Hoe animatiestudio Myth Studio zich ontwikkelde om op aanvraag te schalen

Myth Studio werd op het perfecte moment gelanceerd: tijdens een pandemie, toen de eerste lockdowns video-opnamen met mensen zo goed als onmogelijk maakten en de behoefte aan digitale oplossingen zoals animatie en motion graphics een vlucht nam. 

Het in Groot-Brittannië opgerichte bedrijf, dat op afstand werkt maar onlangs ook een fysieke studio in Londen opende, is gespecialiseerd in alles wat met animatie te maken heeft. Ze produceren instructievideo's, motion graphics, 3D-animatie en zakelijke communicatie voor klanten over de hele wereld. Het kernteam wordt uitgebreid om aan de behoeften van een project te voldoen, waarbij ze dankzij de reeks producten en services van Dropbox snel en passend kunnen op- en terugschalen. 

De uitdaging 

Grotere projecten aanpakken voor grotere klanten, terwijl je de kosten onder controle houdt en beveiligingsprotocollen handhaaft 

Aanvankelijk pikte Myth projecten voor kleine bureaus en merken op en groeide traag maar gestaag. Medio 2022 werkte de studio echter aan een project voor Budweiser dat op Cannes te zien was. "Dat was absoluut een keerpunt voor ons", zegt Jimmy Gordon, business development director van Myth. Zodra één multinational aanklopt, volgen er meer.

En grotere bedrijven betekent grotere projecten, grotere budgetten en een hogere werkdruk. Myth wilde niet te snel opschalen en koos er in plaats daarvan voor het werk van de acht fulltime medewerkers uit te breiden met een breed netwerk aan hooggekwalificeerde freelancers. 

“We doen ons creatieve werk voornamelijk intern en we zijn van twee naar acht, binnenkort negen, fulltimers gegaan in minder dan twaalf maanden tijd. We hadden dus een manier nodig om materiaal te delen met ons kernteam en tegelijkertijd zo nodig ontbrekende specialistische vaardigheden aan te vullen met freelancers", zegt Gordon. “Door de overstap naar een hybride werkmodel hadden we een eenvoudige oplossing nodig om uit te breiden en toegang te bieden tot onze projectbestanden, zowel voor nieuwe medewerkers als voor freelancers."

Bovendien hadden de bureaus die werk uitbesteedden aan Myth en de grote bedrijven waarmee ze rechtstreeks samenwerkten vaak strenge beveiligingsvereisten. Ze hadden dus een manier nodig om hun werk met een wachtwoord te beveiligen en ervoor te zorgen dat freelancers uitsluitend toegang hadden tot de bestanden die ze nodig hadden.

De oplossing 

Een geïntegreerd technologisch infrastructuursysteem

Als een bedrijf dat is ontstaan in een wereld van hybride werken richtte Myth haar technologische systemen altijd op efficiëntie, flexibiliteit en beveiliging. Dankzij Dropbox ontdekten Gordon en het team van Myth dat ze met hun bedrijf konden opschalen en meegroeien, door samen met hun verkoopvertegenwoordiger hun abonnement op slimme manieren te upgraden. "We kregen zoveel suggesties voor ons bedrijf, echt ontzettend gaaf", zegt Gordon. 

Gordon gebruikt Capture om instructievideo's vast te leggen. "Ik heb walkthroughs gemaakt van verschillende software en systemen die we gebruiken voor verschillende processen. Denk aan het opstellen en redigeren van contracten. Ontzettend gedetailleerde zaken", zegt hij. "We hebben een archief gemaakt met alle stukjes informatie die je gemakkelijk kunt vergeten. Een uitstekende manier om tijd te besparen."

Het team van Myth gebruikt Replay om werk eenvoudig samen met klanten te beoordelen. "De live beoordelingsfunctie gebruik ik zowel bij klanten als intern", aldus senior producer Frankie Evans. "In plaats van mijn scherm te delen en door een film heen te praten, wat vertraging kan veroorzaken en vervelend kan zijn, doen we een live beoordeling. Het is kinderspel: gewoon een link delen en iedereen springt aan boord. Klanten vinden het erg prettig. En vervolgens kunnen we een nieuwe versie uploaden naar dezelfde link voor bestandsbeheer, wat erg handig is en voorkomt dat de mappen verwarrend en rommelig worden."

Gordon werkt ook met Dash en stacks. “Ik gebruik stacks voor business development”, zegt hij. “Als ik aan het bijpraten ben met onze directeur, heb ik een spreadsheet dat onze vragen bijhoudt. Verder hebben we een Dropbox Paper-formulier met een checklist van verantwoordelijkheden en plannen voor business development. Ik open de stacks en gebruik ze om zaken op te zoeken en te navigeren.”

Voor een klein bedrijf dat met de grote jongens wil meedoen, is professionaliteit cruciaal. Daarvoor wendt Myth zich tot branded bestandsoverdrachten. "Het is zo eenvoudig", zegt Gordon. "We kunnen iets verpakken met ons logo erop en een wallpaper uit een van onze animaties, wat echt een groot verschil maakt voor hoe bedrijven ons zien. Ik werk veel onderweg, dus het is geweldig om de app te kunnen openen, een bestandsoverdracht te maken wanneer ons team een project heeft afgerond en deze naar een klant te e-mailen. En het ziet er allemaal strak en netjes uit."

Myth zet al het werk in een centrale projectmap, met per project submappen die zelf ook weer submappen hebben. Machtigingen spelen dus een cruciale rol bij het beheren van de toegang. "De granulariteit van de beveiliging is essentieel", zegt Gordon, die zelf zegt 'een pietje precies' te zijn als het gaat om beveiliging. "Wanneer we een freelancer inschakelen, hoeft deze alleen maar toegang te krijgen tot het project waaraan moet worden gewerkt." 

Uiteindelijk geeft Dropbox de productiviteit van Myth een boost. “We werken vaak samen met andere bureaus, waarbij we met regelmaat toegang nodig hebben tot werkbestanden en materiaal moeten kunnen delen,” zegt Gordon. “We moesten op zoek naar een platform waarmee we niet alleen eenvoudig leden van het Myth-team konden binnenhalen, maar waarmee we ook konden samenwerken met onze partners en klanten. Dat is vooral handig bij grotere projecten waaraan we werken.”

“We hebben volop ambitie om steeds groter en beter te worden”, zegt Gordon. “We willen ons richten op veel verschillende gebieden van animatie en motion graphics, waaronder meer 3D-werk en enkele potentiële tv-series.” En met twintig Dropbox-licenties in het Enterprise-abonnement heeft Myth voldoende ruimte om op te schalen met freelancers en nieuwe medewerkers.