有の振り返りワークシートに記録してもらいます。
振り返りワークシート

I like, I wish, I wonder

下のワークシートを使って、プロジェクトのよかった点(I like)を振り返り、次に改善すべき点(I wish)、新しいアイデアや案(I wonder)をまとめます。テーマとしては、関係者、承認プロセス、実施のタイミング、予算が考えられます。

ステップ 4:重要なテーマを選び出す

全員の回答を記録したら、チームでテーマごとに分類します。たとえば、共同作業に関する回答が多く見られたら、「共同作業」を 1 つのテーマにします。急ぎ足だったという声が複数見られたら、「タイムライン」を 1 つのテーマにします。繰り返し現れるテーマはチームの FAST 目標に設定し、効果的に対処する方法を考えます。作成したテーマは、書記役に、振り返りワークシートに記入してもらいます。記入が済んだら、チーム メンバーに、フォローアップしたいテーマを 3~5 つ選んで投票してもらいます。方法としては、(1)モニターのカメラに向かって親指を上向き(賛成)、下向き(反対)、横向き(どちらでもない)にする、(2)上位 3 つのテーマを選んで横に絵文字を付ける、などがお勧めです。

ステップ 5:次のステップを決める

上位 3~5 つのテーマが決まったら、そのテーマに関してやるべきことやフォローアップの方法を全員で考えます。やるべきことが決まったら、それぞれに担当者と期日を割り当てます。

その他のリソース

3 つの成功法則

習慣化する

  • 明日:「今日のよかったことは何か」を各自で考える
  • 来週:「先週のことで改善すべき点は何か」をチームで考える
  • 四半期ごと:長期プロジェクトについて、定期的にバーチャルで振り返りを行う