Virtual First | Kit für effektives Arbeiten
Unser Arbeitsalltag ist geprägt von verschiedensten Ablenkungen, sei es durch Anwendungen oder Umgebungsgeräusche. Wir arbeiten mit Teammitgliedern in unterschiedlichen Zeitzonen zusammen und entwickeln zum Teil mehrere Projekte gleichzeitig. Bei so vielen Dingen, die unsere Aufmerksamkeit erfordern, konzentriert zu bleiben, ist nicht nur eine Frage der eigenen Disziplin, sondern auch der Teamarbeit. Nutzen Sie diese Übung, um Ablenkungen zu minimieren, abzuschwächen oder auszublenden, wenn konzentriertes Arbeiten gefragt ist.
30 Minuten | Persönliche Übung
Wenn Sie Raum zum Nachdenken und Zeit für Ihre Arbeit brauchen, ist es wichtig, störenden Lärm zu vermeiden. Wenn Sie einmal unterbrochen wurden, kann es mehr als 20 Minuten dauern, bis Sie wieder die gewünschte Konzentration erreicht haben. Im Laufe eines Arbeitstages können sich solche Unterbrechungen schnell summieren. Bei der Zusammenarbeit mit einem Team ist es normal, zwischen einzelnen Aufgaben zu wechseln und mehrere Dinge zum Teil parallel zu erledigen. Bevor Sie jedoch mit der Arbeit loslegen, sollten Sie sicherstellen, dass sie ein geeignetes Umfeld für das konzentrierte Arbeiten schaffen.
Tipps zu den einzelnen Tools:
Mit E-Mails, Chats, Direktnachrichten, Threads und Kommentaren in gemeinsam genutzten Dokumenten kann sich die Suche nach einzelnen Nachrichten, die Sie lesen müssen, sehr zeitaufwendig gestalten. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern darüber, wie Sie die einzelnen Kommunikationsmittel am besten einsetzen. So wissen Sie, wo Sie wann nachschauen müssen.
Vielleicht entscheiden Sie sich beispielsweise dafür, Kommentare in Dokumenten nur für Änderungsvorschläge oder Fragen zu verwenden und nicht für Diskussionen. Vielleicht nutzen Sie die Kommunikation per E-Mail nur für Zusammenfassungen oder Pläne und den Chat für den Abstimmungsprozess und tägliche Updates. Wie auch immer Sie sich entscheiden, dokumentieren Sie das an einer Stelle, auf die alle Beteiligten jederzeit zugreifen können – und halten Sie sich dann daran.
Gehen Sie noch einen Schritt weiter und legen Sie fest, welche Normen für die Kommunikation außerhalb der Hauptarbeitszeiten Ihres Teams gelten sollen. Unabhängig davon, ob die Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten oder nicht, ist es wichtig, sich auf Best Practices und festgelegte Zeiten zu einigen, in denen es nur eine eingeschränkte Erreichbarkeit gibt oder die einzelnen Personen gar nicht verfügbar sind, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Erwägen Sie, ein gemeinsames Dokument für Aktualisierungen zu erstellen oder legen Sie einen bestimmten Kanal fest, in dem Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten mitgeteilt werden.
Nutzen Sie diese Strategie, prüfen Sie in diesem Zusammenhang, welche Tools Ihr Team verwendet, und stellen Sie hilfreiche Regeln auf.
Es ist eine Geschichte, wie wir sie alle kennen: Ein Dokument enthält den Zeitplan, ein anderes umfasst die Aktualisierungen, ein drittes die Besprechungsnotizen und ein paar weitere enthalten verschiedene Versionen der Arbeit selbst. Und dann sind da noch die Kommentare ...
Eine gute Dokumentenverwaltung hilft dem gesamten Team, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren und unnötigen Aufwand zu vermeiden. Auch wenn jedes Team seine Dokumente anders organisiert, finden Sie hier ein paar Tipps, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten:
Man kann gar nicht oft genug sagen, wie wichtig Pausen während des Arbeitstags sind – für die Konzentration, den Kopf, die Stimmung und die körperliche Gesundheit. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten und dabei permanent am Schreibtisch sind, wird Ihr Gehirn ständig stimuliert. Mit der Zeit lässt jedoch die Konzentration nach und die Arbeit gerät ins Stocken. Ironischerweise sind Sie umso unproduktiver, je mehr Sie sich dazu zwingen, die anstehenden Aufgaben zu erledigen.
Schon fünf Minuten Pause, in denen Sie Ihren Schreibtisch verlassen, können Ihnen helfen, sich wieder auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. Wenn Sie eine Pause einlegen, bevor Sie das Bedürfnis danach verspüren, kann dies Ihr Gedächtnis verbessern – Sie können sich ggf. sogar mehr Informationen merken oder diese abrufen. Pausen helfen auch, Entscheidungsmüdigkeit vorzubeugen. Wenn Sie sich mehr Zeit zwischen Diskussion und Entscheidung lassen, wird Ihr Team tatsächlich bessere und intelligentere Entscheidungen treffen.
Wenn Sie einfach zu beschäftigt sind, um eine Pause einzulegen, sollten Sie zumindest versuchen, die Aufgaben zu wechseln. Es hat sich gezeigt, dass ein Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben während des Arbeitstages die langfristige Konzentration verbessert.
Vorteile von Pausen im Überblick:
3 einfache Erfolge