ワークフローの改善で共同作業をスムーズに

Figma のチームは、クリエイティブ人材向けに最先端のコラボレーション型デザイン ツールを構築する一方、社内のワークフローとコミュニケーションの向上のために Dropbox を利用しています。

Dec 22, 2020
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Figma IT 部門マネージャー メイジー・ホー氏に聞く

 

Figma の使命は、デザインを誰にでも使えるものにすることです。よりよいデザインの開発、テスト、構築を可能にする合理化されたワークフローを提供し、当社のお客様であるデザイナーやクリエイティブ チームの業務を効率化することで、その目標を達成したいと考えています。また、お客様に提供しているものと同じ効率化ツールを社内チームでも採用しています。

私は、設立から間もない頃、初の IT 部門正社員として Figma に入社しました。デザイン コミュニティの共同作業を変革するという使命を帯びた社内チームが、お客様のために最先端の製品を作り出すには、ファイルの共有、共同作業、プロジェクトの整理をするための最高水準のツールが欠かせないことをつくづく感じています。 

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Figma のロゴ

データ整理とコミュニケーションの効率化を実現するソリューション

 
Figma ではコラボレーションを大切にする文化が顕著で、それは入社したときから感じていました。しかし問題がなかったわけではありません。共同作業をするためにさまざまなツールを使用していたのですが、まったく統一されていなかったのです。そのため、プロジェクト ファイルがあちこちに分散している状態でした。

プロジェクト ファイルやドキュメントのバージョンがいくつもあり、保存場所もバラバラで、誰もが混乱していました。コミュニケーションが堂々巡りになることも頻繁にあり、多くの人が必要なファイルを探したり、請求したりするために時間を浪費していたのです。

当社ではコロナ禍に見舞われるずっと前に、動画を利用したコラボレーションを実施したことがあります。ウェブ会議用のツールを利用して全社ミーティング、プレゼン、健康増進イベント、さまざまなトレーニング セッションなどをリモートで開催し、後で利用することを想定してアーカイブしていました。ただ、こうしたデータもうまく整理できていませんでした。保存した動画や記録データを数週間後に閲覧しようとしても、あるいは新入社員に見せたいと思っても、どこにあるのか誰にもわかりません。

会社にはすぐに使える適切なツールが用意されていましたが、正式なワークフローはなく、社員はファイルにアクセスする方法を知りませんでした。

全社ミーティングには特に問題がありました。週次ミーティングの司会は持ち回りでやっているので、ある週の司会を担当した人には、録音データのコピーを請求するメッセージが大量に届きます。司会者から返信がなかった場合や、それ以前に誰が連絡先なのか不明な場合、社員は人事部に問い合わせようとするため、人事部にとって余計な負担が増えてしまいます。
Figma による Dropbox の活用
“Figma では創業間もない頃から Dropbox を使っていましたが、積極的に運用していませんでした。共同作業の仕組みを飛躍的に改善するワークフローの構築に最適な基盤であることを知りながら、その可能性を十分に活かしきれていなかったのです。”
Figma IT 部門マネージャー メイジー・ホー氏
Figma の IT 部門マネージャー メイジー・ホー氏の顔写真

インテグレーションの世界

 
Dropbox は、当社が日々の業務に使用している多くのプラットフォームとシームレスに連携しています。一部のチームでは、すでにワークフローへの組み込みが完了していました。たとえば法務部門では、Dropbox を Ironclad の電子契約管理ソフトウェアと組み合わせて使用しています。Ironclad で新しい契約書の草案を作成すると、それが自動的にアーカイブされ、Dropbox で利用できるようになります。また、法務部門が署名者の追加や条項の書き換え、利用規約の修正などの変更を行うと、Ironclad に保存された後、Dropbox ですべてが即座に更新されます。

法務部門にとって、古いバージョンの契約書を使用することは深刻な結果を招く危険性があります。Dropbox を使用すれば、契約書の最新バージョンがわからなくなるようなことはありません。

法務部門では、営業部門と契約書を共有する取り組みも始まっています。Figma の営業担当者は Dropbox で契約書を閲覧できるようになり、2 つの部門が連携することで、交渉や契約についての最新情報を確実に共有できるようになりました。
Dropbox 上で営業チームと法務チームが契約関連文書を共同編集

また、Dropbox は Okta が提供するクラウドベースの ID アクセス管理ソリューションと連携しているので、IT 部門では新規採用者のオンボーディングに使用しています。Dropbox は、Okta の SAML(セキュリティ アサーション マークアップ言語)や SCIM(クロスドメイン アイデンティティ管理システム)機能をサポートしています。以前はユーザーのオンボーディングを手作業で行う必要がありましたが、今では新規ユーザーのプロビジョニングを行うと、Dropbox への招待が自動で実行されます。

新規ユーザーをオンボーディングするのに複雑な手順を踏む必要がなくなったのは一見ささいなことに思えますが、要は規模の問題です。Figma の従業員は 2020 年だけで 130 人から 292 人に増えています。つまり、インテグレーションの利用によって小規模な IT 部門が新規ユーザーのアカウント作成に対応するために費やす時間を大幅に短縮できたことになります。

Okta インテグレーション自体の設定には 1 日もかかりませんでした。実際には稼働を開始することよりも、その有効性や使用方法を社員に伝えることに時間をかけました。

選択できることのメリット

昨年、当社のチームは Dropbox Paper の導入を着実に進め、プロセスやチーム会議の文書化、プロジェクトの説明、To-do リストの作成、フィードバックの依頼、部門間や部署間の共同作業に活用してきました。 

1 つのソリューションですべてに対応できるとは限らないので、Notion や Google ドライブなどのプラットフォームをチームが任意で使用できるようにしていますが、当社の Dropbox ユーザーは増え続けています。一部のチームや個々の従業員には、あるプラットフォームのインターフェースや操作性が別のものより好みに合うということもありますし、いつもと違うプロジェクトに取り組むため普段とは異なるプラットフォームを選択することもあります。

当面はそれらの選択肢を維持するつもりですが、Dropbox の使用頻度を増やすことは、今後のワークフローを標準化するうえできっと役に立つと考えています。

承認が必要な .jpeg ファイルが入っている Dropbox の共有フォルダ

困難な時代のライフライン

 

当社は世界的なパンデミックの渦中で大きな成長を遂げました。当社にとっては難しい課題でしたが、Dropbox がそのような時代のライフラインであることが証明されたのです。さまざまな自宅待機令が出された結果、在宅勤務の従業員数は前年の 2 倍以上に増えました。さいわい、テクノロジーの最先端を行く企業として、すべての社内ツールがすでにクラウド化され、リモートでアクセスできる状態だったので、移行は比較的順調でした。

チームが物理的な空間を共有できなくても、適切なコラボレーション ツールを使用すれば、スムーズで効率的な共同作業が可能になります。

同じ空間で作業することはなくなりましたが、Dropbox を介してバーチャル スペースを共有できます。全員が以前と同じようにファイルの共有、会議のアーカイブ、ドキュメント上での共同作業、契約書の署名を行い、チームの成長を喜び合っています。Dropbox のプラットフォームは、会社の成長に合わせた拡張が可能で、コロナ禍における課題に対応できるパワフルさと柔軟性を備えていることを実証できました。全員が困難な状況下でも最善を尽くせたのは、Dropbox のおかげです。

ワークフロー改善についての認識を高める

 

Figma では設立当初から Dropbox を使っていますが、その可能性を最大限に引き出せたのはこの 1 年でした。会社が成長を続けるにつれ、Dropbox はワークフローに欠かせない要素となり、今では Figma の文化にしっかりと織り込まれています。ビジネスを次の段階に発展させるにあたって、Dropbox は世界中のデザイン チームの共同作業にさらなる変革を起こすために不可欠な存在になるでしょう。

次の大きな課題は、macOS での Dropbox の Finder インテグレーションについて認識を高めることです。当社ではすべての業務を Mac で行っていますので、このインテグレーションを最大限に活用すれば、すべての社員がファイルを内蔵ハード ドライブに保存するのと同じ速さで Dropbox に保存できるようになります。これは法務部門では標準的な手順ですが、全社員が将来この方法で働くようになることが理想です。

Dropbox で共同作業をスムーズに

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