Vous êtes‑vous lancé dans le télétravail ?

Si ce n'est pas le cas, il est temps de libérer votre équipe des quatre murs du bureau. Voilà pourquoi.

Une mère assise sur un balcon en face de son enfant fait du télétravail sur son ordinateur portable

Qu'est‑ce que le télétravail ?

Le travail à distance est une autre façon de désigner le travail à domicile, car le plus souvent, il sous‑entend l'absence d'un bureau auquel on se rend. Vous avez également peut‑être entendu les termes “télétravail“, “travail à distance“ ou “environnement de travail flexible“. Les télétravailleurs peuvent travailler à temps plein pour une entreprise, être employés à temps partiel par plusieurs entreprises ou être indépendants et travailler comme et quand ils le souhaitent. Si vous avez déjà entendu quelqu'un se qualifier de “nomade numérique“, cela signifie qu'il n'est pas rattaché à un lieu physique et qu'il adopte plutôt des missions en télétravail. Tant que votre équipe dispose des outils nécessaires pour créer un espace de travail numérique, comme Dropbox, elle est libre de ses installer là où bon lui semble.

Alors, qu'est‑ce que le télétravail ?

Le télétravail est le travail effectué par une équipe d'employés à distance. Il peut donc être effectué à distance, sans avoir à être au bureau ou dans la même pièce que ses collègues. Si votre équipe n'est toujours pas passée au travail à distance cette année, peut‑être est‑ce parce que vous doutez de la quantité de travail qui peut être abattue à domicile. Vous serez donc ravi d'apprendre que les dernières recherches ont conclu qu'une journée de travail à domicile est plus productive qu'une journée type en bureau.

Comment le télétravail peut‑il aider les entreprises ?

Le télétravail peut aider les individus, et donc leurs entreprises, à prospérer et ce de plusieurs manières. Voici quelques‑uns des avantages les plus courants du télétravail :

Concilier vie professionnelle et vie privée

Personne n'aime le trajet domicile‑travail. Après tout, qui apprécie de passer des heures dans les transports et de payer tous les frais qui s'y rattachent ? Avec le travail à distance, ce stress n'existe plus. Fini les courses effrénées le matin, les embouteillages le soir ou les retards de trains. Plus d'absences dues à un problème de plomberie. Vos télétravailleurs peuvent organiser leur journée de manière à être plus productifs. La tranche horaire de 8h – 9h ne sera plus bloquée par le trajet vers le bureau. Il est possible de travailler aux heures où nous nous sentons les plus productifs, que ce soit à 8h ou à 18h. De plus, en combinant télétravail et horaires flexibles, vous pouvez même tirer le meilleur parti des couche‑tard de votre équipe. Cela signifie plus de motivation, plus de productivité et une meilleure rétention des talents.

Travailler dans plusieurs fuseaux horaires

L'un des principaux avantages du travail à distance est qu'il peut être effectué n'importe où, dans n'importe quel fuseau horaire. S'il est plus difficile de s'accorder sur un horaire pour un appel téléphonique (cela dit, grâce à la communication asynchrone, il n'est même plus nécessaire de recourir aux appels téléphoniques), vous pouvez devenir un bureau opérant en continu. Pendant que votre équipe de New York dort, votre bureau de Londres peut travailler, ce qui vous permet d'être le plus réactif possible.

Réduire les coûts

C'est l'évidence même : si votre équipe n'occupe pas de bureau, vous n'avez pas besoin de bureau. Adieu les loyers exorbitants. Il en va de même pour votre équipe, qui n'a plus à vivre dans un petit studio pour pouvoir se rendre au bureau tous les jours. Avec le travail à domicile, le domicile n'est plus dicté par son lieu de travail, et la santé mentale et le bonheur s'en trouvent boostés. Avec les économies réalisées, les entreprises peuvent même indemniser leur équipe pour les frais d'électricité et d'Internet occasionnés dans le cadre de leur travail. Et en offrant un bon d'achat sur des plats à emporter en même temps que la paie, vous serez sûr de faire plaisir. Après tout, vous ne payez plus leur café !

Les inconvénients du télétravail

S'il y a bien un inconvénient sur lequel votre équipe est d'accord, c'est l'aspect social et le manque d'interactions en personne liées au télétravail. Lorsque tous les membres de votre équipe se retrouvent à travailler seuls à domicile, sans environnement de travail partagé, ils peuvent facilement oublier qu'ils font partie d'une équipe. C'est pourquoi la communication est essentielle.

Organiser un apéro Zoom chaque vendredi est une bonne idée, mais ça n'inclut pas les membres qui sont à l'autre bout du monde. Le moyen de communication idéal serait celui qui s'intègre parfaitement aux horaires de travail, comme les modifications et les annotations en temps réel, la collaboration sur des documents partagés ou les messages Slack à toute heure de la journée. Votre équipe doit savoir qu'elle a la possibilité de communiquer à tout moment, et pas seulement durant les appels vidéo que vous avez planifiés.

Faire que les événements spéciaux le restent

Pour les événements spéciaux comme les fêtes de fin d'année, essayez de réunir en personne les membres de l'équipe qui vivent près des uns des autres. Pour ceux qui sont vraiment éloignés, organisez une fête en ligne et veillez à leur envoyer une carte de vœux, voire des cadeaux. Si votre bureau physique ne ménage pas ses efforts en temps habituel, alors votre bureau virtuel doit continuer à en faire de même pour vos employés.

Comment se lancer dans le télétravail

Si vous êtes prêt à sauter le pas comme tant d'autres entreprises, gardez à l'esprit que le télétravail ne consiste pas simplement à renvoyer tout le monde chez soi. Vous devez définir un plan de mise en place et trouver les meilleurs outils pour assister les équipes distribuées.

Internet

Les équipes en télétravail ne peuvent rien faire sans connexion Internet, alors vérifiez chacun en est bien équipé à la maison. Vous faites peut‑être des économies sur les bureaux physiques, mais ça ne veut pas dire pour autant que vous ne devez pas réinvestir cet argent dans votre entreprise. Renseignez‑vous sur les indemnités que vous pouvez attribuer à votre équipe pour lui permettre d'installer le Wi‑Fi dont elle a besoin. N'oubliez pas non plus de choisir un logiciel qui permet de travailler hors ligne en cas de panne Internet.

Logiciels

La technologie est essentielle au développement du travail à distance. Votre entreprise doit donc être équipée en conséquence. Vous vous dites peut‑être que vous continuerez à rédiger des documents dans Word, puis à les envoyer en pièces jointes par e‑mail. Sauf que ce n'est pas idéal pour le travail flexible, car vous risquez d'égarer vos fichiers. Dropbox élimine un grand nombre des erreurs que ces méthodes archaïques peuvent créer. Les documents partagés peuvent être modifiés en temps réel par l'équipe, et il n'est plus nécessaire de jongler entre plusieurs documents. Il n'existe qu'une seule version, et elle est toujours à jour.

Créez un espace de travail en ligne où toute l'équipe est connectée. Les dossiers partagés permettent à chaque membre d'accéder aux informations importantes, et avec les intégrations Dropbox, votre équipe peut donner le meilleur d'elle‑même. L'accent doit être mis sur la sécurité lorsque votre équipe est en télétravail. Les données sensibles de l'entreprise peuvent être plus difficiles à suivre lorsque les équipes et leurs appareils ne sont pas réunis dans les mêmes locaux. Avec les contrôles de sécurité offerts par Dropbox, vous pouvez travailler en toute tranquillité. Grâce à la protection par mot de passe, les délais de validité et la gestion de la mobilité en entreprise, vous êtes sûr que vos liens et documents sont uniquement partagés avec les utilisateurs autorisés.

Équipement

Tout le monde ne dispose pas du bon équipement pour travailler à domicile. Certains employés n'ont pas d'espace de travail dédié chez eux, surtout si c'est un nouveau mode de travail. Bien sûr, il existe des moyens de pallier ce problème, mais avez‑vous vraiment envie que votre équipe travaille sur sa table de cuisine, ou pire, une planche à repasser ? Veillez à consacrer une partie de votre budget aux demandes de mobilier de bureau afin que votre équipe travaille dans les meilleures conditions possible et fournisse les meilleurs résultats.

Aucune entreprise n'est trop grande ni trop petite

Le travail à distance a révolutionné le mode de fonctionnement des plus grandes marques internationales. Il suffit de demander à Dentsu, qui a utilisé Dropbox pour réduire les coûts de messagerie et améliorer la productivité au bureau et en dehors : “Je consulte souvent les projets dans l'application mobile Dropbox et j'envoie des liens à mes collègues avant même d'arriver au bureau”, explique Ai Ando, responsable de compte. N'allez pas croire que les options de travail flexible sont réservées uniquement aux grandes entreprises ou aux indépendants qui travaillent exclusivement sur ordinateur portable. Le télétravail est un système polyvalent qui peut fonctionner pour un large éventail d'entreprises. Y compris vous, avec les bons outils.

Travaillez de partout.

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