Вы уже пользуетесь преимуществами дистанционной работы?

Что такое дистанционная работа?

Дистанционная работа — это чуть более интересное определение работы из дома, которая часто связана с отсутствием офисного помещения, куда можно было бы ежедневно ездить. Возможно, вы еще слышали такие термины, как «удаленная работа», «работа откуда угодно» или «гибкое рабочее пространство». Дистанционные сотрудники могут работать полный рабочий день в штате одной компании, неполный рабочий день — в разных компаниях или быть самозанятыми, выполняя проекты любым способом и в любое время. Если вам приходилось слышать, как кто-то называет себя цифровым кочевником, это означает, что такой человек не привязан к конкретному физическому месту и работает удаленно. Если у вашей команды есть инструменты для создания цифрового рабочего пространства, например Dropbox, ее участники могут выполнять свои обязанности даже из самых отдаленных уголков планеты.

Так что же такое удаленная работа?

Удаленной работой занимается команда удаленных сотрудников. Это означает, что работу можно выполнять удаленно, без необходимости находиться в офисе или в одном помещении с коллегами. Если большую часть этого года ваша команда не работала удаленно, возможно, вы не знаете, какой объем работ на самом деле можно выполнить из дома. Так вот, в ходе исследований работу из дома признали более эффективной, чем в офисе.

Как дистанционная работа может помочь бизнесу?

Существует несколько причин, по которым дистанционная работа помогает людям и, следовательно, их компаниям развиваться. Ниже представлены лишь некоторые из самых очевидных преимуществ дистанционной работы.

Баланс между работой и личной жизнью

Никто не любит ездить на работу и с работы. В конце концов, кому нравится тратить часы личного времени в дороге и к тому же немалые суммы на проезд? Удаленная работа позволяет устранить этот неприятный фактор. Больше никакой спешки: не нужно проводить вечера в автомобильных пробках или нервничать из-за задержки поезда. Больше никаких прогулов из-за аварии в системах водоснабжения и канализации. Ваши дистанционные работники могут организовать свой день так, чтобы он был максимально продуктивным. Не нужно выделять время для поездок на работу с 8:00 до 9:00. Каждый может работать тогда, когда ему комфортно, будь на часах 8:00 или 18:00. Кроме того, совмещая удаленную работу с гибким графиком, вы даете возможность совам в вашей команде проявить себя наилучшим образом. Так вы повысите мотивацию и продуктивность, к тому же сможете удержать талантливых специалистов.

Работа в разных часовых поясах

Одним из главных преимуществ дистанционной работы является то, что ее можно выполнять откуда угодно: часовой пояс не имеет значения. И хотя будет затруднительно выбрать удобное для всех время звонка, но, если использовать асинхронную коммуникацию, телефонные вызовы могут даже не потребоваться. Кроме того, разницу во времени можно использовать для обеспечения круглосуточной связи. Так, ваш лондонский офис может работать, пока команда в Нью-Йорке отдыхает, благодаря чему вы можете более оперативно реагировать на вызовы.

Снижение затрат

Это довольно очевидно. Если ваша команда не работает в офисном помещении, вам не нужен офис. Забудьте о баснословной арендной плате в деловом центре города. То же самое касается и участников вашей команды, которым больше не придется ютиться в крошечных квартирках в больших городах, чтобы иметь возможность ежедневно добираться до офиса. Работа из дома убирает все ограничения, связанные с географическим положением, а это огромный плюс для психического здоровья и благополучия команды. Компании могут даже направить сэкономленные средства на компенсацию своим сотрудникам расходов на электроэнергию и интернет-трафик, необходимых исключительно для выполнения работы. Наверняка команда также оценит, если в день выдачи зарплаты вы отправите всем ваучеры для заказа еды или напитков навынос. В конце концов, они лишены возможности перекинуться парой слов за чашечкой кофе.

Минусы работы из дома

Большинство ваших коллег согласится с тем, что главный минус дистанционной работы — это социальный аспект и отсутствие личного общения. Когда все участники команды выполняют работу из собственных домашних офисов, не ощущая себя в единой рабочей среде, они могут легко забыть, что вообще-то являются командой. Вот почему общение — это ключевой момент.

Звонки в Zoom для обсуждения новостей каждую пятницу во второй половине дня — один из вариантов решения проблемы, если только часть вашей команды не находится на другом конце света. Самый эффективный вид общения — это тот, который полностью встроен в рабочий график. Например, добавление правок и примечаний в реальном времени, совместная работа над общими документами, а также отправление сообщений Slack в любое время суток. Ваша команда должна знать, что общение возможно в любое время, а не только в те часы, на которые запланирован видеозвонок.

Особые даты должны таковыми и оставаться

В особых случаях, например на праздники, старайтесь организовывать встречи для участников команды, которые находятся неподалеку друг от друга. Для тех, кто оказался действительно далеко, можно устроить онлайн-вечеринку. Обязательно разошлите всем рождественские открытки и, возможно, также добавьте небольшой подарок. Если вашей политикой в традиционном офисе было «делать все возможное» для сотрудников, то и после перехода к дистанционной работе важно руководствоваться теми же принципами.

Как начать работать дистанционно

Если вы готовы последовать примеру тех, кто уже сделал этот шаг, вам будет недостаточно просто отправить всех домой и сказать, чтобы никто не возвращался в офис в ближайшее время. Потребуется все распланировать и найти необходимые инструменты для поддержки сотрудников, работающих удаленно.

Интернет

Удаленные команды не смогут работать без Интернета, поэтому узнайте, все ли сотрудники имеют подключение к нему у себя дома. Возможно, вы экономите на том, что отказались от аренды офиса, но это не значит, что вам не следует повторно инвестировать средства в ваш бизнес. Посмотрите, какую сумму вы можете выделить, чтобы обеспечить доступ к сети Wi-Fi для всех участников команды. Кроме того, вы должны выбрать программное обеспечение, которое можно будет использовать для работы в автономном режиме, если пропадет подключение к Интернету.

Программное обеспечение

Развитие технологий — ключевая причина резкого роста популярности дистанционной работы, поэтому ваш бизнес должен быть оснащен надлежащим образом. Не стоит думать, что вы сможете, как и раньше, работать в документах Word, а затем сохранять их и передавать как вложения к электронным письмам: это не подходит для гибкой работы. Потеря такого файла — лишь вопрос времени. Dropbox решает множество проблем, присущих подобным устаревшим методам. Благодаря общим документам, которые команда может редактировать в реальном времени, отпадает необходимость в создании нескольких файлов. Существует только одна актуальная версия.

Создайте цифровое пространство для коворкинга, где все будут оставаться на связи друг с другом. С помощью общих папок Dropbox каждый может получить доступ к тому, что для него важно, а модули для интеграции расширяют возможности команды, помогая добиваться лучших результатов. Когда сотрудники работают удаленно, особое внимание следует уделить безопасности. Если нет возможности собрать всех сотрудников и их устройства для работы в одном пространстве, становится труднее отслеживать конфиденциальные данные компании. Благодаря средствам управления безопасностью Dropbox вам не придется больше об этом беспокоиться. Защита паролем, настройки ограничений по времени и управление удаленным доступом на корпоративном уровне гарантированно защитят ваши ссылки и документы от неавторизованных пользователей.

Оснащение

К режиму работы из дома готовы не все. Если человек раньше не работал из дома, у него может не быть специального рабочего стола или отведенного для работы места. Конечно, в крайнем случае можно обойтись и без этого, но действительно ли вы хотите, чтобы ваши сотрудники работали за кухонными столами, комодами или даже гладильными досками? Обязательно выделите бюджет на решение вопроса с офисной мебелью и предоставьте своей команде оснащение, необходимое для оборудования достойного рабочего места. Это, в свою очередь, поможет им добиваться лучших результатов.

Не существует слишком больших или слишком маленьких компаний

Привлечение удаленных команд произвело революцию в методах работы некоторых крупнейших мировых брендов. Например, компания Dentsu использует Dropbox, чтобы сократить расходы на почтовые услуги, а также повысить продуктивность работы в офисе и за его пределами. Вот что говорит руководитель рабочих групп Ай Андо: «Лично я постоянно проверяю статусы проектов через мобильное приложение Dropbox и могу отправлять коллегам нужные ссылки еще до того, как доберусь до офиса». Но не думайте, что гибкие варианты работы доступны только крупным корпорациям или индивидуальным предпринимателям, которые работают исключительно с помощью ноутбука. Дистанционная работа — это гибкая система, которую можно адаптировать под нужды самых разных предприятий. Если у вас будут необходимые инструменты, у вас тоже все получится.