Priorizar lo virtual | Kit de efectividad
Hoy en día, una jornada de trabajo es una constante de tintineos, timbres, zumbidos y pitidos. Los equipos abarcan todas las zonas horarias y trabajan en varios proyectos a la vez. Con tantas cosas que atender, poder concentrarse no es solo una cuestión de autodisciplina, sino que también implica saber trabajar bien en equipo. Hemos preparado este ejercicio para ayudarte a gestionar las distracciones, reducirlas al mínimo e ignorarlas cuando quieras concentrarte.
30 min | Ejercicio personal
Cuando necesitas un espacio para pensar y tiempo para producir, el silencio es fundamental. Recuperar la concentración después de una interrupción puede llevarte hasta más de 20 minutos. Estas pérdidas se van acumulando y al final de la jornada acaban suponiendo mucho tiempo. Si colaboras en un equipo, es normal que vayas de un lado para otro y que te ocupes de varias tareas al mismo tiempo. Antes de ponerte manos a la obra, te conviene prepararte adecuadamente.
Consejos sobre herramientas:
Entre el correo electrónico, el chat, los mensajes directos, las conversaciones y los comentarios de documentos compartidos, buscar todos los mensajes que quieres leer puede convertirse en un trabajo aparte. Habla con tus colaboradores para encontrar la mejor forma de usar cada herramienta de comunicación. Así sabrás dónde y cuándo mirar.
Por ejemplo, puede que prefieras reservar los comentarios en documentos para las sugerencias de cambios y las dudas, y no usarlos para intercambiar mensajes normales. El correo electrónico puede servir para los resúmenes o planes, mientras que el chat se usará para tomar decisiones y hablar de las novedades del día. Te organices como te organices, documéntalo de forma que todo el mundo pueda consultar las normas y cumplirlas.
En esta misma línea, puedes pactar unas normas de comunicación que habrá que seguir fuera de las horas de más colaboración del equipo. Tanto si los miembros del equipo trabajan en la misma zona horaria como si están más repartidos, es importante acordar una serie de prácticas recomendadas para cuando la disponibilidad sea poca o nula. Así, todo el mundo trabajará con la misma información. Puedes crear un documento compartido para informar de las novedades o dejar un canal para los mensajes que se envíen fuera del horario laboral.
Sigue esta estrategia para auditar las herramientas del equipo y establecer reglas útiles.
Esta historia seguro que te suena: hay un documento para los calendarios, otro para las novedades, otro para las minutas de las reuniones, y algunos más que son versiones distintas del trabajo en sí. También están los comentarios.
El hecho de tener los documentos bien organizados facilita que todo el equipo esté concentrado y no pierda el tiempo buscando información todos los días. Aunque cada equipo gestiona los documentos a su manera, queremos darte algunos consejos para que te organices mejor:
Cuesta sobrestimar la importancia de tomarse descansos a lo largo de la jornada laboral en lo que respecta a la concentración, el estado de ánimo y la salud física y mental. Cuando trabajas dese casa y no puedes levantarte del escritorio, el cerebro se estimula ininterrumpidamente. Con el paso de las horas, pierdes la concentración y te bloqueas. Irónicamente, cuanto más te fuerces a hacer todo el trabajo pendiente, menos rendirás.
Incluso cinco minutos lejos del escritorio pueden servirte para volver a concentrarte en el trabajo. De hecho, tomarte un descanso antes de sentir que lo necesitas puede mejorar tu memoria y ayudarte a retener y recordar más información. Además, los descansos ayudan a evitar el agotamiento por tomar decisiones. Si dejas más tiempo entre los debates y las resoluciones, tu equipo podrá decidir mejor.
En el caso de que no puedas tomarte un descanso por falta de tiempo, intenta cambiar de tarea. Concentrarte en cosas distintas a lo largo de la jornada laboral ha demostrado ser una buena forma de mejorar la concentración a largo plazo.
Beneficios de un descanso largo:
Tres cambios sencillos