Keine unnötigen Meetings

Virtual First | Kit für effektives Arbeiten

Unnötige Meetings sind eine der größten Effektivitätsbremsen bei der Arbeit. Eine Studie kommt zu dem Schluss, dass 50 % aller Meetings unnötig sind. Eine andere schätzt, dass Arbeitgeber dadurch 37 Milliarden Dollar pro Jahr verlieren. Bei der Remote-Arbeit nimmt die Anzahl der Meetings tendenziell noch mehr zu, weshalb Sie in diesem Workshop erfahren können, welche Meetings wichtig sind und welche Sie asynchron abhalten sollten.

40 MIN. | PERSÖNLICHE ÜBUNG

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Schritt 1: Meetings überprüfen

Notieren Sie die synchronen Meetings (wie 1:1-Sitzungen, Standups und Teammeetings), an denen Sie jede Woche teilnehmen. Was fällt Ihnen auf?

Schritt 2: Wann sollten Sie ein Meeting abhalten – und wann nicht?

Bei effektiven Meetings geht es in der Regel um die 3 Ds – wichtige Entscheidungen, Debatten und Diskussionen (im Englischen: decisions, debate, and discussion). Alles andere können Sie asynchron besprechen. Sehen Sie sich Meetings 101 an. Hat Sie etwas daran überrascht oder verwirrt?
Meetings 101

Schritt 3: Meetings bewerten

Sobald Sie wissen, was als besprechungswürdig gilt, können Sie erkennen, welche Meetings für Sie sinnvoll sind. Füllen Sie die Meeting-Scorecard aus. Wenn Sie damit fertig sind, denken Sie nach: Wie ergeht es Ihnen in Bezug auf die 3 Ds? Erkennen Sie irgendwelche Muster oder Themen?
Meeting-Scorecard

Wie kommen Ihre Meetings zusammen?

Haben Sie die 3 Ds gemeistert oder müssen Sie bei Ihren Meetings noch aussortieren? Füllen Sie die Scorecard aus, um dies herauszufinden.

Schritt 4: Eine Meeting-Aufräumaktion

  • Nutzen Sie das Arbeitsblatt für Ordnung bei Meetings unten, um alle Meetings zu „eliminieren“, die nicht den 3 Ds dienen.  Wenn es Risiken oder Nachteile gibt, wenn ein Meeting gestrichen oder asynchron abgehalten wird, sollten Sie überlegen, wie Sie diese angehen. Gibt es zum Beispiel jemanden, der näher an dem Thema dran ist und an dem Meeting teilnehmen und Ihnen danach die Notizen geben könnte? Könnten Sie den Versand von Statusaktualisierungen über den Chat jede Woche zur gleichen Zeit vereinbaren? Könnten Sie bei der Vorstellung Ihrer Arbeit Dropbox Capture zum Aufzeichnen und Teilen von Bildschirmaufzeichnungen nutzen? Damit können sich Teammitglieder Ideen zu einem geeigneten Zeitpunkt ansehen, anstatt an einem weiteren Meeting teilzunehmen. Integrieren Sie diesen Prozess in die gemeinsamen Ziele Ihres Teams, damit Sie alle auf dem aktuellen Stand bleiben. Wenn Sie fertig sind, streichen Sie alle Meetings, die nicht unbedingt nötig sind (stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern Bescheid geben).
Eine Meeting-Aufräumaktion

Es ist Zeit für den Frühjahrsputz!

Verwenden Sie dieses Arbeitsblatt, um zu entscheiden, was gestrichen werden soll. Sie fragen sich, welche Apps Sie für asynchrone Updates verwenden sollten? Sehen Sie sich unseren Spickzettel für Zusammenarbeitstools an.

Arbeitsblatt für eine Meeting-Aufräumaktion

Schritt 5: Fragen an Sie selbst

In 1–2 Monaten fragen Sie sich selbst: Wie funktioniert mein neuer Zeitplan? Wenn Sie in der Zwischenzeit weiterhin in unnötige Meetings gerufen werden, gibt es hier einige Möglichkeiten, diese respektvoll abzulehnen:

    Danke, dass Sie mich dabei haben wollen! Ich versuche, disziplinierter zu sein, was meinen Zeitplan angeht. Könnten wir es zuerst per E-Mail versuchen?

    Ich würde Ihnen gerne Feedback geben. Könnte ich, bevor wir ein Meeting planen, versuchen, das Feedback in einem Dokument zu schicken? 

    Da dieses Thema keine Debatte, Entscheidung oder Diskussion ist, könnten wir versuchen, die Angelegenheit stattdessen asynchron zu klären?

    Ich leide unter starker Zoom-Müdigkeit. Könnten wir es stattdessen mit einem Telefonat versuchen?

Weitere Ressourcen

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Drei einfache Vorteile

Gute Gewohnheiten aufbauen

  • Morgen: Zeigen Sie Ihren nächsten Status in einem Chat an
  • Nächste Woche: Erstellen Sie ein laufendes 1:1-Dokument und aktualisieren Sie es die ganze Woche über, um Meeting-Zeit zu sparen
  • Vierteljährlich: Planen Sie einen "Frühjahrsputz" mit Ihrem Team