Wie viel Zeit verbringen Sie täglich mit der Suche nach Dateien? Sind es 15 Minuten? Oder eine Stunde? Studien zeigen, dass Wissensarbeiter täglich rund zweieinhalb Stunden damit verbringen, nach Dateien zu suchen. Das ist eindeutig viel zu lange.
Wir möchten alle genau das finden, wonach wir suchen und genau zu dem Zeitpunkt, zu dem wir es suchen. Das ist schwierig, vor allem wenn man sich nicht an den Dateinamen erinnert und man sich auf Schlüsselwörter verlässt, die bei der Suche helfen. Aber was ist, wenn Sie sich nicht an die richtigen Schlüsselwörter erinnern? Können Sie sich es wirklich leisten, zweieinhalb Stunden Ihres Tages mit der Suche nach Dateien zu verbringen? Wir können es auch nicht. Aus diesem Grund haben wir bessere Methoden entwickelt, die Ihnen bei der Suche nach Ihren Inhalten helfen, damit Sie sich wieder auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Wir haben eine Reihe intuitiver Möglichkeiten, mit denen Sie Ihre Dateien schnell finden können. Dafür haben wir sogar unsere Benutzeroberfläche aktualisiert, um Ihnen bei der Suche mehr Optionen zu bieten.
Die intelligente Bildersuche
Bei der Dateisuche kann es besonders schwierig sein, Bilder zu finden, weil normalerweise keine durchsuchbaren Daten wie Text vorhanden sind. Miniaturansichten ansehen kann Ihnen helfen, aber wenn Sie viele Bilddateien haben, müssen Sie viel scrollen. Mithilfe künstlicher Intelligenz erleichtern wir Ihnen anhand des Fotoinhalts Ihre Suche. Sie können z. B. nach Geräten wie „Laptop“ suchen, um alle Fotos Ihres Dropbox-Kontos zu sehen, die einen Laptop oder ähnliche Geräte zeigen. „Laptop“ muss nicht einmal der Dateiname sein. Das müssen Sie tun, um auf die Bildersuche zuzugreifen:
- Melden Sie sich bei dropbox.com an.
- Klicken Sie in die Suchleiste oben rechts.
- Geben Sie ein, wonach Sie suchen. Die Suchergebnisse werden Ihnen bereits während der Eingabe angezeigt. Sie können dann entweder eines der Ergebnisse anklicken oder Sie drücken die Eingabetaste, um alle Suchergebnisse zu sehen.
Mit dieser Funktion können Sie wirklich Zeit sparen, insbesondere dann, wenn Sie eine Datenbank oder ein Archiv durchsuchen. Die Bildersuche ist in den Abos Dropbox Professional und Dropbox für Teams verfügbar.
Tippen Sie auf die Tags und finden Sie das, was Sie brauchen
Wir verwenden Hashtags, um Inhalte in den sozialen Medien zu finden. Warum nutzen wir also nicht auch Hashtags bei der Suche nach Dateien? Indem Sie durchsuchbare Tags zu Ihren Dateien und Ordnern hinzufügen, wird Ihnen nicht nur die Organisation erleichtert, Sie reduzieren dadurch auch erheblich die Zeit, die Sie für Suchvorgänge aufwenden.
Erstellen Sie Ihre eigenen Tags, damit Sie sich auf Erfolg ausrichten. Verwenden Sie Tags wie #snowboarding, #juli_2022_launch oder #Q3_budget, damit Sie Ihre Dateien leichter finden. Sie können sogar nach der endgültigen Version mit „final“ suchen, dann werden Ihnen Dokumente angezeigt, die in Ihrem Dropbox-Konto und dem Ihres Teams als diese gekennzeichnet sind. Verwalten Sie die immense Anzahl an Tags, indem Sie Tags in großen Mengen hinzufügen und entfernen. Sie können auch einen automatischen Ordner erstellen, der automatisch Tags auf hinzufügte Inhalte anwendet. Da Sie bis zu 20 Tags zu einer einzelnen Datei hinzufügen können, haben Sie viele Möglichkeiten, diese Datei später zu finden.
Die Verbesserungen der Suchfunktion helfen Ihnen, Inhalte schnell zu finden
Es gibt mehr als nur eine Möglichkeit, nach Inhalten zu suchen. Deshalb haben wir unsere Suchoberfläche aktualisiert. So finden Sie Ihre Dateien schnell. Sie können sich nicht mehr an den Dateinamen des großen Projekts erinnern, an dem Sie im vergangenen Monat gearbeitet haben? Kein Problem.
Wenn Sie auf dropbox.com auf das Suchfeld klicken, wird Ihnen die neue Suchoberfläche angezeigt. Sie enthält auch die neuesten Suchanfragen und Dateien, wichtigste Nutzer (Personen, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten) und Tags, die von Ihnen oder Ihrem Team erstellt wurden.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Drop-down-Liste für die Suche zu verwenden. Ihnen werden dort während der Eingabe alle relevanten Dokumente, Nutzer und Tags angezeigt.
Sie können Ihre Suche auch nach Änderungsdatum, Dateiformat und Personen filtern, um das zu finden, was Sie benötigen.
Durchstöbern Sie in Dropbox Ihre Inhalte
Einzelne Inhalte zu durchsuchen ist zwecklos. Also lassen Sie uns das übernehmen. Wir haben unsere Funktion zur optischen Zeichenerkennung (OCR) entwickelt, damit Sie in PDFs und Bilddateien (JPEG, PNG, GIF usw.) nach englischem Text suchen können. Das funktioniert sogar bei PDF-Dateien, die Bilder enthalten. Unabhängig davon, ob die Datei manuell eingescannt wurde, wie eine gedruckte Broschüre oder sie aus einer anderen Anwendung, wie Adobe InDesign in eine PDF-Datei konvertiert wurde. OCR erkennt automatisch den Text in Ihren Inhalten. Es ist einfach, nach textbasierten Dokumentformaten wie TXT, DOCX oder HTML zu suchen. Aber das ist eine neue Dimension. Mit OCR ist es leicht, dieses Foto der Quittung vom letzten Einkauf für Ihre Spesenabrechnung oder Whiteboard-Bilder des Team-Meetings letzten Monat zu finden. Wir können Texte in beliebigen Bildern oder PDFs Ihres Dropbox-Kontos finden. Sogar dann, wenn Sie die Dropbox-App für Mobilgeräte nicht zum Einscannen von Papierdokumenten verwendet haben. Um OCR zu nutzen, geben Sie einfach Ihre Suchanfrage ein und Ihnen werden die Ergebnisse angezeigt.
OCR gibt es für die Abos Dropbox Professional und Dropbox für Teams.
Es gibt so viele bessere Möglichkeiten, Ihre Zeit während Ihres Arbeitstages zu nutzen. Sie können einen Spaziergang machen, Ihre Mittagspause nicht vor dem Computer verbringen, mit einem Herzensprojekt beginnen oder einfach Ihre Arbeit erledigen und Feierabend machen. Starten Sie jetzt Ihren Suchvorgang in Dropbox und überzeugen Sie sich. Was würden Sie mit zusätzlichen zweieinhalb Stunden am Tag anfangen?
