Als freelance vertaler is het maken van een goed opgestelde factuur geen alledaagse administratieve bezigheid; het is een cruciaal onderdeel voor het onderhouden van sterke relaties met klanten.
Een factuur is een transactiebewijs dat transparantie en duidelijkheid biedt tussen freelancers en klanten. De factuur bevat de betalingsvoorwaarden, inclusief vervaldatums en geaccepteerde betalingsmethodes, en zorgt voor meer professionaliteit in de relatie tussen freelance vertaler en klant. Facturen helpen ook meningsverschillen te voorkomen omdat ze duidelijkheid bieden wat betreft geleverde diensten en afgesproken vergoeding.
In deze gids leer je wat het meest belangrijk is bij het maken, versturen en beheren van facturen voor professionele vertaaldiensten. Of je nu een ervaren vertaler bent of net begint, als je begrijpt wat voor facturen het meest belangrijk is, dan kun je je facturatieproces stroomlijnen en je freelance vertaalbedrijf verbeteren.
Wat moet er op een factuur voor vertaaldiensten staan?
Hoewel de principes van factureren hetzelfde zijn voor verschillende sectoren, kunnen vertaal- of tolkdiensten op vergelijkbare wijze worden gefactureerd. Als je een factuur voor vertaaldiensten maakt, moet je ervoor zorgen dat het volgende sowieso op de factuur wordt vermeld:
Je gegevens
- Je bedrijfsnaam en -adres
- Je contactgegevens, zoals e-mailadres of telefoonnummer
- Je unieke identificatienummer
- Je btw-nummer
- Een uniek factuurnummer
De gegevens van je klant
- De naam of bedrijfsnaam van je klant en het adres
- De contactgegevens van je klant, zoals hun e-mailadres of telefoonnummer
- Het opdracht- of commissiereferentienummer van je klant, indien van toepassing
Een beschrijving van de vertaaldiensten
Bied een uitgebreide beschrijving van de geleverde vertaaldiensten. Zorg ervoor dat je alle factoren vermeldt die van invloed zijn op het tarief, zoals:
- Het aantal woorden
- De taalcombinaties voor de vertaling, zoals Engels naar Frans of Spaans, of vice versa
- Eventuele extra geleverde diensten, zoals proeflezen of reviewen
- Klantverzoeken voor een bepaalde bestandsindeling of aanvullende kosten voor conversie
- Spoedtarieven
- Technische of gespecialiseerde vertaling, afhankelijk van de complexiteit
- Eventuele revisies die zijn opgenomen in de facturatieprijs en kosten voor extra revisies
- Hoe het vertaalde materiaal wordt geleverd (bijv. via e-mail, cloudopslag of download via Dropbox)
Je moet ook een duidelijk en gedetailleerd overzicht geven van de kosten voor elke dienst. Dit kunnen de kosten per vertaalproject, per woord of per uur zijn.
Informatie over de betalingsvoorwaarden
- De factuurdatum
- Het subtotaal van het bedrag dat in rekening wordt gebracht
- Het totaalbedrag in de valuta van de klant, indien van toepassing
- Eventuele belastingen, zoals omzetbelasting
- Het totaal verschuldigde bedrag
- Eventuele betalingsvoorwaarden, zoals de einddatum van de betaling en mogelijke boetes of kosten die in rekening worden gebracht bij te late betaling
- Instructies voor de betalingsmethode, bijvoorbeeld direct overgeboekt naar je bankrekening, via creditcard of via een online betalingsverwerker, zoals PayPal
Je kunt de factuur ook afsluiten met een beleefd en professioneel bedankje voor je klant waarmee je je dank toont voor het werk.
Facturen voor vertaaldiensten beheren met Dropbox
Als je facturen handmatig verstuurt als e-mailbijlagen, dan kan Dropbox een waardevolle tool zijn voor het opslaan, ordenen en versturen van je facturen.
Geniet van alle functies van Dropbox op één plek en verbeter elk aspect van je freelancevertaalworkflow, van het aanpassen van PDF-factuursjablonen tot het beveiligen van bestanden met wachtwoorden nadat ze zijn gedeeld.
Dankzij razendsnelle synchronisatie op al je apparaten kun je je facturen gemakkelijk openen en delen, rechtstreeks vanuit je Dropbox-account. Daarnaast kun je je facturen sturen met Verzenden en volgen voor geavanceerde verzendfuncties zoals het volgen en analyseren van het delen van bestanden.
Factureer je vertaaldiensten met Dropbox
Kies voor professionele tools zodat je efficiënt kunt factureren en je je freelancevertaalwerk kunt beheren met Dropbox.
Dropbox versnelt het proces voor het maken, aanpassen en versturen van je facturen door dienst te doen als centrale hub voor het opslaan, bewerken en delen van je facturen. Met Dropbox kun je professionele facturen in enkele minuten maken en delen om ervoor te zorgen dat je op tijd betaald krijgt voor je werk.