Så använder en snowboardande soloprenör Dropbox i backarna

Cecilia Roy bodde i åtta länder – och ägnade stor del av sin tid i backarna – innan hon fyllde 21. (Hennes pappa arbetade i utrikestjänsten och sedan som fotograf.) I vuxen ålder har hon slagit sig till ro i Teton Valley i Idaho där hon arbetar med diverse snöjobb: snowboardproffs, snowboardcoach, försäljare av vinterutrustning. 

Och hon har alltid haft en kreativ sida. En begagnad Nikon FM1-kamera hon fick från sin pappa när hon var sju blev början på ett starkt fotografiintresse. 

Så för Cecilia kändes naturligt att lansera Snowdrop Creative i januari 2019 efter att en ideell organisation bad henne att designa deras logotyp. Det började med en mössa, men snart handlade det om kläder och därefter att ”designa webbsidan, hantera deras sociala medier och mejlkampanjer och leda en massa insamlingskampanjer”, säger Roy. 

Efterfrågan på hennes färdigheter – grafisk design, hantering av sociala medier och digital marknadsföringsstrategi – bara ökade. Faktum är att hon träffade många av sina kunder på bergssidan. 

Snowdrop fortsatte att vara en sidoinkomst fram till 2020. ”När covid-19-pandemin stängde alla backar tänkte jag att det kanske var dags att engagera mig fullt ut”, berättar hon. Tre år senare består hennes kundbas av konstnärer, fastighetsmäklare, inredningsarkitekter och många andra – en salig blandning.

Som soloprenör använder Roy produkterna och funktionerna i Dropbox One – det fulla utbudet i Dropbox Professional, plus Dropbox DocSend och Dropbox Sign – varje dag för att samarbeta på, organisera, dela och leverera klienttillgångar. Hon använde Sign för att skicka ett kontrakt till en klient som arbetar med viltkonst; skicka videor och stora filer fram och tillbaka med Transfer; hon använder Dropbox Capture för att spela in personliga videor för att förklara nya webbplatsfunktioner. (Och förstås använder hon Dropbox Backup stenhårt.) 

För Cecilia finns det inget som kan slå möjligheten att hantera hela kundlivscykeln – från första projektförslaget till slutleveransen – på en smarttelefon ute i backen. Förra vintern skickade hon ett kontrakt till en ny kund (med Sign), delade foton med en annan kund (med Transfer), lade till PDF-filer i en fastighetskunds mapp (med lagringen) inför ett möte i sista minuten – medan hon satt i en stollift. 

Det passar hennes utomhusliv perfekt. ”Det är verkligen behändigt att ha alternativet”, säger hon med ett skratt. 

Riktigt arbete i realtid

Med produkter som Dropbox Paper kan Roy och kunderna arbeta tillsammans i realtid och justera utkast och automatiskt spara dem medan de arbetar. ”Vi slipper stoppa och börja på nytt som när du skickar filer fram och tillbaka. Med Dropbox kan vi få jobbet gjort”, säger hon. 

Roy använder sig också av Dropbox för att hålla kolla på alla versioner av olika tillgångar. För en kund som är inredningsarkitekt säger hon, ”Dropbox är hur vi delar foton, textmaterial, portföljinnehåll, mediafunktioner, produktfoton, utkast till nyhetsbrev och materialkalendern. Det är fantastiskt att ha allt på en enda plats.”

När flera personer arbetar i dokument i olika tidszoner och företag händer det lätt att någon förvirrar versionerna eller att det blir fel i kommunikationen, men ”Dropbox hjälper mig att paketera alla tillgångar för ett specifikt projekt på ett enda ställe”, säger Roy. Och med 3 TB molnlagring i Dropbox-planen behöver hon aldrig oroa sig över att få slut på lagringsutrymme.

En plats för allt

Programplattformar kan lätt verka överväldigande, särskilt för soloprenörer som behöver logga in och ut or olika program, flikar och applikationer eller använda separata lösningar för att lagra, dela och skriva under sitt arbete.  

Dropbox One löser det här problemet och minskar den mentala bördan av olika lösningar som kreativt arbete kan medföra. ”Det har varit jätteskönt att kunna ha allt på ett ställe, på en enda och enhetlig plattform, där produkterna och funktionerna förstärker varandra”, säger Roy. ”Jag älskar att jag kan logga in på Dropbox-plattformen och hantera flera kundprojekt på en och samma plats istället för att behöva flera olika programplattformar. Det är enkelt att hålla koll på alla rörliga delar i Dropbox.” 

Trygga överföringar

En av Roys kunder är en prisbelönad landskapsarkitekt som hon ofta delar högupplösta foton med. Hon redigerar dem och transformerar dem för förhandsvisningar av gallerier. De 100 GB som kan överföras med Dropbox Transfer gör att hon utan problem kan skicka massiva bilder i ett paket – 100 % varje gång. ”Tidigare kunde hela processen involvera runt 20 mejl som alla hade en enda bild”, säger Roy. ”Det var mycket tidskrävande.”

Dela säkert

Med Dropbox är det dessutom lätt att ge relevanta användare åtkomst till rätt filer. ”Det är busenkelt att lägga till personer i systemet och det hela känns väldigt organiskt”, säger hon. ”Det är så enkelt att bara skicka en länk så får de åtkomst till rätt fil eller mapp, även om de inte själva har Dropbox.” Med lösenordsskydd och den nya säkerhetspanelen kan Roy finjustera vem som har åtkomst till vad. Om marknadsföringsavdelningen av ett fastighetsföretag behöver åtkomst till en undermapp och mäklarna en annan krävs det bara ett klick för att ställa in detta. 

Ingå avtal

En stor del av att driva en lyckad liten verksamhet som Snowdrop är att vinna nya uppdrag. Det är stressigt att skicka ut förslag eller svara på förslagsförfrågningar, men med Dropbox DocSend får du information om när en potentiell klient läst din presentation och dessutom en sammanfattning av kundens interaktioner – lite som en ”värmekarta” över presentationens lyckade delar. DocSend-fansen älskar hur informationen hjälper dem att optimera sina uppföljningar, engagera beslutsfattare och göra förbättringar inför framtida presentationer. 

Gör det officiellt 

På Snowdrop arbetar Roy konstant med kontrakt och juridiska handlingar, både de hon skickar till kunder och leverantörer och de hon tar emot från de juridiska teamen på större företag. Med Sign kan hon sammanställa, skicka och följa avtalen och ge mottagarna möjlighet att skapa juridiskt bindande e-signaturer. För en liten företagare som inte har pengar att lägga på det juridiska är Sign en riktig livlina.

Samarbeta med oss 

Bara för att soloprenörer som Roy tar hand om alla aspekterna av sina verksamheter betyder det inte att de är helt på egen hand. Produkterna och funktionerna i Dropbox One tillhandahåller lösningar som hjälper dig att spara tid i alla stadier så att du kan göra ditt bästa. 

”Dropbox sparar bara så mycket tid och möda”, säger Roy. ”Det gör hela processen mycket mindre stressig!”