意思決定の障壁を取り除く

バーチャル ファースト | チームワーク キット

プロジェクトの概要を再検討し、会議を 3 回予定しましたが、チーム メンバーの考え方とはまだ異なるようです。判断に行き詰まっていることがチームの影響力や士気を低下させているようなら、潔くエスカレーションを行うべきです。このワークショップでリーダーとしての視野を身に付け、意思決定の障壁を取り除きましょう。

60~90 分|バーチャル チーム ワークショップ

ステップ 1(プレワーク):エスカレーションすべきかどうかを自問する

チーム ミーティングを開く前に、少々時間を取って次のことを考えます。問題の解決策として、エスカレーションを伴わない別の方法(プロジェクトの内容の点検議論を尽くし、決まったことに全力を尽くすための話し合い役割を明確にするためのエクササイズなど)は試しましたか?それでもなお行き詰まっている場合は、ステップ 2 に進みます。

ステップ 2:エスカレーションに同意する

問題に近い立場の人と話し合うために、バーチャル会議、メール、チャットでその人を招待します。招待にあたっては、たとえば次のように説明します。「何度も会議を開き、プロジェクトの総点検も行ったのですが、チームとしてまだ行き詰まっています。チーム メンバーではない[マネージャー/リーダーの名前]さんの考えを伺いたいのですが、私と一緒に話し合いに加わってもらえませんか?」エスカレーション先を考える際には、次のことを自分で確認してください。

    エスカレーションの相手は、管理チェーンの次の地位にある人か?

    外部の新鮮な視点を提供してくれそうか?

    問題になっている件について、専門知識のある人か?

    意思決定を下す立場にある人か?

ステップ 3:問題を明確にする

サポートをお願いする場合は、何をお願いするかを事前に明確にしておくとよいでしょう。問題の関係者全員と、40 分程度のバーチャル会議を予定します。会議が始まったら、(下の)エスカレーション ワークシートを画面に表示し、チームで協力して必要事項を記入します。記入が終わったら、核心となる問題と決断すべきことに全員が同意していることを確認します。すべてを簡潔明瞭に文書化できたら、ステップ 4 に進みます。
エスカレーション ワークシート

下さなければならない決断を明らかにする

下のワークシートを使って、問題をより明確に文書化します。チーム メンバー以外でも理解できるよう、言葉づかいを平易にすることを忘れないでください。

エスカレーション ワークシート

ステップ 4:アドバイスを求める

エスカレーションする相手を決めたら、その人を話し合いに招待します。話し合いは非同期で対応可能な場合もあれば、バーチャル会議の計画が必要な場合もあります。招待時には、上記のエスカレーション ワークシートから重要なポイントを伝えます。どこかのグループ(職務別リーダーシップ チームなど)のサポートが必要な場合は、事前に、誰が意思決定者かを確認するのを忘れないでください。
[エスカレーションする相手の名前]様

私は[プロジェクト]で[中心人物]と一緒に仕事をしています。しばらく前から[必要な決断]を下そうと努力していますが、[やろうとしていること]をするかしないかで行き詰まっています。できれば、[達成したい結果]を実現するために、上記の決断に関してご意見を伺いたいのですが、ご相談に応じていただけないでしょうか。有力なご意見をすでにお持ちでしたら、いつでもご都合のよいときにお聞かせいただければ幸いです。会議を開いて、さらに深く掘り下げることも可能です。ご参考までに、資料を添付しますのでご覧ください。

よろしくお願いいたします。

招待者の名前

最終的に会議を開くことになったら、最初に、現在直面している問題、問題のために行き詰まっていること、必要な決断を簡潔に説明し、その後は相手の意見に静かに耳を傾けます。会議で意思決定に至らなかった場合は、次のステップと期日を決めます。

ステップ 5:行き詰まりが解消されるまで続ける

エスカレーションしても行き詰まりが解消されない場合は、直属の上司にアドバイスを求めることを検討します。それでも問題が解決しない場合は、会社の優先事項とチームの優先事項の間に大きなズレがある可能性を疑います。

その他のリソース

Dropbox Dropbox 以外

3 つの成功法則

習慣化する

  • 明日:話し合いが堂々巡りになってきたら、「ここで決めなければならないのは何か」を再確認する
  • 来週:行き詰まったら、「この決断を下すには誰の視点が必要か」を考える