Bessere Workflows sorgen für schnellere Zusammenarbeit

Während die Teams bei Figma damit beschäftigt sind, kollaborative, hochmoderne Design-Tools für Kreative zu entwickeln, verlassen sie sich für ihre internen Workflows und eine verbesserte Kommunikation auf Dropbox.

Dec 22, 2020

von Maisie Ho, IT-Managerin bei Figma

 

Figma möchte Design für jeden zugänglich machen. Genau das ist unsere Mission. Dieses Ziel erreichen wir, indem wir unseren Kunden – Designern und Kreativteams – optimierte Workflows bieten, mit denen sie bessere Designs entwickeln, testen und umsetzen können. Und unsere eigenen Teams stärken wir auf die gleiche Weise.

Ich war bei Figma die erste IT-Mitarbeiterin in Vollzeit. Angesichts unserer Mission, die Zusammenarbeit in der Design-Community zu revolutionieren, ist mir sehr bewusst, dass unsere internen Teams erstklassige Tools brauchen, um Dateien zu teilen, zusammenzuarbeiten und Projekte zu organisieren, mit denen wir innovative Produkte für unsere Kunden entwickeln. 

Dekoratives Bild
Figma-Logo

Eine Lösung für bessere Organisation und Kommunikation

 
Die Kultur der Zusammenarbeit von Figma ist wunderbar greifbar – das habe ich schon vom ersten Tag an gespürt. Aber wir hatten mit einigen Problemen zu kämpften. Wir nutzten zwar eine Reihe von Tools, mit denen unsere Mitarbeiter zusammenarbeiten konnten, es gab aber keine Standards. Infolgedessen waren unsere Projekte überall verteilt. 

Mehrere Versionen von Projektdateien und Dokumenten wurden an verschiedenen Orten gespeichert. Das war für alle verwirrend. Es gab viel unnötige Kommunikation, bei der viele Leute Zeit damit verschwendet haben, die für sie relevanten Dateien zu suchen oder anzufragen.

Schon lange vor der Pandemie haben wir für die Zusammenarbeit Videos genutzt. Unsere unternehmensweiten Meetings, Präsentationen, Wellness-Veranstaltungen und diversen Schulungen wurden remote per Videokonferenz abgehalten und für das zukünftige Abrufen archiviert. Leider waren wir auch hier nicht sehr gut organisiert. Wenn wir uns diese Videos und Notizen Wochen später ansehen oder einem neuen Mitarbeiter zeigen wollten, wusste niemand mehr wo sie waren.

Obwohl wir die richtigen Tools zur Hand hatten, gab es keinen offiziellen Workflow und die Leute wussten nicht, wo sie auf diese Dateien zugreifen konnten.

Besonders problematisch waren unsere unternehmensweiten Meetings. Die Gastgeber unserer wöchentlichen Meetings wechselten reihum, sodass derjenige, der das Meeting in einer bestimmten Woche durchgeführt hatte, anschließend mit Nachrichten überschwemmt wurde, in denen eine Kopie der Aufzeichnung angefordert wurde. Wenn Gastgeber nicht geantwortet haben oder wenn Mitarbeiter nicht wussten, wen sie kontaktieren sollten, wendeten sie sich an die Personalabteilung und sorgten dort für zusätzliche Arbeit.
Figma über die Arbeit mit Dropbox
“Wir haben Dropbox schon seit den ersten Anfängen von Figma verwendet, es aber nicht aktiv verwaltet. Mir war klar, dass Dropbox die perfekte Grundlage für eine Reihe von Workflows ist, die unsere Zusammenarbeit beflügeln würden, wir mussten dafür aber erst das volle Potenzial von Dropbox ausschöpfen.”
Maisie Ho, IT-Managerin bei Figma
Porträt von Maisie Ho, IT-Managerin bei Figma

Eine Welt der Integrationen

 
Dropbox integriert sich nahtlos in viele Plattformen, die wir täglich nutzen. Einige unserer Teams hatten Dropbox bereits in ihre Arbeitsabläufe eingebettet. Unsere Rechtsabteilung nutzt Dropbox zum Beispiel in Verbindung mit der Ironclad-Software für die digitale Vertragsverwaltung. Jeder neue Vertrag, der in Ironclad entworfen wird, wird automatisch archiviert und ist dann in Dropbox verfügbar. Alle Änderungen – Unterschreiben, Umformulieren von Klauseln oder Änderungen der allgemeinen Geschäftsbedingungen – werden sofort nach dem Speichern in Ironclad in Dropbox aktualisiert.

Für die Rechtsabteilung kann es katastrophale Folgen haben, wenn eine veraltete Version eines Vertrags verwendet wird. Mit Dropbox ist es immer absolut klar, welches die aktuellste Vertragsversion ist.

Unsere Rechtsabteilung hat auch begonnen, Verträge mit unserem Vertriebsteam zu teilen. Die Vertriebsmitarbeiter von Figma können diese Verträge nun in Dropbox einsehen und die beiden Abteilungen arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass bei Verhandlungen und Verträgen immer alle Beteiligten auf demselben Stand bleiben. 
Zusammenarbeit von Vertrieb und Rechtsabteilung auf Dokumentebene an Verträgen mit Dropbox

Wir verwenden Dropbox jetzt auch für das Onboarding neuer IT-Mitarbeiter, weil es eine Integration mit der cloudbasierten Identitäts- und Zugriffsmanagementlösung von Okta bietet. Dropbox unterstützt die SAML- (Security Access Mark-up Language) und SCIM-Funktionen (System for Cross-Domain Identity Management) von Okta. Früher mussten wir Nutzer manuell integrieren. Wenn wir jetzt einen neuen Nutzer bereitstellen, wird dieser automatisch zu Dropbox eingeladen. 

Es mag trivial klingen, dass wir uns nicht mehr durch eine Reihe von Menüs klicken müssen, um neue Nutzer zu integrieren. Es geht dabei aber um die Größenordnung. Figma ist allein im Jahr 2020 von 130 auf 292 Mitarbeiter angewachsen, weshalb unser kleines IT-Team durch diese Integration viel wertvolle Zeit beim Erstellen neuer Nutzerkonten eingespart hat. 

Das Einrichten der Okta-Integration hat weniger als einen Tag gedauert. Tatsächlich habe ich mehr Zeit damit verbracht, unseren Mitarbeitern die Verfügbarkeit und Verwendung des Systems zu vermitteln, als damit, es zum Laufen zu bringen.

Das Potenzial der Wahl

Im Laufe des letzten Jahres haben unsere Teams immer mehr auf Dropbox Paper zurückgegriffen, um Prozesse und Teambesprechungen zu dokumentieren, Projekte zu planen, Aufgabenlisten zu erstellen, Feedback einzuholen und abteilungs- und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten. 

Wir wissen, dass ein einheitlicher Ansatz nicht immer für alles geeignet ist, deshalb bieten wir unseren Teams weiterhin die Möglichkeit, Plattformen wie Notion oder Google Drive zu nutzen. Die Zahl unserer Dropbox-Nutzer wächst allerdings ständig. Manche Teams und einzelne Mitarbeiter bevorzugen die Oberflächen oder die Funktionen einer bestimmten Plattform. Manchmal wählen sie sogar unterschiedliche Plattformen aus, wenn sie an unterschiedlichen Projekten arbeiten. 

Auch wenn wir diese Wahlmöglichkeit vorerst weiterhin zur Verfügung stellen, wird die zunehmende Nutzung von Dropbox uns helfen, Workflows in Zukunft zu standardisieren.

Ein freigegebener Dropbox-Ordner mit JPEGs, der genehmigt werden muss

Ein Rettungsanker in schweren Zeiten

 

Während der Corona-Pandemie – die eine echte Herausforderung ist – haben wir ein enormes Wachstum erlebt und Dropbox hat sich in dieser Zeit als echter Rettungsanker erwiesen. Wegen diverser Lockdown-Maßnahmen haben mehr als doppelt so viele Mitarbeiter im Home-Office gearbeitet, als wir im Jahr davor vor Ort hatten. Glücklicherweise hatten wir als technologisch modern aufgestelltes Unternehmen einen relativ reibungslosen Übergang, weil sich all unsere Tools bereits in der Cloud befinden und remote verfügbar sind.

Selbst wenn Teams sich nicht in demselben physischen Raum befinden, kann die Zusammenarbeit mit den richtigen Tools einfach und leistungsstark verlaufen.

Auch wenn wir nicht mehr physisch zusammenarbeiten, erleben wir durch Dropbox eine gemeinsame virtuelle Umgebung. Wir teilen weiterhin Dateien, archivieren Meetings, arbeiten gemeinsam an Dokumenten, unterzeichnen Verträge und feiern die Fortschritte unseres Teams. Die Dropbox-Plattform hat sich als ausreichend leistungsstark und flexibel erwiesen, um mit unserem Wachstum zu skalieren, und hilft uns, die Herausforderungen der Pandemie erfolgreich zu meistern. Dropbox hat uns allen geholfen, aus dieser schwierigen Situation das Beste herauszuholen.

Das Bewusstsein für bessere Workflows schärfen

 

Figma nutzt Dropbox seit dem ersten Tag, aber erst im letzten Jahr haben wir das volle Potenzial ausgeschöpft. Während wir weiterhin wachsen, hat sich Dropbox als fester Bestandteil unseres Workflows etabliert und ist jetzt in die Kultur von Figma eingebettet.  Während wir unser Geschäft auf die nächste Stufe bringen, wird Dropbox maßgeblich zur weiteren Transformation der Zusammenarbeit von Designteams auf der ganzen Welt beitragen.

Unser nächster großer Schritt wird darin bestehen, das Bewusstsein für die Dropbox-Integration von Finder in macOS zu verbessern. Unser gesamter Betrieb läuft auf Mac-Computern. Durch diese Integration können die Mitarbeiter ihre Dateien genauso schnell in Dropbox speichern, wie auf ihren internen Festplatten. Für unsere Rechtsabteilung ist dies das Standardverfahren. Idealerweise werden in Zukunft alle Mitarbeiter bei Figma so arbeiten.