För frilansare i översättningsbranschen är skapandet av en välgjord faktura inte bara en banal administrativ uppgift – det är ett avgörande sätt att vårda starka relationer till kunder.
En faktura är ett transaktionsregister som bibehåller transparens och klarhet mellan frilansare och kunder. Det fastställer betalningsvillkor inklusive förfallodatum och accepterade betalningsmetoder och gör förhållandet mellan frilansöversättaren och kunden mer professionellt. Fakturor kan också förhindra dispyter, eftersom de klart fastställer de tjänster som tillhandahålls och den överenskomna kompensationen.
Denna guide går igenom de viktigaste sakerna att tänka på när du skapar, skickar och hanterar fakturor för professionella översättningstjänster. Oavsett om du är erfaren översättare eller ny på området kan dessa saker inspirera dig till att effektivisera din faktureringsprocess och utveckla din verksamhet som frilansöversättare.
Det ska du inkludera i en översättningsfaktura
Principerna för fakturering är desamma över olika fält och det är viktigt att komma ihåg att både skriftliga och muntliga översättningstjänster kan faktureras på liknande sätt. Se till att du inkluderar följande viktiga element i din faktura för översättningstjänster:
Dina uppgifter
- Din verksamhets namn och adress
- Dina kontaktuppgifter, som din e-postadress eller ditt telefonnummer
- Ditt unika identifieringsnummer
- Ditt personnummer
- Ett unikt fakturanummer
Kunduppgifter
- Kundens namn eller företagsnamn och adress
- Kundens kontaktuppgifter, som deras e-postadress eller telefonnummer
- Referensnummer för kundens order eller uppdrag, om relevant
Beskrivning av översättningstjänster
Ge en detaljerad beskrivning av de översättningstjänster du har tillhandahållit. Se till att inkludera faktorer som kan påverka priset, som:
- Antal ord
- Översättningens språkkombination, som engelska till franska eller spanska eller vice versa
- Eventuella ytterligare tjänster du tillhandahållit, som korrekturläsning eller redigering
- Kundförfrågningar om särskilda filformat eller avgifter som tillkommit vid konvertering
- Avgifter för påskyndade tjänster eller tjänster med kort deadline
- Teknisk översättning eller översättning som kräver specialisering, beroende på komplexitet
- Eventuella revisioner som inkluderas i det avtalade priset och avgifter för ytterligare revisioner
- Hur det översatta materialet ska levereras (till exempel via e-post, molnlagring eller som nerladdning från Dropbox)
Du bör också inkludera en tydlig, detaljerad och specificerad genomgång av kostnaderna för varje tjänst. Detta kan inkludera kostnaden per översättningsprojekt, per ord eller per timme.
Information om betalningsvillkor
- Fakturadatum
- Delsumman för de olika fakturerade beloppen
- Summan i kundens valuta, om relevant
- Eventuella tillämpliga skatter som moms
- Det totala beloppet som ska betalas
- Betalningsvillkor som förfallodatum för betalningen och straffavgifter för försenad betalning
- Instruktioner för betalningsmetoden, till exempel direkt till ditt bankkonto, via kreditkort eller genom en betalningsbehandlare online som PayPal
Det kan också vara en bra idé att avsluta fakturan med ett artigt och professionellt tack till kunden där du uttrycker att du uppskattar samarbetet.
Så hanterar du fakturor för frilansöversättning med Dropbox
Om du skickar dina fakturor manuellt som e-postbilagor kan Dropbox vara ett värdefullt verktyg för att lagra, organisera och distribuera fakturorna.
Upplev alla Dropbox funktioner på en plats och förbättra varje del av ditt arbetsflöde som frilansöversättare, från modifiering av PDF-fakturamallar till att säkra filer med lösenord efter att de har delats.
Med blixtsnabb synkning mellan alla dina enheter kan du smidigt komma åt och dela dina fakturor direkt från ditt Dropbox-konto. För mer avancerade fillevereringsfunktioner som övervakning och statistik för fildelning kan du skicka fakturorna med Skicka och spåra.
Fakturera dina översättningstjänster med Dropbox
Välj professionella verktyg för enkel fakturering för att hantera ditt jobb som frilansöversättare med Dropbox.
Dropbox skyndar på processen med att skapa, anpassa och skicka fakturor genom att fungera som ett centraliserat nav där du lagrar, redigerar och delar dina fakturor. Med Dropbox kan du skapa och dela professionella fakturor på några få minuter och säkerställa att du omgående får betalt för ditt arbete.