共同作業をソーシャル時代に即したスピードで

どのような場でどのようなブランドメッセージを発信するか。ソーシャルトランスフォーメーション企業の 1000heads では、それについてクライアントと共同作業することで、イノベーションと成長を実現しています。

オフィスで共同作業をする 3 人と、山でスキーをする人々が描かれた広告キャンペーン

1000heads IT およびデジタルオペレーション担当ディレクターニック・スミス氏

グローバルに事業展開するソーシャルトランスフォーメーション企業の弊社にとって、クリエイターの力をうまく結集して活用することは大変重要です。本当の意味で優れた成果を生み出すためには、多様な考えを持つ、やる気に満ちたメンバーを 1 つのチームとしてまとめ上げるとともに、彼らが着実にアイデアを生み出し、共同作業をし、考えを練り上げることができるよう、環境を整えることが必要になります。

弊社の使命は、ブランドによるメッセージ発信のあり方を変革し、消費者の間でのブランドの位置付けを変えることです。そのためには、ほんの一瞬の機会を確実につかむことが大切です。現代の消費者はかつてないほどトレンドに敏感で、何かに熱中する傾向にあります。そこで、適切なクリエイティブと適切なメッセージを、適切なタイミングで適切な場に打ち出すことによって、ブランドの名前が人々の話題に上るようにすること。それが弊社の役割となります。

IT およびデジタルオペレーション担当ディレクターとして 1000heads に加わった私がまず目にしたのは、クリエイティブブリーフを閲覧するために、世界各地の拠点で多種多様なツールが使われているという現実でした。入社してすぐ、社員の働き方をもっとスマートにする機会を発見したのです。

制作の場をクラウドに集約

仕事に使うテクノロジーが拠点によってバラバラであることは、業務プロセスを必要以上に複雑にし、イノベーションや創造性を妨げる要因となっていました。このような状況が生まれた背景には、世界各地に事業を広げていく際、統一されたテクノロジー戦略を策定しなかったという失敗があります。この問題を解決するという大役が、私に任されることになりました。

その主な目的は、ワークフローを強化して制作プロセスをスピードアップすることです。ロンドンやニューヨークなど各地に分散するチームが異なるツールやファイル構造を使う最大の問題は、ネットワークのフットプリントが大きく、セキュリティを最適化できず、ファイルのバージョン管理が煩雑になることでした。

このエコシステムをシンプルにするため、まず Dropbox を導入して制作環境をクラウドに移行しました。データの保存場所や移行プロセスについて徹底的な検証を行った結果、不要なツールが明らかになり、それ以降の支出をカットすることに成功しています。

今では、チームメンバーの所在地や使用しているデバイスに関係なく、メンバー全員が同じ環境で共同作業できるようになっています。私にとって特に大きかったのは、セキュリティが強化されたことです。高度なアクセス管理機能のおかげで、ドキュメント単位でのアクセス制御が可能になりました。

チームメンバーが世界中に分散しているので、すべてを 1 つに集約できたことは大きな転機となりました。

制作ワークフローの強化

弊社のビジネスにとって特に重要な地位を占めているのは、まずクライアント、そしてクライアントに提出する制作物です。Dropbox を導入し、全員で利用できる共有環境を構築したことで、フィードバックのやり取りがスムーズになり、優れた成果物を短期間で完成させられるようになりました。

制作チームは、共有フォルダを通じてクライアントとつながっています。制作物には直接コメントを記入できるので、フィードバックは制作物と同じファイルにまとめることができます。通知機能を使えば、実施する必要のある編集作業をチームメンバーに自動で知らせることもできます。しかも、これらはすべてリアルタイムで行うことが可能です。これにより、制作ワークフローをスピードアップし、その成果物であるクリエイティブブリーフをこれまでよりも短期間でクライアントに提出できるようになっています。

オフィスでノートパソコンを使っている女性と、T シャツの QR コードをスキャンしているスマートフォン

この結果、長々としたメールでのやり取りがほぼゼロになり、バージョン管理の問題に悩まされることもなくなりました。おかげで、クライアントとの信頼関係はこれまで以上に深まっています。主なステークホルダーやサプライヤーと 1 か所で共同作業できるので、一切の不安を感じることなく、クリエイティブブリーフをスムーズに実行に移すことができています。

弊社のビジネスにとって特に重要な地位を占めているのは、クライアントに提出する制作物です。共有環境を構築する機能があることを知って、すぐ Dropbox に飛びつきました。

Dropbox でチームメンバーの生産性を向上

チームが使うツールを強く制限するようなことは決してしないようにしています。テクノロジーは、何かを可能にする手段であって、何かを制約するものではないからです。Dropbox が備える汎用性の高さとインテグレーションを目にしたとき、それがビジネスにもたらす価値にすぐに気付きました。

Dropbox は、社内に導入して瞬く間に広く定着しました。制作チームは、以前から使用していた各種ツールと連携させて Dropbox を使っています。

制作するのが動画でも広告でもメディアキャンペーンでも、使うツールが Adobe でも Final Cut Pro でもほとんど何でも、すべて Dropbox で対応することができます。ファイルをダウンロードして変換、保存し、再度アップロードするような手間はありません。安全性に優れた 1 つのプラットフォームで、すべての作業が完結します。

すべてを集約できる Dropbox があれば、チームメンバーが離れた場所にいても存分に創造性を発揮できます。クライアントを巻き込みながら、優れた成果物を作り上げることが可能です。