PDF (Portable Document Format) blev oprettet af John Warnock og Charles Geschke, medstifterne af Adobe. Formatet er designet til at være universelt – så en Mac-bruger kan dele et dokument med en Windows-pc-bruger (eller omvendt), og filen ser ens ud på begge enheder.
Med tiden er alle mulige funktioner blevet indarbejdet i formatet. Adgangskodebeskyttelse, eSignaturer, medieindlejringer, interaktive formularfelter og mere har gjort PDF til hjørnestenen i mange arbejdsgange, projekter og virksomheder.
I dag er PDF-filer så almindelige, at næsten alt indhold på nettet, der ikke er tekst-, HTML- eller videobaseret, er sikkert låst i en PDF. Fra jobansøgninger og CV'er til hvidbøger og e-bøger – PDF'en er et alsidigt filformat, som du kan bruge til alt.
Alligevel er PDF'en ikke uproblematisk. Med alle de nye funktioner og funktionalitet, der føjes til formatet, kan det nogle gange ske, at du ikke kan redigere en PDF-fil eller endda få adgang til den.
Almindelige årsager til, at du ikke kan redigere en PDF-fil
Det er nemt at oprette og dele en PDF-fil, men nogle gange kan du støde på problemer, når du forsøger at redigere en PDF, du har modtaget fra en anden. Det kan være særligt frustrerende, når redigering af dokumentet er tidsfølsomt, såsom en presserende kontrakt, der skal underskrives.
Der er en række grunde til, at PDF-filer nogle gange kan være vanskelige at redigere. Lad os se på nogle af de mest almindelige problemer.
En anden person oprettede PDF-filen, og de aktiverede ikke redigeringsfunktioner for andre brugere. |
|
PDF-dokumentet er krypteret med adgangskodebeskyttelse. |
|
Du bruger muligvis en PDF-læser, der kun giver dig mulighed for at forhåndsvise filer, men ikke redigere dem. |
|
PDF-filen blev oprettet ved hjælp af et forældet eller ineffektivt program, der gør redigering af filen vanskelig. |
|
Den redigeringssoftware, du bruger, er for kompliceret. |
Hvad kan du gøre, hvis... din PDF-fil mangler administrative rettigheder
PDF-filer, der er oprettet i Adobe, har tilladelsesindstillinger. Disse indstilles af filadministratorerne, roller tildelt af den oprindelige skaber af filen.
Tilladelsesindstillingerne er "skrivebeskyttet", "rediger" og "adgangskodebeskyttet". Hvis du kun kan få vist en PDF-fil, kan det skyldes, at du ikke kan redigere filen, fordi tilladelsesniveauet er angivet til "skrivebeskyttet" eller "kun se".
Du kan f.eks. omgå dette ved at eksportere din PDF-fil fra Adobe Acrobat til et andet program, f.eks. Microsoft Word, og derefter gemme filen igen som PDF-fil i funktionen Gem som. Dette anbefales dog ikke til dokumenter, der indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.
Alternativt kan en PDF-læser, der tilbyder en redigeringsfunktion, være mere effektiv. Adobe Acrobat Reader-appen til mobil og computer giver dig mulighed for at underskrive og kommentere PDF-filer. Men for at få adgang til flere redigeringsfunktioner skal du muligvis opgradere til et betalt abonnement på Acrobat Reader Pro.
Hvad kan du gøre, hvis… din PDF-fil er beskyttet
Hvis du har oprettet PDF-filen eller har administratorrettigheder og ikke længere har brug for adgangskodebeskyttelse, kan du nemt fjerne denne sikkerhedsfunktion. I Adobe Acrobat skal du blot gå til Værktøjer > Beskyt > Krypter > Fjern sikkerhed. Skriv adgangskoden i feltet, og klik derefter på OK.
Hvis du ikke har administratorrettigheder, og du ikke kan redigere en PDF-fil i forhåndsvisningstilstand, er det vanskeligere at fjerne sikkerhedsbeskyttelsen.
Det kan være frustrerende, hvis du blot vil redigere tekst eller ændre rækkefølgen af siderne i din PDF-fil – men du kan ikke engang komme ind i filen i første omgang.
For at låse en PDF op til redigering i Adobe Acrobat skal du være filejer og/eller have adgangskoden. Det er ikke muligt at gendanne en glemt adgangskode i Acrobat.
Hvis du er PDF-ejer og har glemt adgangskoden, foreslår Adobe en løsning, der går ud på at udskrive en kopi af dokumentet:
- Åbn PDF-filen i Adobe Acrobat DC
- Gå til Fil > Udskriv
- Vælg Adobe PDF som printer i dialogboksen, og vælg derefter Udskriv
- Giv din fil et navn, og vælg derefter Gem
- Dette opretter en PDF, der åbnes i Acrobat DC
- Bemærk: Denne metode fjerner interaktive elementer såsom links, bogmærker og knapper fra den nye version.
Hvad kan du gøre, hvis… din PDF-editor er svær at bruge
Der er to enkle løsninger på dette – du kan enten søge support hos udbyderen af redigeringstjenesten eller vælge en anden PDF-editor!
Hvis det skal være hurtigt og enkelt, kan du foretage lette redigeringer af PDF-filer, der er gemt på din Dropbox-konto på dropbox.com. Intet behov for ekstra apps eller integrationer.
Integrationen af Dropbox- og Adobe Acrobat-appen giver mulighed for at foretage mere grundige redigeringer af PDF-filer i din Dropbox-konto. De ændringer, du foretager i PDF-filer i Acrobat på computere eller mobilenheder, gemmes automatisk på din Dropbox-konto.
Kan du ikke redigere en PDF efter at have underskrevet den? Du er ikke den eneste
Det er et andet almindeligt problem, at det ikke er muligt at redigere en signeret PDF-fil. Dette skyldes normalt, at når du underskriver en PDF med et e-signaturværktøj såsom Dropbox Sign, bliver filen skrivebeskyttet for andre brugere.
Hvis du har anmodet om en e-signatur fra en person i en PDF-formular (f.eks. en kontrakt eller en arbejdserklæring) og har modtaget filen tilbage, kan du muligvis ikke redigere den, når den er underskrevet. Underskriveren kan vælge at låse PDF-filen manuelt efter signering, så den er skrivebeskyttet for alle.
For at redigere PDF-filen skal du gå tilbage til den usignerede version. Foretag dine revisioner af denne version af filen, og derefter skal den underskrives igen.
På denne måde ved alle, der er involveret i dokumentet, at det, der er blevet underskrevet, er aftalt af alle parter, og at der ikke er nogen senere tilføjelser eller ændringer, der kan være blevet overset.
Hvorfor kan jeg ikke redigere en PDF med Adobe Acrobat?
Ikke alene er Adobe Acrobat uden tvivl den mest almindelige software, der bruges til at se og redigere PDF-filer – medstifterne af Adobe udviklede faktisk formatet i 1990'erne.
Nogle gange kan du dog opleve, at du ikke kan redigere en PDF-fil ved hjælp af Acrobat. Fordi Adobe er den fremherskende software til oprettelse og redigering af PDF-filer, kan mange af problemerne – såsom at være låst ude af en adgangskodebeskyttet fil – kun virkelig løses i Adobe-værktøjer som Acrobat.
Hvis du forsøger at redigere en PDF-fil, der er gemt på din computer med Acrobat DC, kan du muligvis ikke redigere en PDF-fil, fordi:
- Softwaren er forældet
- Acrobat ikke er standard PDF-ejer på din computer
- I dette tilfælde åbner du muligvis dine filer i Adobe Reader DC og ikke Acrobat DC
- For at ændre dette skal du højreklikke på miniaturen af en PDF-fil og derefter gå til Egenskaber og ændre ud for "Åbn med". Vælg Adobe Acrobat DC på listen, klik derefter på OK og OK igen, når du føres tilbage til dialogboksen
Kan du redigere en PDF-fil i din Dropbox-konto?
Ja, du kan redigere PDF-filer i Dropbox!
Du kan foretage mindre ændringer (f.eks. indsætte, slette, omarrangere og rotere sider), når du forhåndsviser PDF-filer, der er gemt på din Dropbox-konto på dropbox.com. Du kan enten gemme din redigerede PDF som en ny fil på din konto eller erstatte den oprindelige version med den redigerede.
Du kan også forbinde din Dropbox-konto med Adobe Acrobat for at få adgang til flere redigeringsfunktioner. Med integrationen af Dropbox- og Adobe Acrobat-appen kan du redigere PDF-filer på computere, mobilenheder eller tablets.
Acrobat giver dig mulighed for at udfylde og underskrive PDF-formularer, tilføje og redigere billeder, objekter og tekst, kommentere sider, eksportere PDF-filer til Microsoft Word eller Excel og meget mere. Alle ændringer, der foretages i en PDF-fil, gemmes automatisk på din Dropbox-konto.
Som Dropbox-bruger kan du bruge din mobilenhed til at scanne fysiske dokumenter og gemme dem på din Dropbox-konto som PDF-filer. Billeder, der er gemt på din Dropbox-konto, kan også konverteres til PDF-scanninger ved hjælp af Dropbox-mobilappen.
Hvis du stadig har problemer med at redigere PDF-filer, kan du kontakte medlemmer af Dropbox-community. Du kan finde andre brugere, der har oplevet det samme problem som dig og har fundet en effektiv løsning.
Scan dokumenter som PDF-filer, og rediger dem problemfrit med Dropbox
Fra dokumenter, der skal underskrives, til samarbejdsvideoprojekter – Dropbox er et sted, hvor alt dit indhold kan bruges.
Din Dropbox-konto er ikke kun cloudlager til dine filer og mapper. Det er også en dedikeret plads til at organisere, redigere, dele og samarbejde, når du vil.
Scan dokumenter ved hjælp af Dropbox-appen til iOS og Android, og gem dem på din Dropbox-konto som PDF-filer. Få adgang til dine PDF-filer fra dit skrivebord, og begynd at redigere dem med det samme på dropbox.com. Det er på tide at få adgang til det næste niveau af din produktivitet.