Des workflows optimisés pour une meilleure collaboration

Pour développer des outils de conception collaboratifs de pointe destinés aux créatifs, les équipes Figma s'appuient sur Dropbox pour leurs propres workflows internes et pour améliorer leur façon de communiquer.

Dec 22, 2020

Par Maisie Ho, responsable informatique chez Figma

 

Chez Figma, notre mission est de rendre le design accessible à tous. C'est dans cet objectif que nous proposons à nos clients (designers et créatifs) des workflows simplifiés pour créer, tester et concevoir les meilleurs designs qui soient. Et nous faisons de même au sein de nos équipes internes.

J'ai été la première à rejoindre Figma en temps qu'informaticienne à temps plein. Avec la mission qui est la nôtre de révolutionner la collaboration au sein de la communauté des designers, je suis parfaitement consciente que nos équipes internes ont besoin de s'appuyer sur les meilleurs outils de partage de fichiers, de collaboration et d'organisation de projets pour être en mesure de proposer des produits innovants à nos clients. 

Image décorative
Logo Figma

Une solution pour mieux s'organiser et communiquer

 
Chez Figma, la fibre collaborative est vraiment concrète, je l'ai ressentie dès le premier jour. Mais nous avons rencontré quelques problèmes : alors que nous utilisions des outils qui favorisaient la collaboration, rien n'était standardisé. Résultat : nos projets étaient complètement désorganisés. 

Différentes versions de documents et de fichiers de projet étaient enregistrées à différents endroits, ce qui semait la confusion. Nos communications avaient du mal à aboutir et les gens perdaient du temps à chercher ou à demander les fichiers dont ils avaient besoin.

Nous utilisions la vidéo pour collaborer bien avant la pandémie. Nos réunions d'entreprise, présentations et diverses sessions de formation étaient organisées à distance par vidéoconférence, et nous les archivions pour les réutiliser plus tard. Malheureusement, nous n'excellions pas dans leur organisation. Lorsque nous avions besoin de visionner ces vidéos et transcriptions plusieurs semaines plus tard, ou de les montrer à une nouvelle recrue, personne ne savait où les trouver.

Même si nous avions les outils appropriés à portée de main, aucun workflow officiel ne nous permettait d'accéder à ces fichiers.

Nos réunions d'entreprise étaient particulièrement problématiques. Nous animons les réunions hebdomadaires à tour de rôle, et la personne désignée pour une semaine en particulier était toujours inondée de messages demandant une copie de l'enregistrement. Si les hôtes ne répondaient pas ou si les gens ne savaient pas qui contacter, ils se tournaient vers le service RH, ce qui augmentait leur charge de travail.
Figma et la collaboration avec Dropbox
“Nous avons utilisé Dropbox dès les tout débuts de Figma, mais nous n'étions pas très efficaces. Je savais qu'il pouvait jouer un rôle majeur pour booster notre façon de collaborer, mais nous n'avions pas encore exploité tout son potentiel.”
Maisie Ho, responsable informatique chez Figma
Photo de Maisie Ho, responsable informatique chez Figma

Un monde d'intégrations

 
Dropbox s'intègre de manière transparente à de nombreuses plateformes que nous utilisons tous les jours. Certaines de nos équipes l'avaient déjà incorporé dans leurs workflows. Par exemple, notre service juridique utilise Dropbox avec Ironclad, un logiciel de gestion des contrats numériques. Dès qu'un nouveau contrat est rédigé dans Ironclad, il est automatiquement archivé et disponible dans Dropbox. Chaque changement, qu'il s'agisse d'ajouter des signataires, de reformuler des clauses ou de modifier des conditions d'utilisation, est instantanément mis à jour dans Dropbox après avoir été enregistré dans Ironclad.

Pour l'équipe juridique, utiliser une version obsolète d'un contrat peut avoir des conséquences désastreuses. Avec Dropbox, il n'y a aucun doute sur la version la plus récente d'un contrat.

Notre équipe juridique a également commencé à partager des contrats avec notre équipe commerciale. Les commerciaux de Figma peuvent désormais consulter ces contrats dans Dropbox, et les deux services travaillent main dans la main pour s'assurer que tout le monde reste en phase en ce qui concerne les négociations et les accords. 
Collaboration sur des contrats entre les équipes commerciales et juridiques avec Dropbox

Aujourd'hui, nous utilisons également Dropbox pour accueillir les nouvelles recrues du service informatique, car la plateforme s'intègre avec Okta, la solution cloud d'accès aux identités. Dropbox prend en charge les fonctionnalités SAML (Security Access Mark‑up Language) et SCIM (System for Cross‑Domain Identity Management) d'Okta. Avant, l'ajout de nouveaux utilisateurs se faisait manuellement. Maintenant, lorsque nous provisionnons un nouvel utilisateur, il est automatiquement invité dans Dropbox. 

Même si le fait de ne plus avoir à cliquer sur une série de menus pour ajouter de nouveaux utilisateurs peut sembler anodin, il faut remettre ça en contexte : en 2020, les effectifs de Figma sont passés de 130 à 292 employés. Ce mode d'intégration a donc permis à notre petite équipe informatique de gagner beaucoup de temps pour créer les nouveaux comptes utilisateur. 

Configurer l'intégration d'Okta a pris moins d'une journée. En fait, j'ai passé plus de temps à renseigner nos employés sur sa disponibilité et son utilisation que sur sa configuration.

Le pouvoir de choisir

L'année dernière, nos équipes ont utilisé Dropbox Paper régulièrement pour documenter les processus et les réunions d'équipe, présenter les projets, créer des listes de tâches, solliciter des commentaires et collaborer entre différents services et fonctions. 

Comme nous savons qu'imposer une stratégie unique ne fonctionne pas toujours, nous offrons à nos équipes la possibilité d'utiliser des plateformes comme Notion ou Google Drive, mais nous constatons que le nombre d'utilisateurs de Dropbox ne cesse de croître. Certaines équipes et certains employés préfèrent l'apparence ou les fonctionnalités d'une plateforme par rapport à une autre, et parfois ils choisissent différentes plateformes pour différents projets. 

Même si nous continuons pour l'instant à rendre ces outils disponibles, à l'avenir, l'utilisation plus globale de Dropbox nous aidera à standardiser les workflows.

Un dossier Dropbox partagé contenant des fichiers .jpeg qui doivent être approuvés

Une planche de salut pendant une période difficile

 

Nous avons connu une croissance majeure pendant la pandémie (un défi intéressant !) et Dropbox a été notre planche de salut pendant cette période. À la suite des différentes vagues de confinement, deux fois plus d'employés travaillaient à domicile que sur site l'année précédente. Heureusement, en tant qu'entreprise à la pointe de la technologie dont tous les outils étaient déjà dans le cloud et accessibles à distance, la transition a été relativement facile.

Même lorsque les équipes ne sont pas dans le même espace physique, les outils appropriés peuvent simplifier et optimiser la collaboration.

Puisque nous ne travaillons plus dans un espace physique partagé, nous faisons l'expérience d'un espace virtuel partagé via Dropbox. Nous continuons à partager des fichiers, archiver des réunions, collaborer sur des documents, signer des contrats et saluer l'avancement de notre équipe. La plateforme Dropbox s'est révélée suffisamment puissante et flexible pour accompagner notre croissance et nous aider à relever les défis de la pandémie. Dropbox nous a tous aidés à tirer le meilleur parti de cette situation difficile.

L'importance d'améliorer les workflows

 

Même si Figma utilise Dropbox depuis ses tout débuts, ce n'est que l'année dernière que nous avons pleinement réalisé son potentiel. Au fil de notre croissance, Dropbox est devenu un élément permanent de notre workflow et fait désormais partie intégrante de la culture de Figma. Alors que l'entreprise franchit un nouveau cap, nous savons que nous pouvons compter sur Dropbox pour continuer à façonner le mode de collaboration des équipes de design du monde entier.

La prochaine grande étape consiste à faire connaître l'intégration du Finder sur macOS. Nous travaillons intégralement sur Mac, et avec cette intégration les utilisateurs peuvent enregistrer leurs fichiers dans Dropbox aussi rapidement qu'ils peuvent les enregistrer sur leurs disques durs internes. C'est une procédure standard pour notre équipe juridique, et l'idéal serait que tout le monde dans l'entreprise en fasse autant à l'avenir.

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