Quanto tempo dedichi al giorno alla ricerca dei file? 15 minuti? 1 ora? Dunque, gli studi dimostrano che i lavoratori della conoscenza dedicano circa due ore e mezzo al giorno alla ricerca di file. Decisamente troppo tempo.
Tutti vogliamo trovare ciò che cerchiamo quando vogliamo, ma diventa difficile quando non ricordi il nome del file e devi fare affidamento su parole chiave per agevolare la ricerca. E se non ricordassi le parole chiave giuste? Puoi davvero dedicare due ore e mezzo al giorno alla ricerca di file? Crediamo di no. Ecco perché abbiamo sviluppato modi migliori per aiutarti a trovare i tuoi contenuti e tornare al tuo lavoro. Ti offriremo una serie di modi intuitivi per trovare i tuoi file velocemente e abbiamo anche aggiornato la nostra interfaccia per fornirti più opzioni nell'ambito della ricerca.
Il modo smart per trovare le immagini
Quando si tratta di ricerca di file, le immagini sono particolarmente difficili da trovare perché in genere non contengono dati ricercabili come il testo. Guardare le anteprima potrebbe essere di aiuto, ma in presenza di un numero elevato di immagini, significherebbe scorrere per molto tempo. Con l'intelligenza artificiale, abbiamo semplificato la ricerca delle foto in base ai loro contenuti. Puoi cercare cose come "laptop", per vedere tutte le foto che contengono laptop e immagini correlate ai laptop nell'account Dropbox. E "laptop" non dovrà essere nel nome del file. Per accedere alla ricerca di immagini, non dovrai fare altro che:
- Accedere a dropbox.com.
- Fare clic sulla barra di ricerca in alto a destra.
- Inizia a digitare cosa vorresti cercare e verranno visualizzati i risultati della ricerca mentre digiti. Puoi selezionare un risultato o premere Invio per vedere i risultati.
Questa funzionalità aiuta davvero a risparmiare un sacco di tempo, soprattutto se stai cercando in un database o un archivio. La ricerca di immagini è disponibile in Dropbox Professional e Dropbox per team.
Tocca i tag per trovare ciò di cui hai bisogno
Usiamo gli hashtag per trovare i contenuti sui social media, quindi perché non usarli per trovare i nostri file? L'aggiunta di tag ricercabili a file e cartelle ti consente non solo di organizzarti al meglio, ma anche di ridurre di molto i tempi di ricerca.
Puoi creare i tuoi tag per gettare le basi del tuo successo. Use tag come #snowboard, #lancio_luglio_2022 o #Q3_budget per trovare facilmente i tuoi file. Puoi anche cercare per "finale'' per individuare i documenti contrassegnati come versioni finali nel tuo account Dropbox e in quello del tuo team. Gestisci quantità enormi di tag aggiungendo o rimuovendo tag in blocco o creando una cartella automatizzata che applicherà automaticamente i tag ai contenuti aggiunti a essa. Considerando che puoi aggiungere fino a 20 tag per ogni file, avrai tutte le opzioni di cui hai bisogno per trovare il file in un secondo momento.
Ricerca migliorata per trovare i contenuti più velocemente
C'è più di un modo per cercare contenuti. Ecco perché abbiamo aggiornato la nostra interfaccia di ricerca per aiutarti a trovare velocemente i tuoi file. Non ricordi il nome del file di quella campagna importante su cui hai lavorato il mese scorso? Nessun problema.
Quando selezioni la casella di ricerca su dropbox.com, vedrai la nuova interfaccia di ricerca, che include le ricerche e i file recenti, i collaboratori principali (le persone con cui lavori di frequente) e i tag creati da te e dal tuo team.
Puoi anche usare la casella di ricerca a discesa, dove vedrai i documenti, le persone e i tag rilevanti mentre digiti.
Un altro modo per effettuare ricerche è filtrare per data di modifica, tipo di file e persone per trovare ciò di cui hai bisogno.
Usa Dropbox per esaminare i tuoi contenuti
Passare al setaccio ogni singolo contenuto è un'operazione del tutto inutile. Lascialo fare a noi. Abbiamo integrato la nostra funzionalità di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per cercare il testo in PDF e immagini (JPEG, PNG, GIF, ecc.). Funziona anche sui PDF che contengono immagini, sia scansionati manualmente, come una brochure stampata, sia convertiti in PDF da un'altra applicazione, come Adobe InDesign. Le funzionalità OCR riconosco automaticamente il testo all'interno dei tuoi contenuti. La ricerca nei formati basati su testo, come TXT, DOCX, o HTML, non potrebbe essere più facile, ma questo è il livello successivo. Con la tecnologia OCR, sarà facilissimo trovare la foto di quella ricevuta per la nota spese o le immagini della lavagna della riunione del mese scorso. Possiamo trovare il testo in qualsiasi immagine o PDF nel tuo account Dropbox, perfino se non hai usato l'app Dropbox per dispositivi mobili per scansionare le copie cartacee. Per accedere alla funzionalità OCR, digita la query di ricerca e vedrai i risultati.
La funzionalità OCR è disponibile in Dropbox Professional e Dropbox per team.
Ci sono molti modi migliori per passare il tempo durante la giornata lavorativa: fare una passeggiata, pranzare lontano dal computer, dedicarsi a una passione o semplicemente finire la giornata e staccare la spina. Inizia subito le tue ricerche su Dropbox e scopri questa funzionalità. Cosa faresti se avessi due ore e mezzo in più al giorno?
