Mejora tu atención durante la jornada laboral

Los estudios muestran que los mayores distractores durante la jornada laboral son —sin sorpresa alguna— nuestra ingesta de medios, los canales de comunicación y las personas que comparten nuestro espacio de trabajo. Descarga la tarjeta de puntuación a continuación para ayudar a identificar hacia dónde va tu atención y dónde puedes hacer ajustes.

Cuando necesitas espacio para pensar y tiempo para producir trabajo, es fundamental silenciar el ruido. Una vez que has sido interrumpido, puede tomar más de 20 minutos reenfocar tu atención, lo que se suma en el transcurso de una jornada laboral. Durante las horas de colaboración con tu equipo, es normal ir de un lado para otro y realizar múltiples tareas. Pero antes de comenzar a trabajar a fondo, asegúrate de estar listo para el éxito.

• Mantén un calendario ajustado. Bloquea el tiempo en el que estarás enfrascado en una tarea, para que tu equipo sepa que estarás menos disponible.
• Date 90 minutos. Los estudios demuestran que esta cantidad de tiempo es el punto óptimo para un enfoque profundo antes de que tu cerebro te pida un breve descanso.
• Configura un mensaje de “ausente”. Crea una respuesta automática de correo electrónico o estado de chat que permita a los miembros del equipo saber cuándo estarás nuevamente disponible.
• Silencia todas las notificaciones. Cierra tu bandeja de entrada y chat (por ejemplo: Slack, Google Chat), y pon tu teléfono en modo No Molestar. Si estás esperando una llamada importante, ajusta tu configuración para poder recibirla de todos modos.
• Sé más astuto que tú mismo. Descarga una extensión del explorador que no te permita vagar por las redes sociales u otros sitios web que te hagan perder tiempo valioso. (Nota: verifica primero las políticas de seguridad de tu empresa para asegurarte de que esté permitido descargar extensiones).
• Mueve tu dispositivo móvil, o desactiva el audio. A veces solo poner tu teléfono fuera de alcance puede marcar la diferencia. Si necesitas usar un dispositivo móvil para hacer tu trabajo, asegúrate de que las notificaciones y alertas tengan el audio desactivado.
• Bloquea tu vista. ¿Te distraen constantemente la televisión o el refrigerador? Considera una partición (como una BuzziScreen o Blu Dot privacy panel) para mantener las tentaciones fuera de tu campo visual.
• Pon un letrero de “cerrado”. Ponte de acuerdo con tus familiares o compañeros de piso y usa un símbolo para que ellos sepan cuándo preferirías que no te interrumpieran.
• Ten en cuenta lo que oyes. Los estudios demuestran que la música instrumental y con un ritmo constante puede ayudar a concentrarte.

Sugerencias para herramientas:

Configura tus notificaciones de Slack

Desactiva el audio de las notificaciones de Gmail

Con correo electrónico, chat, mensajes privados, conversaciones y comentarios en documentos compartidos, perseguir cada mensaje que necesitas leer puede parecer un trabajo de tiempo completo. Habla con tus colaboradores sobre las mejores formas de usar cada herramienta de comunicación para saber dónde buscar y cuándo.

Por ejemplo, tal vez decidas usar comentarios de documentos solo para ediciones o preguntas sugeridas, no para conversaciones. Tal vez el correo electrónico sea solo para recapitulaciones o planes, y el chat será para alineación y actualizaciones diarias. Lo que sea que decidas, anótalo en un lugar que todos puedan consultar, y luego síguelo al pie de la letra.

Ve un paso más allá y discute las normas que te gustaría establecer para la comunicación fuera del horario principal de colaboración de tu equipo. Independientemente de que los miembros del equipo se distribuyan o no en varias zonas horarias, es importante acordar las prácticas recomendadas para los momentos en que la disponibilidad es escasa o inexistente, para mantener a todos en sintonía. Considera la posibilidad de crear un documento compartido para actualizaciones o elegir un canal específico para mensajes fuera de hora.

Utiliza esta práctica para auditar las herramientas de tu equipo y establecer reglas útiles.

Construye mejores hábitos en el uso de herramientas

Es una historia conocida: hay un documento dedicado a líneas de tiempo, otro a actualizaciones, otro a notas de reuniones y algunos más con versiones del trabajo en sí. Y luego están los comentarios...

Practicar una buena higiene documental ayuda a que todo el equipo se mantenga enfocado y evite las búsquedas inútiles. Aunque cada equipo administrará los documentos de manera diferente, aquí hay algunas sugerencias para ayudarte a mantenerte organizado:

• Crear un sistema de archivo o repositorio de todos los documentos relevantes por proyecto.
• Resolver comentarios abiertos, que pueden permanecer por meses y causar confusión.
• Asegurarse de utilizar un proceso de titulación de documentos claro y coherente, que incluya la fecha para indicar qué documentos están actualmente en uso.
• Crear un proceso para archivar documentos antiguos.

Es difícil sobreestimar la importancia de tomar descansos a lo largo de la jornada laboral, para la concentración, la mente, el estado de ánimo y la salud física. Cuando trabajas desde casa y estás encadenado a un escritorio, tu cerebro se estimula constantemente. Pero con el tiempo, pierdes la concentración y te estancas. Entonces, irónicamente, cuanto más te obligas a trabajar duramente en lo que tienes frente a ti, menos productivo te vuelves.

Incluso cinco minutos lejos de tu escritorio pueden ayudar a renovar tu concentración para el trabajo. Tomar un descanso antes de sentir la necesidad puede mejorar tu memoria, por lo que retendrás y recordarás más información. Los descansos también ayudan a prevenir la fatiga de decisión. Al permitir que haya más tiempo entre la discusión y la resolución, tu equipo tomará decisiones mejores y más inteligentes.

Si simplemente estás demasiado ocupado para tomarte un descanso, al menos intenta cambiar de tarea. Se ha demostrado que cambiar el foco de atención a lo largo de la jornada laboral mejora la concentración a largo plazo.

Grandes beneficios de los descansos: 

• Mayor productividad
• Mayor satisfacción laboral 
• Sentimientos de calma, seguridad y de ser valorado
• Recuperación de la habilidad para concentrarse
• Mayor creatividad 
• Mejora del aprendizaje y la comprensión
• Mayor habilidad para recordar y consolidación de memoria
• Reducción de la fatiga 
• Aumento del movimiento físico