Reduce las reuniones innecesarias

Virtual First | Kit de eficacia

Las reuniones innecesarias son uno de los pilares de mayor eficacia en el trabajo. Mediante un estudio se concluye que el 50 % de las reuniones son innecesarias. En otro estudio se calcula que los empleadores pierden 37 mil millones de USD al año en ellas. Las reuniones tienden a proliferar en el trabajo remoto, así que utiliza este taller para decidir qué reuniones importan y cuáles manejar de forma asíncrona.

40 MIN | EJERCICIO PERSONAL

Paso 1: Audita tus reuniones

Anota las sincronizaciones (como reuniones personales, reuniones de pie y reuniones de equipo) a las que asistes todas las semanas. ¿Qué notas?

Paso 2: Aprende cuándo reunirte y cuándo no

Las reuniones eficaces tienden a ser sobre las "3 d": decisiones, debates y discusiones importantes. A todo lo demás lo puedes manejar de forma asíncrona. Echa un vistazo a Meetings 101. ¿Algo te sorprendió o confundió?
Meetings 101

Paso 3: Califica tus reuniones

Una vez que sepas qué se considera digno de una reunión, puedes ver qué reuniones te funcionan. Completa la tarjeta de puntuación de la reunión. Cuando hayas terminado, reflexiona: ¿cómo te va en las "3 d"? ¿Notas algún patrón o tema?
Tarjeta de puntuación de la reunión

¿Cómo se comparan tus reuniones?

¿Has dominado las "3 d" o necesitas una reunión de limpieza? Completa la tarjeta de puntuación para averiguarlo.

Paso 4: Haz una limpieza de la reunión

Utiliza la hoja de trabajo de limpieza de la reunión a continuación para “limpiar” cualquier reunión que no sea para las "3 d". Si hay riesgos o inconvenientes en cortar una reunión o manejarla de forma asíncrona, piensa en cómo los abordarás. Por ejemplo, ¿podrías hacer que alguien más cercano al tema asista a la reunión y obtenga las notas después? ¿Podrías aceptar enviar actualizaciones de estado por chat a la misma hora todas las semanas? Incorpora este proceso a los objetivos compartidos de tu equipo para que estén siempre sincronizados. Cuando hayas terminado, elimina las reuniones que no necesites (solo asegúrate de avisar a tus compañeros de trabajo).
Limpieza de la reunión

Es hora de iniciar una limpieza general.

Utiliza esta hoja de trabajo para decidir qué cortar. ¿Te preguntas qué aplicaciones usar para las actualizaciones asíncronas? Echa un vistazo a nuestra hoja de referencia de herramientas de colaboración.

Hoja de trabajo de limpieza de reuniones

Paso 5: Consulta contigo mismo

Pasados 1 o 2 meses, reflexiona: ¿cómo funciona mi nuevo horario? Mientras tanto, si te siguen llamando a reuniones innecesarias, aquí tienes algunas formas de rechazarlas con respeto:

    ¡Gracias por incluirme! Estoy tratando de ser más disciplinado con mi horario. ¿Podríamos intentar primero por correo electrónico?

    ¡Estaré encantado de dejarte comentarios! Antes de programar una reunión, ¿podría intentar hacer la revisión en un documento? 

    Dado que este tema no es un debate, una decisión o una discusión, ¿podríamos intentar resolverlo de forma asíncrona?

    Tengo un caso grave de fatiga de Zoom. ¿Podemos intentar hacer una llamada telefónica a pie?

Más recursos

Tres victorias fáciles

Crea el hábito

  • Mañana: comparte tu próxima actualización de estado en un chat
  • La próxima semana: crea un documento personal en ejecución y actualízalo durante la semana para ahorrar tiempo en las reuniones
  • Trimestralmente: programa una reunión de “limpieza general” con tu equipo