Figma のチームは、クリエイティブ人材向けに最先端のコラボレーション型デザイン ツールを構築する一方、社内のワークフローとコミュニケーションの向上のために Dropbox を利用しています。
Figma IT 部門マネージャー メイジー・ホー氏に聞く
Figma の使命は、デザインを誰にでも使えるものにすることです。よりよいデザインの開発、テスト、構築を可能にする合理化されたワークフローを提供し、当社のお客様であるデザイナーやクリエイティブ チームの業務を効率化することで、その目標を達成したいと考えています。また、お客様に提供しているものと同じ効率化ツールを社内チームでも採用しています。
私は、設立から間もない頃、初の IT 部門正社員として Figma に入社しました。デザイン コミュニティの共同作業を変革するという使命を帯びた社内チームが、お客様のために最先端の製品を作り出すには、安全なファイルの共有、共同作業、プロジェクトの整理を行う最高水準のツールが欠かせないことをつくづく感じています。
プロジェクト ファイルやドキュメントのバージョンがいくつもあり、保存場所もバラバラで、誰もが混乱していました。コミュニケーションが堂々巡りになることも頻繁にあり、多くの人が必要なファイルを探したり、請求したりするために時間を浪費していたのです。
当社ではコロナ禍に見舞われるずっと前に、動画を利用したコラボレーションを実施したことがあります。ウェブ会議用のツールを利用して全社ミーティング、プレゼン、健康増進イベント、さまざまなトレーニング セッションなどをリモートで開催し、後で利用することを想定してアーカイブしていました。ただ、こうしたデータもうまく整理できていませんでした。保存した動画や記録データを数週間後に閲覧しようとしても、あるいは新入社員に見せたいと思っても、どこにあるのか誰にもわかりません。
会社にはすぐに使える適切なツールが用意されていましたが、正式なワークフローはなく、社員はファイルにアクセスする方法を知りませんでした。
法務部門にとって、古いバージョンの契約書を使用することは深刻な結果を招く危険性があります。Dropbox を使用すれば、契約書の最新バージョンがわからなくなるようなことはありません。
また、Dropbox は Okta が提供するクラウドベースの ID アクセス管理ソリューションと連携しているので、IT 部門では新規採用者のオンボーディングに使用しています。Dropbox は、Okta の SAML（セキュリティ アサーション マークアップ言語）や SCIM（クロスドメイン アイデンティティ管理システム）機能をサポートしています。以前はユーザーのオンボーディングを手作業で行う必要がありましたが、今では新規ユーザーのプロビジョニングを行うと、Dropbox への招待が自動で実行されます。
新規ユーザーをオンボーディングするのに複雑な手順を踏む必要がなくなったのは一見ささいなことに思えますが、要は規模の問題です。Figma の従業員は 2020 年だけで 130 人から 292 人に増えています。つまり、インテグレーションの利用によって小規模な IT 管理チームが新規ユーザーのアカウント作成に対応するために費やす時間を大幅に短縮できたことになります。
Okta インテグレーション自体の設定には 1 日もかかりませんでした。実際には稼働を開始することよりも、その有効性や使用方法を社員に伝えることに時間をかけました。
昨年、当社のチームは Dropbox Paper の導入を着実に進め、プロセスやチーム会議の文書化、プロジェクトの説明、To-do リストの作成、フィードバックの依頼、部門間や部署間でのコンテンツ共同作業の促進に活用してきました。
1 つのソリューションですべてに対応できるとは限らないので、Notion や Google ドライブなどのプラットフォームをチームが任意で使用できるようにしていますが、当社の Dropbox ユーザーは増え続けています。一部のチームや個々の従業員には、あるプラットフォームのインターフェースや操作性が別のものより好みに合うということもありますし、いつもと違うプロジェクトに取り組むため普段とは異なるプラットフォームを選択することもあります。
当面はそれらの選択肢を維持するつもりですが、Dropbox の使用頻度を増やすことは、今後のワークフローを標準化するうえできっと役に立つと考えています。
チームが物理的な空間を共有できなくても、適切なコラボレーション ツールを使用すれば、スムーズで効率的な共同作業が可能になります。
当社は世界的なパンデミックの渦中で大きな成長を遂げました。当社にとっては難しい課題でしたが、Dropbox がそのような時代のライフラインであることが証明されたのです。さまざまな自宅待機令が出された結果、在宅勤務の従業員数は前年の 2 倍以上に増えました。幸い、テクノロジーの最先端を行く企業として、すでにクラウド ストレージを活用しており、ツールにはリモートでアクセスできる状態だったので、移行は比較的順調でした。
Figma では設立当初から Dropbox を使っていますが、その可能性を最大限に引き出せたのはこの 1 年でした。会社が成長を続けるにつれ、Dropbox はワークフローに欠かせない要素となり、今では Figma の文化にしっかりと織り込まれています。ビジネスを次の段階に発展させるにあたって、Dropbox は世界中のデザイン チームの共同作業にさらなる変革を起こすために不可欠な存在になるでしょう。
次の大きな課題は、macOS での Dropbox の Finder インテグレーションについて認識を高めることです。当社ではすべての業務を Mac で行っていますので、このインテグレーションを最大限に活用すれば、すべての社員がファイルを内蔵ハード ドライブに保存するのと同じ速さで Dropbox に保存できるようになります。これは法務部門では標準的な手順ですが、全社員が将来この方法で働くようになることが理想です。
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