Mejores flujos de trabajo conducen a una colaboración más rápida

por Maisie Ho, gerente de TI de Figma

 

En Figma, nuestra misión es hacer que el diseño sea accesible para todos. Logramos ese objetivo al fortalecer a nuestros clientes (diseñadores y equipos creativos) con flujos de trabajo optimizados que les permiten crear, probar y construir mejores diseños. Y empleamos ese mismo recurso dentro de nuestros propios equipos internos.

Me incorporé a Figma como la primera empleada de TI a tiempo completo de la empresa emergente. Soy muy consciente de que, con la misión de revolucionar la colaboración en la comunidad del diseño, nuestros equipos internos necesitan las mejores herramientas para compartir archivos de forma segura y para trabajar juntos y organizar proyectos mientras creamos productos de vanguardia para nuestros clientes. 

Una solución para organizarse y comunicarse mejor

Se guardaron múltiples versiones de archivos y documentos de proyectos en varias ubicaciones, lo que confundió a todos. Mantuvimos una gran cantidad de comunicación circular, donde muchas personas perdieron tiempo buscando o pidiendo los archivos que necesitaban.

Utilizamos videos para colaborar mucho antes de la pandemia. Nuestras reuniones de toda la empresa, eventos de demostraciones, eventos de bienestar y diferentes sesiones de capacitación se llevaron a cabo de forma remota mediante videoconferencia, y los archivamos para uso futuro. Lamentablemente, tampoco fuimos muy buenos organizando esto. Cuando debíamos ver estos videos y transcripciones semanas después, o mostrárselos a un empleado nuevo, nadie sabía dónde encontrarlos.

Nuestras reuniones en toda la empresa fueron muy problemáticas. Rotamos los anfitriones de nuestras reuniones semanales, por lo que quien las dirigió en una semana en particular se inundaba de mensajes solicitando una copia de la grabación. Si los anfitriones no respondían, o si las personas no sabían a quién contactar en primer lugar, entonces llamaban a RR. HH., y eso aumentaba la carga de trabajo de ese departamento.

Un mundo de integraciones

Nuestro departamento legal también ha comenzado a compartir contratos con nuestro Departamento de ventas. Los representantes de ventas de Figma ahora pueden ver estos contratos en Dropbox, y los dos departamentos trabajan juntos para garantizar que todos estén en sintonía con las negociaciones y los acuerdos. 

Ahora utilizamos Dropbox también para incorporar empleados nuevos de TI, porque se integra con la solución de acceso a la identidad basada en la nube de Okta. Dropbox es compatible con las características SAML (lenguaje de marcado de acceso de seguridad) y SCIM (sistema para la administración de identidades entre dominios) de Okta. Debíamos incorporar usuarios manualmente. Ahora, cuando aprovisionamos a un usuario nuevo, se lo invita automáticamente a Dropbox. 

Si bien el hecho de que ya no es necesario hacer clic en una serie de menús para incorporar usuarios nuevos puede parecer algo trivial, es realmente una cuestión de avance. Figma pasó de 130 a 292 empleados solo en 2020, por lo que la integración le ahorró a nuestro pequeño equipo de administración de TI mucho tiempo valioso en la creación de nuevas cuentas de usuario. 

Configurar la integración de Okta en sí mismo demoró menos de un día. De hecho, pasé más tiempo comunicando su disponibilidad y uso a nuestros empleados que poniéndolo en marcha.

El poder de la elección

Durante el último año, nuestros equipos han adoptado de manera constante Dropbox Paper para documentar procesos y reuniones de equipo, delinear proyectos, crear listas de tareas, solicitar comentarios y mejorar la colaboración entre departamentos y funciones. 

Sabemos que un único tamaño no siempre se ajusta a todos, por lo que seguimos ofreciendo a nuestros equipos la opción de usar plataformas, como Notion o Google Drive, pero nuestra base de usuarios de Dropbox crece constantemente. Algunos equipos y empleados individuales prefieren el aspecto o las funcionalidades de una plataforma sobre otra, a veces incluso eligen diferentes plataformas cuando trabajan en distintos proyectos. 

Si bien continuamos dejándolos a disposición del usuario por el momento, aumentar el uso de Dropbox nos ayudará a estandarizar los flujos de trabajo en el futuro.

Si bien ya no trabajamos en un espacio físico compartido, podemos experimentar un espacio virtual compartido a través de Dropbox. Continuamos compartiendo archivos, archivando reuniones, colaborando en documentos, firmando contratos y celebrando el progreso de nuestro equipo. La plataforma de Dropbox ha demostrado ser lo suficientemente sólida y flexible como para acompañar nuestro crecimiento y ayudarnos a enfrentar los desafíos de la pandemia. Dropbox nos ha ayudado a todos a sacar lo mejor de esta difícil situación.

Tomar conciencia de mejores flujos de trabajo

 

Figma ha utilizado Dropbox desde el primer día, pero solo en el último año nos dimos cuenta de todo su potencial. A medida que continuamos creciendo, Dropbox se ha convertido en una parte permanente de nuestro flujo de trabajo y ahora está en la cultura de Figma.  A medida que llevamos nuestro negocio al siguiente nivel, Dropbox será parte integral para transformar aún más la forma en que colaboran los equipos de diseño de todo el mundo.

Nuestro próximo gran impulso es generar conciencia sobre la integración del Finder de Dropbox en macOS. Ejecutamos toda nuestra operación en Mac, por lo que aprovechar al máximo esta integración significa que las personas pueden guardar sus archivos en Dropbox tan rápido como pueden guardarlos en sus discos duros internos. Este es un procedimiento estándar para nuestro equipo del Departamento legal, e idealmente todos los miembros de la empresa trabajarán de esta manera en el futuro.