Colabora más rápido mejorando tus flujos de trabajo

Mientras que los equipos de Figma están ocupados desarrollando herramientas de diseño colaborativas y avanzadas, se apoyan en Dropbox para sus propios flujos de trabajo internos y con la idea de mejorar la comunicación.

Dec 22, 2020

Maisie Ho, directora de TI en Figma

 

En Figma, tenemos el objetivo de hacer que el diseño sea accesible para todo el mundo. Para lograr este objetivo, ofrecemos a nuestros clientes —diseñadores y equipos creativos— flujos de trabajo optimizados que les permiten crear, hacer pruebas y construir los mejores diseños posibles. Y con nuestros equipos internos, aplicamos el mismo proceso.

Empecé a trabajar en Figma como la primera persona contratada a tiempo completo para encargarme de todo lo relacionado con la tecnología. Soy muy consciente de que, para cumplir la misión de revolucionar la colaboración en la comunidad del diseño, nuestros equipos internos necesitan las mejores herramientas del mercado, de forma que puedan compartir archivos, trabajar codo con codo y organizar proyectos. Y todo, mientras creamos productos de vanguardia para nuestros clientes. 

Imagen decorativa
Logotipo de Figma

Una solución para organizarse y comunicarse mejor

 
En Figma existe una cultura colaborativa fácilmente palpable; de hecho, me di cuenta desde el primer momento en que empecé a trabajar con ellos. Sin embargo, había determinadas cosas que podían mejorarse. Contábamos con muchas herramientas que nos facilitaban el trabajo en equipo, pero no teníamos nada estandarizado. Como consecuencia, todos nuestros proyectos estaban desperdigados. 

Se guardaban diferentes versiones de los archivos y documentos de un mismo proyecto en varios sitios, lo cual acababa por confundirnos a todos. Además, esto hacía que muchas veces nos comunicáramos de forma circular. Perdíamos tiempo buscando los archivos que necesitábamos o preguntando a otros compañeros si sabían dónde estaban.

Mucho antes de la llegada de la pandemia, ya utilizábamos las videollamadas para colaborar. Numerosas actividades de las que organizábamos —reuniones en las que participaba toda la empresa, charlas, actividades de bienestar y varias sesiones de formación— se hacían por videoconferencia y las guardábamos para poder usarlas en el futuro. El problema era que no organizábamos de forma sistemática todo este material. Cuando necesitábamos ver alguna de estas grabaciones o transcripciones al cabo de un tiempo, o si queríamos que un nuevo empleado las consultara, no había manera de encontrarlas.

Teníamos a nuestra disposición las herramientas adecuadas, pero al no contar con un flujo de trabajo oficial, nadie sabía cómo acceder a los archivos.

Las reuniones en las que participaba toda la empresa eran las actividades que más dificultades nos generaban. Solemos rotar los anfitriones de nuestras reuniones semanales. Antes, la persona encargada de una reunión en concreto, recibía una gran cantidad de correos electrónicos en los que se le solicitaba una copia de la grabación. Si dicha persona no contestaba, o si, directamente, la gente ni siquiera sabía con quién tenía que ponerse en contacto, el mensaje acababa llegando a RR. HH. y la carga de trabajo de este departamento aumentaba.
Cómo trabaja Figma con Dropbox
“En Figma, trabajamos con Dropbox desde el principio, pero no gestionábamos esta herramienta de forma activa. Tenía claro que era la base perfecta para un conjunto de flujos de trabajo capaz de potenciar nuestra forma de colaborar, pero aún no habíamos empezado a aprovechar todo su potencial.”
Maisie Ho, directora de TI en Figma
Foto de Maisie Ho, directora de TI en Figma

Un mundo de integraciones

 
Dropbox se integra a la perfección con muchas de las plataformas que usamos a diario. Algunos de nuestros equipos ya habían incorporado esta plataforma a sus flujos de trabajo. Por ejemplo, nuestro departamento jurídico utiliza Dropbox junto con el software de gestión de contratos digitales Ironclad. Cuando redactan uno nuevo dentro de esta herramienta, este se archiva automáticamente en Dropbox y pasa a estar disponible. Al realizar algún cambio, ya sea añadir firmantes, reescribir cláusulas o modificar términos y condiciones, todo se actualiza instantáneamente en Dropbox, después de guardar los cambios en Ironclad.

Para el equipo jurídico, utilizar una versión anticuada de un contrato puede tener consecuencias desastrosas. Con Dropbox, siempre tienen claro cuál es la última versión.

Nuestro equipo jurídico también ha empezado a compartir contratos con nuestro equipo de ventas. Ahora, los representantes de ventas de Figma pueden ver estos contratos directamente en Dropbox. Así, ambos departamentos pueden trabajar juntos para garantizar que están coordinados en caso de negociación o de elaboración de un contrato. 
Colaboración en un mismo documento entre los equipos de ventas y jurídicos con Dropbox

Ahora también usamos Dropbox para incorporar nuevos empleados de TI porque se integra con la solución de acceso a identidades basada en la nube de Okta. Dropbox es compatible con SAML (Security Access Mark-up Language) y SCIM (System for Cross-Domain Identity Management) de Okta. Antes, el proceso de incorporación era manual. Ahora, al aprovisionar a un nuevo usuario, se le invita automáticamente a Dropbox. 

Puede parecer que el hecho de evitar tener que hacer clic en varios menús para incorporar a nuevos usuarios no es un gran cambio. Pero a gran escala, sí que aporta mucho. Solo en 2020, Figma pasó de tener 130 a 292 empleados, de modo que la integración ahorró a nuestro pequeño equipo de TI una gran cantidad de tiempo muy valioso en la creación de nuevas cuentas de usuario. 

Configurar la integración de Okta nos llevó menos de un día. De hecho, pasé más tiempo comunicando a nuestros empleados que tenían esta integración disponible y explicándoles cómo podían usarla que poniéndola en marcha.

La fuerza de poder elegir

A lo largo del último año, nuestros equipos han ido adoptando Dropbox Paper para documentar procesos y reuniones de equipo, preparar borradores de proyectos, crear listas de tareas, solicitar comentarios y colaborar entre departamentos y equipos. 

Sabemos que es difícil que una única solución se adapte a la perfección a las necesidades de todos. Por este motivo, todavía damos a nuestros equipos la posibilidad de elegir si quieren utilizar plataformas como Notion o Google Drive, pero lo cierto es que cada vez son más los que utilizan Dropbox. Algunos equipos y empleados individuales prefieren el aspecto o las funcionalidades de una plataforma en lugar de otra, a veces incluso cambian de plataforma según el proyecto. 

Aunque de momento seguimos poniendo estas plataformas a disposición de nuestros empleados, el aumento del uso de Dropbox nos ayudará a estandarizar los flujos de trabajo en el futuro.

Una carpeta compartida de Dropbox que contiene archivos .jpeg que se deben aprobar

Nuestro bote salvavidas en un momento de dificultades

 

Hemos experimentado un crecimiento enorme durante la pandemia a nivel mundial. Para nosotros, ha representado un gran desafío y Dropbox ha demostrado ser nuestro bote salvavidas en este momento lleno de dificultades. Debido a las diferentes restricciones que solicitaban refugiarnos en casa, tuvimos a más del doble de empleados trabajando desde su hogar en comparación con el año anterior. Afortunadamente, somos una empresa que cuenta con tecnología avanzada y esta transición fue relativamente fácil porque todas nuestras herramientas ya estaban en la nube y los empleados podían acceder a ellas trabajando a distancia.

Incluso cuando los empleados no tienen la posibilidad de compartir el mismo espacio físico, contar con las herramientas de colaboración correctas puede hacer que trabajar en equipo resulte más fácil y eficaz.

Si bien es verdad que ya no trabajamos compartiendo el mismo espacio físico, sí que compartimos un mismo espacio virtual a través de Dropbox. Seguimos intercambiando contenido, archivando los resúmenes de las reuniones, colaborando en documentos, firmando contratos y celebrando los progresos de nuestro equipo. La plataforma de Dropbox ha demostrado su potencial y su flexibilidad al ser capaz de adaptarse a nuestro crecimiento y al ayudarnos a superar todos los desafíos que se nos presentaron con la llegada de la pandemia. Dropbox nos ha ayudado a todos a aprovechar al máximo esta situación tan difícil.

La importancia de mejorar los flujos de trabajo

 

En Figma trabajamos con Dropbox desde el primer día, pero llevamos aprovechando su potencial solo desde este año. Al seguir creciendo, Dropbox se ha convertido en una herramienta que forma parte permanentemente de nuestro flujo de trabajo y ahora ya se ha integrado en la cultura de Figma.  A medida que avancemos con nuestro negocio, Dropbox seguirá siendo una parte integral de nuestra empresa para transformar aún más la forma en que los equipos de diseño de todo el mundo colaboran.

Nuestro próximo gran paso es concienciar sobre la integración de Dropbox con Finder en macOS. Llevamos a cabo todas nuestras operaciones en Mac, por lo que aprovechar al máximo esta integración significa que las personas puedan guardar sus archivos en Dropbox con la misma rapidez como los guardaran en su disco duro. Este es el procedimiento habitual en nuestro equipo jurídico, y lo ideal sería que todos los miembros de la empresa trabajaran así en el futuro.

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