Smarte Workflows bieten schnellere Zusammenarbeit

von Maisie Ho, IT-Managerin bei Figma

 

Figma möchte Design für jeden zugänglich machen. Genau das ist unsere Mission. Dieses Ziel erreichen wir, indem wir unseren Kunden – Designern und Kreativteams – optimierte Workflows bieten, mit denen sie bessere Designs entwickeln, testen und umsetzen können. Und unsere eigenen Teams stärken wir auf die gleiche Weise.

Ich war bei Figma die erste IT-Mitarbeiterin in Vollzeit. Unsere Mission ist es, die Zusammenarbeit in der Design-Community zu revolutionieren, deshalb ist absolut klar, dass unsere internen Teams erstklassige Tools brauchen, um effektiv zusammenzuarbeiten, Dateien zu teilen und Projekte zu organisieren, mit denen wir innovative Produkte für unsere Kunden entwickeln. 

Eine Lösung für bessere Organisation und Kommunikation

Mehrere Versionen von Projektdateien und Dokumenten wurden an verschiedenen Orten gespeichert. Das war für alle verwirrend. Es gab viel unnötige Kommunikation, bei der viele Leute Zeit damit verschwendet haben, die für sie relevanten Dateien zu suchen oder anzufragen.

Schon lange vor der Pandemie haben wir für die Zusammenarbeit Videos genutzt. Unsere unternehmensweiten Meetings, Präsentationen, Wellness-Veranstaltungen und diversen Schulungen wurden remote per Videokonferenz abgehalten und für das zukünftige Abrufen archiviert. Leider waren wir auch hier nicht sehr gut organisiert. Wenn wir uns diese Videos und Notizen Wochen später ansehen oder einem neuen Mitarbeiter zeigen wollten, wusste niemand mehr wo sie waren.

Besonders problematisch waren unsere unternehmensweiten Meetings. Die Gastgeber unserer wöchentlichen Meetings wechselten reihum, sodass derjenige, der das Meeting in einer bestimmten Woche durchgeführt hatte, anschließend mit Nachrichten überschwemmt wurde, in denen eine Kopie der Aufzeichnung angefordert wurde. Wenn Gastgeber nicht geantwortet haben oder wenn Mitarbeiter nicht wussten, wen sie kontaktieren sollten, wendeten sie sich an die Personalabteilung und sorgten dort für zusätzliche Arbeit.

Eine Welt der Integrationen

Unsere Rechtsabteilung hat auch begonnen, Verträge mit unserem Vertriebsteam zu teilen. Die Vertriebsmitarbeiter von Figma können diese Verträge nun in Dropbox einsehen und die beiden Abteilungen arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass bei Verhandlungen und Verträgen immer alle Beteiligten auf demselben Stand bleiben. 

Wir verwenden Dropbox jetzt auch für das Onboarding neuer IT-Mitarbeiter, weil es eine Integration mit der cloudbasierten Identitäts- und Zugriffsmanagementlösung von Okta bietet. Dropbox unterstützt die SAML- (Security Access Mark-up Language) und SCIM-Funktionen (System for Cross-Domain Identity Management) von Okta. Früher mussten wir Nutzer manuell integrieren. Wenn wir jetzt einen neuen Nutzer bereitstellen, wird dieser automatisch zu Dropbox eingeladen. 

Es mag trivial klingen, dass wir uns nicht mehr durch eine Reihe von Menüs klicken müssen, um neue Nutzer zu integrieren. Es geht dabei aber um die Größenordnung. Figma ist allein im Jahr 2020 von 130 auf 292 Mitarbeiter angewachsen, weshalb unser kleines IT Management-Team durch diese Integration viel wertvolle Zeit beim Erstellen neuer Nutzerkonten eingespart hat. 

Das Einrichten der Okta-Integration hat weniger als einen Tag gedauert. Tatsächlich habe ich mehr Zeit damit verbracht, unseren Mitarbeitern die Verfügbarkeit und Verwendung des Systems zu vermitteln, als damit, es zum Laufen zu bringen.

Das Potenzial der Wahl

Im Laufe des letzten Jahres haben unsere Teams immer mehr auf Dropbox Paper zurückgegriffen, um Prozesse und Teambesprechungen zu dokumentieren, Projekte zu planen, Aufgabenlisten zu erstellen, Feedback einzuholen und die abteilungs- und funktionsübergreifende Zusammenarbeit an Inhalten zu verbessern. 

Wir wissen, dass ein einheitlicher Ansatz nicht immer für alles geeignet ist, deshalb bieten wir unseren Teams weiterhin die Möglichkeit, Plattformen wie Notion oder Google Drive zu nutzen. Die Zahl unserer Dropbox-Nutzer wächst allerdings ständig. Manche Teams und einzelne Mitarbeiter bevorzugen die Oberflächen oder die Funktionen einer bestimmten Plattform. Manchmal wählen sie sogar unterschiedliche Plattformen aus, wenn sie an unterschiedlichen Projekten arbeiten. 

Auch wenn wir diese Wahlmöglichkeit vorerst weiterhin zur Verfügung stellen, wird die zunehmende Nutzung von Dropbox uns helfen, Workflows in Zukunft zu standardisieren.

Auch wenn wir nicht mehr physisch zusammenarbeiten, erleben wir durch Dropbox eine gemeinsame virtuelle Umgebung. Wir teilen weiterhin Dateien, archivieren Meetings, arbeiten gemeinsam an Dokumenten, unterzeichnen Verträge und feiern die Fortschritte unseres Teams. Die Dropbox-Plattform hat sich als ausreichend leistungsstark und flexibel erwiesen, um mit unserem Wachstum zu skalieren, und hilft uns, die Herausforderungen der Pandemie erfolgreich zu meistern. Dropbox hat uns allen geholfen, aus dieser schwierigen Situation das Beste herauszuholen.

Das Bewusstsein für bessere Workflows schärfen

 

Figma nutzt Dropbox seit dem ersten Tag, aber erst im letzten Jahr haben wir das volle Potenzial ausgeschöpft. Während wir weiterhin wachsen, hat sich Dropbox als fester Bestandteil unseres Workflows etabliert und ist jetzt in die Kultur von Figma eingebettet.  Während wir unser Geschäft auf die nächste Stufe bringen, wird Dropbox maßgeblich zur weiteren Transformation der Zusammenarbeit von Designteams auf der ganzen Welt beitragen.

Unser nächster großer Schritt wird darin bestehen, das Bewusstsein für die Dropbox-Integration von Finder in macOS zu verbessern. Unser gesamter Betrieb läuft auf Mac-Computern. Durch diese Integration können die Mitarbeiter ihre Dateien genauso schnell in Dropbox speichern, wie auf ihren internen Festplatten. Für unsere Rechtsabteilung ist dies das Standardverfahren. Idealerweise werden in Zukunft alle Mitarbeiter bei Figma so arbeiten.