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Priorizar lo virtual | Kit de efectividad

Concéntrate más durante tu jornada laboral

Hoy en día, una jornada de trabajo es una constante de tintineos, timbres, zumbidos y pitidos. Los equipos abarcan todas las zonas horarias y trabajan en varios proyectos a la vez. Con tantas cosas que atender, poder concentrarse no es solo una cuestión de autodisciplina, sino que también implica saber trabajar bien en equipo. Hemos preparado este ejercicio para ayudarte a gestionar las distracciones, reducirlas al mínimo e ignorarlas cuando quieras concentrarte. 

 30 min | Ejercicio personal

Mujer escribiendo notas en un bloc delante de un portátil

Paso 1: Analizar el nivel de concentración

Según los estudios, las distracciones principales durante la jornada laboral son —como era de esperar— el consumo de contenido multimedia, los canales de comunicación y las personas con las que se comparte el espacio de trabajo. Descarga la hoja de puntuación que encontrarás más abajo para identificar qué hace que te desconcentres y qué cambios puedes llevar a cabo.
Hoja de puntuación sobre distracciones

Grandes distracciones

Califica las distracciones que podrían estar agotándote mentalmente.

Hoja de puntuación sobre distracciones

Paso 2: Prepararse para concentrarse al máximo

Cuando necesitas un espacio para pensar y tiempo para producir, el silencio es fundamental. Recuperar la concentración después de una interrupción puede llevarte hasta más de 20 minutos. Estas pérdidas se van acumulando y al final de la jornada acaban suponiendo mucho tiempo. Si colaboras en un equipo, es normal que vayas de un lado para otro y que te ocupes de varias tareas al mismo tiempo. Antes de ponerte manos a la obra, te conviene prepararte adecuadamente.

  • Controla el calendario: bloquea las “horas de concentración” para que tu equipo sepa cuándo estarás menos disponible.
  • Resérvate bloques de 90 minutos: según los estudios, esta es la cantidad de tiempo ideal que se puede trabajar con la máxima concentración antes de tener que hacer un descanso breve.
  • Prepara un mensaje para cuando no estés: redacta una respuesta automática por correo electrónico o un estado de chat para que los miembros del equipo sepan cuándo podrás atender sus mensajes.
  • Silencia todas las notificaciones: cierra la bandeja de entrada y el chat (el de Slack o Google Chat, por ejemplo) y activa el modo "No molestar" del teléfono. Si estás esperando una llamada importante, ajusta la configuración para recibirla igualmente.
  • Adelántate a los acontecimientos: descarga una extensión de navegador web que te impida perder el tiempo en las redes sociales u otras páginas web. No olvides repasar las políticas de seguridad de tu empresa primero para asegurarte de que esté permitido descargar extensiones.
  • Silencia o aparta los dispositivos móviles: a veces, alejar el teléfono para no tenerlo a mano puede ser muy eficaz. Si usas un dispositivo móvil para trabajar, comprueba que las notificaciones y las alertas estén silenciadas.
  • Quítate las distracciones de la vista: ¿te distraes muy a menudo con el televisor o la nevera? Puedes usar separadores, como una mampara BuzziScreen o un panel de privacidad Blu Dot, para quitarte las distracciones de la vista.
  • Coloca un cartel de "cerrado": acuerda una señal con tu familia o tus compañeros de piso para que sepan que no quieres que te interrumpan.
  • Elige bien qué escuchar: según los estudios, la música sin letra y con un ritmo constante puede ser útil para concentrase.

Consejos sobre herramientas:

Configura las notificaciones de Slack.

Silencia las notificaciones de Gmail.

Paso 3: Unificar las comunicaciones

Entre el correo electrónico, el chat, los mensajes directos, las conversaciones y los comentarios de documentos compartidos, buscar todos los mensajes que quieres leer puede convertirse en un trabajo aparte. Habla con tus colaboradores para encontrar la mejor forma de usar cada herramienta de comunicación. Así sabrás dónde y cuándo mirar.

Por ejemplo, puede que prefieras reservar los comentarios en documentos para las sugerencias de cambios y las dudas, y no usarlos para intercambiar mensajes normales. El correo electrónico puede servir para los resúmenes o planes, mientras que el chat se usará para tomar decisiones y hablar de las novedades del día. Te organices como te organices, documéntalo de forma que todo el mundo pueda consultar las normas y cumplirlas.

En esta misma línea, puedes pactar unas normas de comunicación que habrá que seguir fuera de las horas de más colaboración del equipo. Tanto si los miembros del equipo trabajan en la misma zona horaria como si están más repartidos, es importante acordar una serie de prácticas recomendadas para cuando la disponibilidad sea poca o nula. Así, todo el mundo trabajará con la misma información. Puedes crear un documento compartido para informar de las novedades o dejar un canal para los mensajes que se envíen fuera del horario laboral.

Sigue esta estrategia para auditar las herramientas del equipo y establecer reglas útiles.

Desarrolla mejores hábitos de uso de herramientas.

Paso 4: Juntar los documentos

Esta historia seguro que te suena: hay un documento para los calendarios, otro para las novedades, otro para las minutas de las reuniones, y algunos más que son versiones distintas del trabajo en sí. También están los comentarios.

El hecho de tener los documentos bien organizados facilita que todo el equipo esté concentrado y no pierda el tiempo buscando información todos los días. Aunque cada equipo gestiona los documentos a su manera, queremos darte algunos consejos para que te organices mejor:

  • Crea un sistema de archivos o un repositorio para los documentos de cada proyecto.
  • Resuelve los comentarios abiertos (que pueden quedar pendientes durante meses y provocar confusión).
  • Comprueba que los documentos se titulan de forma clara y coherente y que incluyen la fecha para indicar si son actuales o no.
  • Diseña un proceso para archivar los documentos antiguos.

Paso 5: Tomarse descansos

Cuesta sobrestimar la importancia de tomarse descansos a lo largo de la jornada laboral en lo que respecta a la concentración, el estado de ánimo y la salud física y mental. Cuando trabajas dese casa y no puedes levantarte del escritorio, el cerebro se estimula ininterrumpidamente. Con el paso de las horas, pierdes la concentración y te bloqueas. Irónicamente, cuanto más te fuerces a hacer todo el trabajo pendiente, menos rendirás.

Incluso cinco minutos lejos del escritorio pueden servirte para volver a concentrarte en el trabajo. De hecho, tomarte un descanso antes de sentir que lo necesitas puede mejorar tu memoria y ayudarte a retener y recordar más información. Además, los descansos ayudan a evitar el agotamiento por tomar decisiones. Si dejas más tiempo entre los debates y las resoluciones, tu equipo podrá decidir mejor.

En el caso de que no puedas tomarte un descanso por falta de tiempo, intenta cambiar de tarea. Concentrarte en cosas distintas a lo largo de la jornada laboral ha demostrado ser una buena forma de mejorar la concentración a largo plazo.

Beneficios de un descanso largo: 

  • Más productividad
  • Más satisfacción con el trabajo 
  • Sentimiento de calma, seguridad y reconocimiento
  • Concentración recuperada
  • Más creatividad 
  • Refuerzo del aprendizaje y la comprensión
  • Mayor capacidad de memoria y retención de conocimientos
  • Menos agotamiento 
  • Más movimiento físico
De Dropbox

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  • La semana que viene: colaborar con el equipo y definir reglas específicas para las herramientas y los documentos
  • Trimestralmente: reflexionar sobre las mejoras conseguidas y las que siguen pendientes

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