Mejores flujos de trabajo conducen a una colaboración más rápida

Aunque los equipos de Figma están ocupados creando herramientas de diseño colaborativas y de vanguardia para creativos, confían en Dropbox para sus propios flujos de trabajo internos y para mejorar la comunicación.

Dec 22, 2020
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por Maisie Ho, gerente de TI de Figma

 

En Figma, nuestra misión es hacer que el diseño sea accesible para todos. Logramos ese objetivo al fortalecer a nuestros clientes (diseñadores y equipos creativos) con flujos de trabajo optimizados que les permiten crear, probar y construir mejores diseños. Y empleamos ese mismo recurso dentro de nuestros propios equipos internos.

Me incorporé a Figma como la primera empleada de TI a tiempo completo de la empresa emergente. Soy muy consciente de que, con la misión de revolucionar la colaboración en la comunidad del diseño, nuestros equipos internos necesitan las mejores herramientas para compartir archivos, trabajar juntos y organizar proyectos mientras creamos productos de vanguardia para nuestros clientes. 

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Logo de Figma

Una solución para organizarse y comunicarse mejor

 
La cultura colaborativa de Figma es maravillosamente palpable, algo que sentí en el momento en que comencé. Sin embargo, tuvimos algunos problemas: aunque usamos varias herramientas que permitieron que las personas trabajaran juntas, no se estandarizó nada. Como resultado, nuestros proyectos estaban por todos lados. 

Se guardaron múltiples versiones de archivos y documentos de proyectos en varias ubicaciones, lo que confundió a todos. Mantuvimos una gran cantidad de comunicación circular, donde muchas personas perdieron tiempo buscando o pidiendo los archivos que necesitaban.

Utilizamos videos para colaborar mucho antes de la pandemia. Nuestras reuniones de toda la empresa, eventos de demostraciones, eventos de bienestar y diferentes sesiones de capacitación se llevaron a cabo de forma remota mediante videoconferencia, y los archivamos para uso futuro. Lamentablemente, tampoco fuimos muy buenos organizando esto. Cuando debíamos ver estos videos y transcripciones semanas después, o mostrárselos a un empleado nuevo, nadie sabía dónde encontrarlos.

Si bien teníamos las herramientas adecuadas al alcance de la mano, no había un flujo de trabajo oficial y la gente no sabía cómo acceder a estos archivos.

Nuestras reuniones en toda la empresa fueron muy problemáticas. Rotamos los anfitriones de nuestras reuniones semanales, por lo que quien las dirigió en una semana en particular se inundaba de mensajes solicitando una copia de la grabación. Si los anfitriones no respondían, o si las personas no sabían a quién contactar en primer lugar, entonces llamaban a RR. HH., y eso aumentaba la carga de trabajo de ese departamento.
Figma: sobre cómo trabajar con Dropbox
“Veníamos usando Dropbox desde los primeros días de Figma, pero no lo administrábamos activamente. Sabía que era la base perfecta para un conjunto de flujos de trabajo que potenciarían la forma en que colaboramos, pero aún no habíamos aprovechado todo su potencial.”
Maisie Ho, gerente de TI de Figma
Primer plano de Maisie Ho, gerente de TI de Figma

Un mundo de integraciones

 
Dropbox se integra a la perfección con muchas plataformas que usamos todos los días. Algunos de nuestros equipos ya lo habían incorporado a sus flujos de trabajo. Por ejemplo, nuestro Departamento legal utiliza Dropbox junto con el software de gestión de contratos digitales Ironclad. Siempre que se redacta un nuevo contrato en Ironclad, se archiva automáticamente y está disponible en Dropbox. Cuando se realiza algún cambio, ya sea agregar firmantes, reescribir cláusulas o modificar condiciones de uso, todo se actualiza instantáneamente en Dropbox después de que se guarda en Ironclad.

Para el Departamento legal, usar una versión desactualizada de un acuerdo puede tener consecuencias desastrosas. Con Dropbox, nunca hay confusión sobre la versión más reciente de un acuerdo.

Nuestro departamento legal también ha comenzado a compartir contratos con nuestro Departamento de ventas. Los representantes de ventas de Figma ahora pueden ver estos contratos en Dropbox, y los dos departamentos trabajan juntos para garantizar que todos estén en sintonía con las negociaciones y los acuerdos. 
Colaboración en documentos entre los equipos de ventas y legal en contratos con Dropbox

Ahora utilizamos Dropbox también para incorporar empleados nuevos de TI, porque se integra con la solución de acceso a la identidad basada en la nube de Okta. Dropbox es compatible con las características SAML (lenguaje de marcado de acceso de seguridad) y SCIM (sistema para la administración de identidades entre dominios) de Okta. Debíamos incorporar usuarios manualmente. Ahora, cuando aprovisionamos a un usuario nuevo, se lo invita automáticamente a Dropbox. 

Si bien el hecho de que ya no es necesario hacer clic en una serie de menús para incorporar usuarios nuevos puede parecer algo trivial, es realmente una cuestión de avance. Figma pasó de 130 a 292 empleados solo en 2020, por lo que la integración le ahorró a nuestro pequeño equipo de TI mucho tiempo valioso en la creación de nuevas cuentas de usuario. 

Configurar la integración de Okta en sí mismo demoró menos de un día. De hecho, pasé más tiempo comunicando su disponibilidad y uso a nuestros empleados que poniéndolo en marcha.

El poder de la elección

Durante el último año, nuestros equipos han adoptado de manera constante Dropbox Paper para documentar procesos y reuniones de equipo, delinear proyectos, crear listas de tareas, solicitar comentarios y colaborar entre departamentos y funciones. 

Sabemos que un único tamaño no siempre se ajusta a todos, por lo que seguimos ofreciendo a nuestros equipos la opción de usar plataformas, como Notion o Google Drive, pero nuestra base de usuarios de Dropbox crece constantemente. Algunos equipos y empleados individuales prefieren el aspecto o las funcionalidades de una plataforma sobre otra, a veces incluso eligen diferentes plataformas cuando trabajan en distintos proyectos. 

Si bien continuamos dejándolos a disposición del usuario por el momento, aumentar el uso de Dropbox nos ayudará a estandarizar los flujos de trabajo en el futuro.

Una carpeta compartida de Dropbox que contiene archivos .jpeg que se deben aprobar

Un salvavidas durante un momento difícil

 

Vivimos un crecimiento enorme durante la pandemia, que ha sido un buen desafío, y Dropbox demostró ser un salvavidas durante este tiempo. Como resultado de varios pedidos de refugio en el lugar, tuvimos más del doble de empleados trabajando desde su casa que en las oficinas el año anterior. Por fortuna, como empresa de tecnología avanzada, tuvimos una transición relativamente fluida, porque todas nuestras herramientas ya están en la nube y se puede acceder a ellas de forma remota.

Incluso cuando los equipos no pueden compartir un espacio físico, las herramientas de colaboración adecuadas pueden hacer que trabajar juntos sea fácil y eficaz.

Si bien ya no trabajamos en un espacio físico compartido, podemos experimentar un espacio virtual compartido a través de Dropbox. Continuamos compartiendo archivos, archivando reuniones, colaborando en documentos, firmando contratos y celebrando el progreso de nuestro equipo. La plataforma de Dropbox ha demostrado ser lo suficientemente sólida y flexible como para acompañar nuestro crecimiento y ayudarnos a enfrentar los desafíos de la pandemia. Dropbox nos ha ayudado a todos a sacar lo mejor de esta difícil situación.

Tomar conciencia de mejores flujos de trabajo

 

Figma ha utilizado Dropbox desde el primer día, pero solo en el último año nos dimos cuenta de todo su potencial. A medida que continuamos creciendo, Dropbox se ha convertido en una parte permanente de nuestro flujo de trabajo y ahora está en la cultura de Figma.  A medida que llevamos nuestro negocio al siguiente nivel, Dropbox será parte integral para transformar aún más la forma en que colaboran los equipos de diseño de todo el mundo.

Nuestro próximo gran impulso es generar conciencia sobre la integración del Finder de Dropbox en macOS. Ejecutamos toda nuestra operación en Mac, por lo que aprovechar al máximo esta integración significa que las personas pueden guardar sus archivos en Dropbox tan rápido como pueden guardarlos en sus discos duros internos. Este es un procedimiento estándar para nuestro equipo del Departamento legal, e idealmente todos los miembros de la empresa trabajarán de esta manera en el futuro.

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