В сфере внештатных переводческих услуг грамотное составление счетов — не просто рядовая административная задача. Это решающий фактор в установлении прочных отношений с клиентами.
Счет — это запись о транзакции, которая обеспечивает прозрачность и ясность при взаимодействии между заказчиком и исполнителем. Счет содержит условия оплаты, включая сроки и принимаемые способы, а также он может быть средством демонстрации вашего профессионализма. Выставление счетов помогает предотвратить споры, ведь у вас на руках имеется документ с информацией об оказанных услугах и оговоренном вознаграждении.
В этом руководстве рассказывается об основных аспектах создания и выставления счетов, а также управлении ими для профессиональных переводчиков-фрилансеров. Неважно, сколько лет вы работаете в сфере перевода: сведения, приведенные в нашем руководстве, помогут вам упростить процесс выставления счетов и расширить деятельность.
Какие пункты следует включить в счета за перевод
Хотя принципы выставления счетов одинаковы для различных областей, нужно отметить, что счета за услуги письменного или устного перевода оформляются схожим образом. При выставлении счета обязательно включите сведения, перечисленные ниже.
Информация об исполнителе
- Название и адрес вашей организации
- Контактные данные, такие как электронная почта или номер телефона
- Индивидуальный налоговый номер
- Код налогообложения
- Уникальный номер счета
Информация о заказчике
- Имя клиента или название организации и адрес
- Контактные данные клиента, такие как электронная почта или номер телефона
- Номер заказа или задания, если таковой имеется
Описание услуг переводчика
Подробно опишите предоставленные услуги. Обязательно укажите любые факторы, которые влияют на размер оплаты, такие как приведенные ниже.
- Количество слов
- Языковые пары, использованные в переводе, например перевод с английского на французский или испанский или наоборот.
- Все предоставленные дополнительные услуги, такие как корректура или редактирование
- Пожелания клиента в отношении определенного формата файлов или дополнительная оплата за их преобразование
- Наценка за ускоренное обслуживание
- Технический или специализированный перевод с учетом сложности
- Любые дополнительные правки, не включенные в указанную цену
- Способ отправки переведенных файлов (например по электронной почте, с помощью облачного хранилища или посредством скачивания из Dropbox)
Также следует предоставить четкую и подробную разбивку затрат, связанных с каждой услугой. Это может быть ставка за проект, слово или час работы.
Информация об условиях оплаты
- Дата выставления счета
- Промежуточная сумма к оплате
- Сумма в валюте клиента, если актуально
- Любые применимые налоги, например налог с продаж
- Общая сумма к оплате
- Условия оплаты, такие как срок оплаты, а также штрафы или дополнительные сборы за просрочку платежа
- Способ совершения оплаты (непосредственно на ваш банковский счет, с помощью банковской карты или через систему онлайн-платежей, например PayPal)
В конце счета рекомендуем добавить несколько слов благодарности, чтобы подчеркнуть ваш профессионализм и продемонстрировать, как высоко вы цените клиентов.
Как управлять счетами за перевод с помощью Dropbox
Если вы рассылаете счета вручную по электронной почте, Dropbox может стать ценным инструментом для их хранения, систематизации и отправки.
Все функции Dropbox — от редактирования шаблонов счетов в формате PDF до защиты файлов с помощью пароля после публикации — доступны на единой платформе, что помогает упростить рабочий процесс переводчикам-фрилансерам.
Благодаря молниеносной синхронизации на всех подключенных устройствах вы можете с удобством получать и предоставлять доступ к счетам прямо из аккаунта Dropbox. А при использовании расширенных функций отправки, таких как мониторинг и аналитика файлов, вы сможете отправлять счета с помощью функции «Отправка и отслеживание».
Выставление счетов с помощью Dropbox
Используйте профессиональные инструменты Dropbox для эффективного выставления счетов за перевод и управления ими.
Dropbox выступает в качестве централизованной платформы для хранения, редактирования и предоставления доступа, позволяя ускорить процесс выставления, персонализации и отправки счетов. Вы сможете профессионально оформлять и отправлять счета за считанные минуты, чтобы без задержек получать оплату.