Paso 1: Audita tus reuniones
Anota las sincronizaciones (como reuniones personales, reuniones de pie y reuniones de equipo) a las que asistes todas las semanas. ¿Qué notas?
Virtual First | Kit de eficacia
Reduce las reuniones innecesarias
Las reuniones innecesarias son uno de los pilares de mayor eficacia en el trabajo. Mediante un estudio se concluye que el 50 % de las reuniones son innecesarias. En otro estudio se calcula que los empleadores pierden 37 mil millones de USD al año en ellas. Las reuniones tienden a proliferar en el trabajo remoto, así que utiliza este taller para decidir qué reuniones importan y cuáles manejar de forma asíncrona.
40 MIN | EJERCICIO PERSONAL
Paso 2: Aprende cuándo reunirte y cuándo no
Las reuniones eficaces tienden a ser sobre las "3 d": decisiones, debates y discusiones importantes. A todo lo demás lo puedes manejar de forma asíncrona. Echa un vistazo a Meetings 101. ¿Algo te sorprendió o confundió?
Paso 3: Califica tus reuniones
Una vez que sepas qué se considera digno de una reunión, puedes ver qué reuniones te funcionan. Completa la tarjeta de puntuación de la reunión. Cuando hayas terminado, reflexiona: ¿cómo te va en las "3 d"? ¿Notas algún patrón o tema?
Paso 4: Haz una limpieza de la reunión
- Utiliza la siguiente hoja de trabajo de limpieza de reuniones para “limpiar” cualquier reunión que no esté relacionada con las "3 d". Si hay riesgos o inconvenientes en cortar una reunión o manejarla de forma asíncrona, piensa en cómo los abordarás. Por ejemplo, ¿podrías hacer que alguien que esté más familiarizado con el tema asista a la reunión y te facilite sus notas después? ¿Podrías acordar que se envíen actualizaciones de estado por chat a la misma hora todas las semanas? Esto permitirá a los miembros del equipo revisar las ideas en el momento que sea adecuado, en lugar de tener que asistir a otra reunión. Incorpora este proceso a los objetivos compartidos de tu equipo para que todos estén siempre en sintonía. Cuando hayas terminado, elimina las reuniones que no necesites (solo asegúrate de avisar a tus compañeros de trabajo).
Paso 5: Consulta contigo mismo
Pasados 1 o 2 meses, reflexiona: ¿cómo funciona mi nuevo horario? Mientras tanto, si te siguen llamando a reuniones innecesarias, aquí tienes algunas formas de rechazarlas con respeto:
¡Gracias por incluirme! Estoy tratando de ser más disciplinado con mi horario. ¿Podríamos intentar primero por correo electrónico? |
¡Estaré encantado de dejarte comentarios! Antes de programar una reunión, ¿podría intentar hacer la revisión en un documento? |
Dado que este tema no es un debate, una decisión o una discusión, ¿podríamos intentar resolverlo de forma asíncrona? |
Tengo un caso grave de fatiga de Zoom. ¿Podemos intentar hacer una llamada telefónica a pie? |
Más recursos
Tres victorias fáciles
Crea el hábito
- Mañana: comparte tu próxima actualización de estado en un chat
- La próxima semana: crea un documento personal en ejecución y actualízalo durante la semana para ahorrar tiempo en las reuniones
- Trimestralmente: programa una reunión de “limpieza general” con tu equipo