คุณคิดว่าใช้เวลาเท่าไหร่ไปกับการค้นหาไฟล์ในแต่ละวัน 15 นาทีใช่ไหม หรือเป็นชั่วโมง มีการศึกษาต่างๆ ที่แสดงให้เห็นว่าพนักงานที่มีความรู้ใช้เวลาประมาณสองชั่วโมงครึ่งต่อวันในการค้นหาไฟล์ ซึ่งเป็นการใช้เวลามากเกินไป
เราทุกคนต่างต้องการค้นเจอสิ่งที่ต้องใช้ในเวลาที่ต้องการ แต่อาจทำได้ยากเมื่อคุณจำชื่อไฟล์ไม่ได้ และจะต้องอาศัยคำสำคัญเพื่อช่วยในการค้นหาของคุณ แต่จะทำอย่างไรล่ะถ้าหากคุณจำคำสำคัญที่ถูกต้องไม่ได้ คุณสามารถใช้เวลาถึงสองชั่วโมงครึ่งในการค้นหาไฟล์ได้จริงๆ หรือ เราก็ทำไม่ได้เช่นกัน ซึ่งเป็นเหตุผลที่เราสร้างวิธีที่ดีกว่าในการช่วยค้นหาเนื้อหา เพื่อให้สามารถกลับไปทำงานจริงๆ ของคุณได้ โดยเรามีวิธีง่ายๆ มากมายในการค้นหาไฟล์ของคุณอย่างรวดเร็ว และยังได้อัพเดทอินเตอร์เฟสเพื่อให้มีตัวเลือกมากขึ้นเมื่อค้นหา
วิธีอันชาญฉลาดในการค้นหารูปภาพ
เมื่อจะต้องค้นหาไฟล์ รูปภาพอาจค้นเจอได้ยากเป็นพิเศษ เพราะโดยปกติแล้วจะไม่มีข้อมูลที่ค้นหาได้อย่างข้อความ การดูภาพตัวอย่างนั้นช่วยได้ แต่ถ้าหากคุณมีรูปภาพจำนวนมาก ก็ยังต้องเลื่อนดูภาพอีกมาก ซึ่งเราช่วยให้คุณค้นเจอรูปภาพจากเนื้อหาในภาพเหล่านั้นได้อย่างง่ายดายด้วยปัญญาประดิษฐ์ คุณสามารถค้นหาสิ่งต่างๆ ได้ เช่น "แล็ปท็อป" เพื่อดูรูปภาพทั้งหมดที่มีแล็ปท็อป รวมถึงรูปภาพที่เกี่ยวข้องกับแล็ปท็อปในบัญชี Dropbox และ "แล็ปท็อป" ไม่จำเป็นต้องอยู่ในชื่อไฟล์ด้วยซ้ำ หากต้องการเข้าถึงการค้นหาภาพ สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้
- ลงชื่อเข้าใช้ dropbox.com
- คลิกแถบค้นหาทางด้านบนขวา
- เริ่มพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการค้นหา และผลการค้นหาจะปรากฏขึ้นขณะพิมพ์ โดยคุณสามารถคลิกผลการค้นหาอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือกดปุ่ม Enter/Return เพื่อดูผลการค้นหาทั้งหมดได้
คุณสมบัตินี้ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างแท้จริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังค้นหาผ่านฐานข้อมูลหรือคลังการเก็บบันทึก ทั้งนี้ การค้นหาภาพมีให้บริการบน Dropbox Professional และ Dropbox สำหรับทีม
แตะเข้าไปที่แท็กเพื่อค้นเจอสิ่งที่คุณต้องการ
เราใช้แฮชแท็กเพื่อให้ค้นเจอเนื้อหาบนโซเชียลมีเดีย แล้วทำไมถึงไม่ใช้แฮชแท็กเพื่อให้ค้นเจอไฟล์ของเราล่ะ การเพิ่มแท็กที่ค้นหาได้ให้กับไฟล์และโฟลเดอร์ไม่เพียงแต่สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบได้เท่านั้น แต่ยังช่วยลดเวลาในการค้นหาได้อีกด้วย ซึ่งเป็นเวลามหาศาลเลยล่ะ
คุณสามารถสร้างแท็กของตนเองเพื่อเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับความสำเร็จได้ ใช้แท็ก เช่น #snowboarding, #july_2022_launch หรือ #Q3_budget เพื่อให้ค้นเจอไฟล์ของคุณได้โดยง่าย คุณยังสามารถค้นหา "final" เพื่อดูเอกสารที่ติดแท็กว่าเป็นเวอร์ชันสุดท้ายในบัญชี Dropbox ของคุณและของทีมคุณได้อีกด้วย รวมถึงจัดการแท็กจำนวนมหาศาลด้วยการเพิ่มและลบแท็กเป็นกลุ่ม หรือสร้างโฟลเดอร์อัตโนมัติที่จะใช้แท็กกับเนื้อหาที่เพิ่มไปเข้าไปในโฟลเดอร์ดังกล่าวโดยอัตโนมัติ เนื่องจากสามารถเพิ่มแท็กได้สูงสุด 20 แท็กในไฟล์เดียว คุณจึงมีตัวเลือกมากมายที่จะช่วยให้ค้นเจอไฟล์นั้นได้ในภายหลัง
การปรับปรุงการค้นหาช่วยให้คุณค้นเจอเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว
การค้นหาเนื้อหามีอยู่มากกว่าหนึ่งวิธี จึงเป็นเหตุผลที่เราอัพเดทอินเตอร์เฟสการค้นหาเพื่อช่วยให้ค้นเจอไฟล์ของคุณได้อย่างรวดเร็ว จำชื่อไฟล์ของแคมเปญใหญ่ที่คุณทำไปเมื่อเดือนที่แล้วไม่ได้ใช่ไหม ก็ไม่ใช่ปัญหา
เมื่อคลิกช่องค้นหาที่ dropbox.com คุณจะเห็นอินเตอร์เฟสการค้นหาใหม่ที่ประกอบด้วยการค้นหาและไฟล์ล่าสุด ผู้ร่วมมือหลัก (ผู้คนที่คุณทำงานด้วยบ่อยๆ) และแท็กที่คุณและทีมของคุณสร้างขึ้น
นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ดร็อปดาวน์ของช่องค้นหาได้ ซึ่งจะเห็นเอกสาร ผู้คน และแท็กที่เกี่ยวข้องขณะพิมพ์
วิธีในการค้นหาอีกวิธีหนึ่งคือการกรองตามวันที่แก้ไข ประเภทไฟล์ และผู้คนเพื่อค้นเจอสิ่งที่คุณต้องการ
ใช้ Dropbox เพื่อค้นหาเนื้อหาของคุณอย่างละเอียด
การไล่ดูเนื้อหาแต่ละส่วนนั้นเปล่าประโยชน์ ปล่อยเราจัดการให้สำหรับคุณ เราสร้างฟังก์ชันการทำงานในการอ่านอักขระด้วยแสง (Optical Character Recognition หรือ OCR) ขึ้นมาเพื่อให้คุณสามารถค้นหาข้อความภาษาอังกฤษภายใน PDF และรูปภาพ (JPEG, PNG, GIF ฯลฯ) ได้ โดยฟังก์ชันการทำงานนี้ยังใช้งานได้กับไฟล์ PDF ที่มีรูปภาพ ไม่ว่า PDF จะเป็นแบบสแกนด้วยตนเอง เช่น โบรชัวร์กระดาษ หรือเป็นแบบที่แปลงเป็น PDF จากแอปพลิเคชันอื่น เช่น Adobe InDesign ก็ตาม OCR จะอ่านข้อความภายในเนื้อหาของคุณโดยอัตโนมัติ การค้นหารูปแบบเอกสารที่เป็นข้อความ เช่น TXT, DOCX หรือ HTML ก็ทำได้อย่างง่ายดาย แต่นี่คือการทำได้มากกว่าอีกขั้นหนึ่ง เมื่อใช้ OCR คุณจะค้นเจอรูปภาพใบเสร็จของ Target สำหรับทำรายงานค่าใช้จ่าย หรือรูปภาพไวท์บอร์ดจากการประชุมทีมในเดือนที่แล้วได้อย่างง่ายดาย เราสามารถค้นเจอข้อความที่อยู่ในรูปภาพหรือ PDF ใดก็ได้ในบัญชี Dropbox ของคุณ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้แอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ในการสแกนเอกสารตัวจริงก็ตาม หากต้องการเข้าถึง OCR เพียงพิมพ์คำค้นหา แล้วคุณจะเห็นผลการค้นหา
ทั้งนี้ OCR มีให้บริการบน Dropbox Professional และ Dropbox สำหรับทีม
มีวิธีที่ดีกว่ามากมายในการใช้เวลาระหว่างวันทำงานของคุณ เช่น ออกไปเดินเล่น รับประทานอาหารกลางวันโดยไม่ต้องนั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ เริ่มโครงการที่อยากทำ หรือเพียงแค่ทำงานสำหรับวันนั้นให้เสร็จแล้วออกจากระบบ เริ่มค้นหาบน Dropbox ตอนนี้และดูว่าคุณคิดอย่างไร คุณจะทำอะไรกับเวลาที่เพิ่มขึ้นมาอีกสองชั่วโมงครึ่งในแต่ละวัน
