PDF는 이동 가능한 문서 형식(Portable Document Format)의 줄임말로, Adobe의 공동 설립자인 John Warnock과 Charles Geschke에 의해 개발되었습니다. PDF 형식은 보편적인 사용이 가능하도록 설계되었기 때문에 Mac 사용자도 Windows PC 사용자에게 파일을 전송할 수 있고, 그 반대도 가능합니다. 그리고 어떤 장치로 보든 내용물이 동일하게 보이죠.
시간이 흐르며 비밀번호 보호, 전자 서명, 미디어 삽입, 인터랙티브 양식 필드 등의 다양한 기능이 통합되면서 PDF는 다양한 워크플로, 프로젝트, 비즈니스의 기반이 되는 도구로 자리매김했습니다.
오늘날 PDF는 매우 광범위하게 사용되고 있습니다. 텍스트, HTML, 동영상 기반이 아닌 거의 모든 유형의 웹 콘텐츠를 PDF로 안전하게 잠글 수 있죠. PDF는 입사 지원서에서부터 이력서, 백서, 전자책에 이르기까지 무엇에든 사용할 수 있는 다용도 파일 형식입니다.
하지만 그렇다고 해서 PDF에 아무런 문제가 없는 것은 아닙니다. 수많은 기능이 PDF 형식에 추가되었다고 해도 PDF 편집 자체가 불가능한 상황이 종종 발생하죠. PDF에 액세스조차 할 수 없는 경우도 있습니다.
PDF 파일 편집이 불가능한 이유
PDF 파일은 간편하게 만들어 공유할 수 있지만, 누군가에게서 받은 PDF를 편집하려고 할 때 종종 문제가 발생하곤 합니다. 시급한 서명이 필요한 계약서와 같이 시간에 민감한 문서를 편집해야 하는 상황이라면 당혹감이 더욱 커지죠.
PDF 편집이 불가능한 이유에는 여러 가지가 있습니다. 그중에서 가장 일반적인 이유를 살펴보도록 합시다.
PDF를 만든 사람이 다른 사용자의 편집 기능을 활성화하지 않음 |
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암호를 사용해 PDF 문서가 암호화됨 |
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파일 미리 보기만 허용되고 편집은 가능하지 않은 PDF 뷰어 프로그램을 사용 |
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파일 편집이 어려운 오래되거나 비효율적인 프로그램으로 PDF를 생성 |
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사용 중인 편집 프로그램이 너무 복잡함 |
이 문제를 우회하는 방법으로는 Adobe Acrobat에서 Microsoft Word 등의 다른 애플리케이션으로 PDF 양식을 내보낸 후 '다른 이름으로 저장' 기능을 사용해 PDF를 다시 저장하는 방법이 있습니다. 하지만 민감한 정보나 기밀정보가 포함된 문서에는 이 방법을 사용하는 것을 권장하지 않습니다.
또는, 편집 기능을 제공하는 PDF 뷰어를 사용하는 것이 조금 더 효과적일 수 있습니다. 모바일과 데스크톱에서 Adobe Acrobat Reader 앱을 사용해 PDF에 서명과 주석을 추가할 수는 있지만, 더 많은 기능을 사용하려면 Acrobat Reader Pro 유료 요금제를 구독해야 합니다.
PDF 파일이 암호로 보호된 경우
본인이 직접 PDF를 만들었고, 관리자 권한을 가지고 있으며, 더 이상 암호 보호가 필요하지 않은 경우 이 암호 보안 기능을 간편하게 제거할 수 있습니다. Adobe Acrobat에서 도구 > 보호 > 암호화 > 보안 제거로 이동한 후 상자에 암호를 입력하고 확인을 클릭하기만 하면 되죠.
관리자 권한이 없고 미리 보기 모드에서 PDF를 편집할 수 없는 경우에는 암호 보안 기능을 제거하는 것이 더 힘듭니다.
텍스트 편집, 페이지 순서 변경 등의 간단한 작업만 하면 되는데 파일에 액세스조차 할 수 없는 경우 짜증이 날 수밖에 없죠.
Adobe Acrobat에서 PDF 잠금을 해제할 수 있는 사람은 파일 소유자 및/또는 암호를 가지고 있는 사람뿐입니다. Acrobat에서 잊어버린 암호를 복구할 수 있는 방법은 없습니다.
PDF 소유자이지만 암호를 잊어버린 경우, Adobe는 문서 사본을 인쇄하는 방법을 해결책으로 제안합니다.
- Adobe Acrobat DC에서 PDF 파일을 엽니다.
- 파일 > 인쇄로 이동합니다.
- 대화 상자에서 Adobe PDF를 프린터로 선택한 후 인쇄를 선택합니다.
- 파일 이름을 지정한 후 저장을 선택합니다.
- 그러면 PDF가 생성되어 Acrobat DC에서 열립니다.
- 참고: 이 방법을 사용하면 하이퍼링크, 책갈피, 버튼 등의 인터랙티브 요소가 제거된 새 버전이 생성됩니다.
PDF 편집기의 사용법이 어려운 경우
이 경우에는 두 가지 해결 방법이 있습니다. 하나는 편집 서비스 공급업체에 지원을 요청하는 것이고, 다른 하나는 다른 PDF 편집기를 사용하는 것이죠.
빠르고 간단한 편집 작업을 원하는 경우 dropbox.com에서 Dropbox 계정에 저장된 PDF를 간단하게 편집할 수 있습니다. 별도의 앱이나 통합은 필요하지 않죠.
Dropbox와 Adobe Acrobat 앱을 통합하면 Dropbox 계정에서 더 복잡한 편집 기능을 사용할 수 있습니다. 데스크톱이나 모바일 장치에서 Acrobat을 사용해 PDF를 변경하면 모든 변경 사항이 Dropbox 계정에 자동으로 저장됩니다.
서명 후 PDF 편집이 불가능하다?
서명이 완료된 PDF를 편집할 수 없는 것도 흔히 발생하는 문제 중 하나입니다. 이러한 문제가 발생하는 이유는 보통 Dropbox Sign 같은 전자 서명 도구를 사용해 PDF에 서명하면 다른 사용자들에게는 파일이 읽기 전용으로 보여지기 때문입니다.
누군가에게 PDF 형식으로 된 계약서나 작업 명세서 등에 전자 서명을 요청하고 파일을 다시 받은 경우, 파일에 서명이 완료되어 있다면 파일 편집이 불가능할 수 있습니다. 서명인이 파일에 서명한 후 수동으로 PDF를 잠가 보기 전용으로 전환했을 수 있기 때문입니다.
PDF를 편집하려면 서명되지 않은 버전으로 다시 돌아가 해당 버전을 편집한 후 다시 서명을 요청해야 합니다.
그러면 문서에 관련된 모든 사람이 모든 당사자가 서명된 내용에 동의했고, 이후 추가되거나 누락된 변경 사항이 없다는 것을 알 수 있습니다.
Adobe Acrobat으로 PDF를 편집할 수 없다?
Adobe Acrobat은 PDF를 보고 편집할 때 가장 보편적으로 사용하는 소프트웨어입니다. 그리고 PDF라는 형식 자체도 1990년대 Adobe 공동 설립자들에 의해 개발된 것이죠.
하지만 때로 Acrobat을 사용해 PDF를 편집할 수 없는 경우가 있습니다. PDF를 만들고 편집하는 데 가장 보편적으로 사용되는 소프트웨어가 Adobe 제품이기 때문에 암호로 보호된 파일에 액세스할 수 없는 것과 같은 문제는 Acrobat을 비롯한 Adobe 도구에서만 해결할 수 있습니다.
Acrobat DC를 사용해 데스크톱에 저장된 PDF를 편집하려고 할 때 PDF 편집이 불가능한 이유로는 다음과 같은 것들이 있을 수 있습니다.
- 오래된 버전의 소프트웨어 사용
- Acrobat이 컴퓨터의 기본 PDF 프로그램으로 설정되지 않음
- 이 경우, Acrobat DC가 아닌 Adobe Reader DC에서 파일이 열릴 수 있습니다.
- 이를 변경하려면 PDF 파일의 축소판 이미지에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 속성으로 이동해 '다음으로 열기' 옆에서 변경을 선택합니다. 그다음, 목록에서 Adobe Acrobat DC를 선택한 후 확인을 클릭하고, 대화 상자로 돌아와 다시 한번 확인을 클릭합니다.
Dropbox 계정에서 PDF 파일을 편집할 수 있다?
맞습니다, Dropbox에서도 PDF 파일을 편집할 수 있습니다!
dropbox.com에서 Dropbox 계정에 저장된 PDF를 미리 보기 화면으로 열어 페이지 삽입, 삭제, 순서 변경, 회전 등의 간단한 편집 작업을 하는 것이 가능합니다. 편집한 PDF는 계정에 새 파일로 저장할 수도 있고, 원본 버전을 덮어쓸 수도 있습니다.
또는, Dropbox 계정을 Adobe Acrobat에 연결해 더 다양한 편집 기능에 액세스하는 방법도 있습니다. Dropbox와 Adobe Acrobat 앱을 통합하면 데스크톱, 모바일, 태블릿 장치로 마음껏 PDF를 편집할 수 있습니다.
Acrobat은 PDF 양식을 작성하고, 서명하고, 이미지와 개체, 텍스트를 추가 및 편집하고, 페이지에 주석을 달고, PDF 파일을 Microsoft Word나 Excel로 내보내는 등의 작업을 지원합니다. PDF의 모든 변경 사항은 자동으로 Dropbox 계정에 저장됩니다.
Dropbox 사용자는 모바일 장치를 통해 종이 문서를 스캔해 Dropbox 계정에 PDF로 저장할 수 있습니다. Dropbox 모바일 앱을 사용하면 Dropbox 계정에 저장된 이미지를 PDF 스캔으로 변환하는 것도 가능합니다.
아직도 PDF를 편집하는 데 문제가 있다면 Dropbox 커뮤니티 회원들에게 문의해보세요. 똑같은 문제를 경험했고, 효율적인 해결책을 찾은 다른 사용자들이 있을 수도 있습니다.
Dropbox로 문서를 PDF로 스캔해 편집하기
Dropbox는 문서 서명에서부터 동영상 협업 프로젝트까지 모든 콘텐츠 작업을 지원하는 공간입니다.
Dropbox 계정은 단순히 파일과 폴더를 보관하는 클라우드 스토리지가 아닙니다. 원할 때 언제든지 콘텐츠를 정리하고, 편집하고, 공유하고, 협업할 수 있는 전용 공간이기도 하죠.
iOS와 Android에서 지원되는 Dropbox 앱을 사용해 문서를 스캔하고 Dropbox 계정에 PDF로 저장하세요. 데스크톱에서도 dropbox.com에 접속해 PDF 파일을 열고 바로 편집을 시작할 수 있죠. Dropbox와 함께하면 새로운 차원의 생산성을 경험할 수 있습니다.