Hvor mye tid tror du at du bruker på å lete etter filer per dag? Er det 15 minutter? Én time? Vel, studier viser at kunnskapsarbeidere bruker omtrent to og en halv time om dagen på å søke etter filer. Det er alt for mye tid.
Vi ønsker alle å finne det vi vil ha, når vi vil ha det, men det er vanskelig å gjøre når du ikke husker filnavnet og du er avhengig av søkeord for å hjelpe søket ditt. Men hva om du ikke husker de riktige søkeordene? Har du virkelig råd til å bruke to og en halv time av dagen på å søke etter filer? Det har heller ikke vi. Det er derfor vi har laget bedre måter å hjelpe deg med å finne innholdet ditt på, slik at du kan komme tilbake til det faktiske arbeidet ditt. Vi har en rekke intuitive måter å finne filene dine raskt på, og vi har til og med oppdatert grensesnittet vårt for å gi deg flere alternativer når du søker.
Den smarte måten å finne bilder på
Når det gjelder filsøk, kan bilder være spesielt vanskelige å finne fordi det vanligvis ikke er søkbare data som tekst. Det hjelper å se på miniatyrbilder, men hvis du har massevis av bilder, må du fortsatt bla mye. Med kunstig intelligens har vi gjort det enkelt for deg å finne bilder basert på innholdet i dem. Du kan søke etter ting som «bærbar datamaskin» for å se alle bildene som har bærbare datamaskiner, og bilder relatert til bærbare datamaskiner i Dropbox-kontoen din. «Bærbar datamaskin» trenger ikke engang å være i filnavnet. Alt du trenger å gjøre for å få tilgang til bildesøk er:
- Logg på dropbox.com.
- Klikk på søkefeltet øverst til høyre.
- Begynn å skrive det du vil søke etter, og søkeresultatene vises mens du skriver. Du kan enten klikke på ett av disse resultatene eller trykke på utfør/retur for å se alle resultatene.
Denne funksjonen er en sanntidssparer, spesielt hvis du søker gjennom en database eller et arkiv. Bildesøk er tilgjengelig på Dropbox Professional og Dropbox for Teams.
Trykk på tagger for å finne det du trenger
Vi bruker hashtagger for å finne innhold på sosiale medier, så hvorfor ikke bruke dem til å finne filene våre? Å legge til søkbare tagger i filer og mapper kan ikke bare hjelpe deg med å holde orden, men det kan også hjelpe deg med å redusere søketiden – mye tid.
Du kan lage dine egne tagger slik at du kan konfigurere deg selv for å lykkes. Bruk tagger som #snowboarding, #july_2022_launch eller #Q3_budget slik at filene dine blir enkle å finne. Du kan til og med søke etter «endelig» for å se dokumenter merket som endelige versjoner i din og teamets Dropbox-konto. Administrer enorme mengder tagger ved å legge til og fjerne tagger i bulk eller opprette enautomisert mappe som automatisk bruker tagger på innhold som legges til den. Siden du kan legge opptil 20 tagger til en enkelt fil, har du mange alternativer for å hjelpe deg med å finne filen senere.
Søkeforbedringer hjelper deg med å finne innhold raskt
Det er mer enn én måte å søke etter innhold på. Det er derfor vi oppdaterte søkegrensesnittet vårt for å hjelpe deg med å finne filene dine raskt. Husker du ikke filnavnet for den store kampanjen du jobbet med forrige måned? Ikke et problem.
Når du klikker på søkeboksen på dropbox.com, vil du se det nye søkegrensesnittet som inkluderer nylige søk og filer, hovedsamarbeidspartnere (folk du jobber med ofte) og tagger laget av deg og teamet ditt.
Du kan også bruke rullegardinmenyen for søkeboksen, der du vil se relevante dokumenter, personer og tagger mens du skriver.
En annen måte å søke på er å filtrere etter endret dato, filtype og personer for å finne det du trenger.
Bruk Dropbox til å finkjemme innholdet ditt
Det er fåfengt å bla gjennom individuelle deler av innholdet. Så la oss gjøre det for deg. Vi bygde vår funksjonalitet for optisk tegngjenkjenning (OCR) slik at du kan søke etter engelsk tekst i PDF-er og bilder (JPEG, PNG, GIF, etc.). Det fungerer til og med på PDF-er som inneholder bilder – enten de ble skannet manuelt som en trykt brosjyre eller konvertert til PDF fra et annet program som Adobe InDesign. OCR gjenkjenner automatisk tekst i innholdet ditt. Det er enkelt å søke etter tekstbaserte dokumentformater som TXT, DOCX eller HTML, men dette er neste nivå. Med OCR vil det være enkelt å finne bildet av den målkvitteringen for utgiftsrapporten eller tavlebilder fra forrige måneds teammøte. Vi kan finne tekst i alle bilder eller PDF-er på Dropbox-kontoen din – selv om du ikke brukte Dropbox-mobilappen til å skanne papirkopier. For å få tilgang til OCR, bare skriv inn søket ditt, og du vil se resultatene.
OCR er tilgjengelig på Dropbox Professional og Dropbox for Teams.
Det er så mange bedre måter å bruke tiden din på i løpet av arbeidsdagen – ta en spasertur, spis lunsj borte fra datamaskinen, start et lidenskapsprosjekt, eller bare fullfør dagen og logg av. Begynn å søke på Dropbox nå og se hva du synes. Hva ville du gjort med to og en halv time ekstra om dagen?
