Améliorer sa concentration au travail

Selon certaines études, les plus grandes sources de distraction au cours de la journée de travail sont, sans surprise, l'usage que nous faisons des médias, les canaux de communication que nous utilisons et les personnes qui partagent notre espace de travail. Téléchargez la feuille de score ci‑dessous pour savoir où se porte votre attention et identifier les ajustements possibles.

Lorsque vous avez besoin d'espace pour réfléchir et de temps pour travailler, il est essentiel d'être au calme. Après chaque interruption, plus de 20 minutes peuvent être nécessaires pour recentrer votre attention, ce qui affecte le déroulement de la journée de travail. Pendant les temps de collaboration avec votre équipe, il est normal de jongler entre différents projets et de réaliser plusieurs tâches à la fois. Mais avant de vous concentrer sur un travail précis, mettez toutes les chances de votre côté.

• Suivez un programme précis. Bloquez un créneau de temps de concentration pour que votre équipe sache que vous serez moins disponible.
• Donnez‑vous 90 minutes. Les études montrent que c'est le laps de temps idéal pour une pleine concentration, avant que le cerveau ne demande une courte pause.
• Configurez un message d'absence. Rédigez un e‑mail de réponse automatique et/ou un statut de chat indiquant aux membres de l'équipe quand vous serez de nouveau disponible.
• Désactivez toutes les notifications. Fermez votre boîte de réception et votre messagerie (par exemple, Slack, Google Chat) et mettez votre téléphone en mode Ne pas déranger. Si vous attendez un appel important, ajustez vos paramètres pour qu'il puisse vous parvenir.
• Ne vous laissez pas prendre au piège. Téléchargez une extension de navigateur qui vous empêche de flâner sur les réseaux sociaux ou d'autres sites Web qui vous font perdre un temps précieux. (Remarque : vérifiez d'abord que les politiques de sécurité de votre entreprise autorisent le téléchargement d'extensions.)
• Mettez votre appareil mobile en mode silencieux ou tenez‑le à distance. Parfois, le simple fait de tenir votre téléphone hors de portée peut faire toute la différence. Si vous avez besoin d'un appareil mobile dans le cadre de votre travail, désactivez les notifications et les alertes.
• Limitez votre champ de vision. La télévision ou le réfrigérateur vous attirent constamment ? Utilisez un paravent (comme BuzziScreen ou une cloison de confidentialité Blu Dot) pour vous isoler et éviter les tentations.
• Installez un panneau “Ne pas déranger”. Convenez d'un symbole pour que les membres de votre famille ou vos colocataires sachent quand ils ne doivent pas vous interrompre.
• Choisissez minutieusement votre environnement musical. Les études montrent qu'une musique sans paroles avec un rythme régulier peut vous aider à vous concentrer.

Conseils :

Configurer vos notifications Slack

Désactiver les notifications Gmail

Entre les e‑mails, le chat, les messages directs, les fils de discussion et les commentaires dans des documents partagés, retrouver chacun des messages à lire absolument peut occuper la majeure partie de la journée. Convenez avec vos collaborateurs des meilleures modalités d'utilisation de chaque outil de communication afin de savoir où chercher et quand.

Vous pouvez par exemple choisir d'utiliser les commentaires dans un document uniquement pour suggérer des modifications ou poser des questions, et non pour discuter. Les e‑mails peuvent être consacrés aux synthèses et planifications, tandis que le chat servira aux mises à jour et ajustements quotidiens. Quel que soit le choix final, documentez‑le dans un lieu accessible par tous et respectez‑le scrupuleusement.

Allez plus loin et discutez des normes que vous souhaitez établir pour communiquer en dehors des heures de collaboration communes de votre équipe. Que les membres de l'équipe soient répartis ou non sur plusieurs fuseaux horaires, il est important de s'accorder sur de bonnes pratiques lorsque la disponibilité est irrégulière ou inexistante afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Il peut être intéressant de créer un document partagé pour les mises à jour ou de choisir un canal spécifique pour les messages en dehors des heures de bureau.

Utilisez cette pratique pour évaluer les outils de votre équipe et définir des règles utiles.

Optimiser l'usage de vos outils

C'est une histoire qui revient souvent : un document est dédié aux plannings, un autre aux mises à jour, un autre aux notes de réunion et d'autres encore contiennent des versions du travail même. Et puis il y a les commentaires…

Apprenez à classer les documents pour favoriser la concentration de tous les membres de l'équipe et optimiser leur temps de travail. Même si chaque équipe gère les documents différemment, voici quelques conseils pour vous aider à rester organisé :

• Créez un système de classement ou un référentiel de tous les documents pertinents par projet.
• Archivez les commentaires qui peuvent rester des mois ouverts et être source de confusion.
• Utilisez un processus de titrage des documents clair et cohérent qui inclut la date pour indiquer quels documents sont actuellement utilisés.
• Mettez en place un processus d'archivage des anciens documents.

Il ne faut pas sous‑estimer l'importance de faire des pauses régulièrement tout au long de la journée de travail : pour la concentration, l'esprit, l'humeur et la santé physique. Lorsque vous travaillez à domicile enchaîné à un bureau, votre cerveau est stimulé en permanence. Mais avec le temps, votre concentration s'amenuise et vous finissez par décrocher. Donc le paradoxe, c'est que le fait de se forcer à se concentrer sur une tâche affecte la productivité.

En vous éloignant de votre bureau, même si ce n'est que pour cinq minutes, vous pouvez raviver votre concentration. Marquer une pause avant même d'en ressentir le besoin peut en réalité améliorer votre mémoire et vous permettre de retenir plus d'informations. Les pauses aident également à prévenir la fatigue décisionnelle. En ménageant un temps plus long entre la discussion et la prise de décision, votre équipe sera plus efficace.

Si vous n'avez pas le temps de faire une pause, essayez au moins de varier les tâches. Il a été démontré que le fait de déplacer votre attention tout au long de la journée de travail améliore la concentration à long terme.

Avantages des pauses : 

• Productivité améliorée
• Plus grande satisfaction au travail 
• Sentiment de calme, de sécurité et de valorisation
• Renouvellement de la concentration
• Stimulation de la créativité 
• Amélioration de l'apprentissage et de la compréhension
• Meilleure mémorisation et renforcement de la mémoire
• Réduction de la fatigue 
• Augmentation de l'exercice physique