Découvrez les erreurs des managers qui cherchent à gagner en productivité

Vous êtes concentré sur la rédaction d'un rapport, lorsque soudainement, un e‑mail arrive.

Vous devez vérifier de quoi il s'agit et vous interrompez votre travail.

Cette situation vous rappelle quelque chose ?

Probablement, et ce quel que soit l'endroit où vous travaillez, que ce soit dans un bureau ou chez vous.

Les e‑mails, les messages instantanés et autres notifications sonores sont l'une des principales causes de distraction parmi les travailleurs du savoir. Selon le rapport In Search of Lost Focus de The Economist Intelligence Unit, 70 % des employés s'interrompent d'eux-mêmes pour vérifier leurs e‑mails au moins une fois toutes les heures. 18 % d'entre eux les vérifient encore plus fréquemment.

“En tant que consortium de consultants en marketing, nous avons des centaines d'experts en marketing qui travaillent dans des organisations différentes chaque jour”, a déclaré Brendon Schrader, fondateur et PDG d'Antenna, une société de conseil basée à Minneapolis. “Ils doivent être au sommet de leur forme et ne peuvent pas se permettre de perdre une seconde. Nous devons donc leur apporter une assistance permanente sans jamais les interrompre.”

Au sein de votre équipe, chaque travailleur du savoir perd en moyenne 581 heures par an à cause des distractions. Cela représente plus de 14 semaines sans travail effectif, par personne. Vous avez une centaine d'employés ? Vous atteignez alors près de 28 années de distraction chaque année. Si l'on chiffre ce résultat, cela représente 391 milliards de dollars de perte de productivité tous les ans, rien qu'aux États‑Unis (ou environ 34 448 dollars par travailleur du savoir). L'amélioration de la concentration, en revanche, et l'élimination des distractions pourraient permettre de bénéficier d'un réservoir productif de 1,2 milliard de dollars.

Avec cette somme, vous pourriez embaucher quelqu'un pour lire vos e‑mails à votre place.

Le télétravail constitue‑t‑il un frein à la concentration ?

Pour faire vite, la réponse est non. 70 % des employés affirment que leur capacité de concentration est meilleure qu'au bureau ou que leur capacité à rester concentré sur une tâche n'est pas altérée lorsqu'ils travaillent de chez eux.

Les télétravailleurs sont toutefois confrontés à certaines difficultés, notamment :

• Problèmes de communication accrus
• Difficulté à démarrer de nouveaux projets avec plusieurs collaborateurs
• Effets négatifs sur la culture d'entreprise
• Sentiment de déconnexion, facteur qui contribue le plus à la perte d'intérêt des employés

Ainsi, alors qu'ils ont l'impression de travailler plus dur que jamais, vos travailleurs du savoir sont distraits, manquent de motivation et chacun d'entre eux vous déleste sans le vouloir de 34 000 dollars par an.

Que vous ayez 50 ou 500 employés, c'est un problème sur lequel vous allez devoir vous concentrer. Ce n'est pas comme si ces travailleurs faisaient la sieste au travail ; ils regardent juste leurs e‑mails. Il semble difficile de leur dire d'arrêter.

Faites‑vous partie du problème ?

Que peuvent faire les dirigeants pour favoriser la concentration au travail ? Pour commencer, vous pouvez arrêter d'essayer de tout faire. Si vous essayez constamment d'être partout, vous pouvez être à l'origine d'un désordre indescriptible qui, en réalité, ne fait qu'aggraver les problèmes.

C'est en trouvant votre propre rythme que vous aurez plus de temps à consacrer à votre cœur de métier. Voici quelques conseils à essayer.

1. Montrez l'exemple

Le fait de montrer aux employés ce que vous attendez d'eux a toujours plus de poids que leur donner des ordres. Alors, reconnaissez vos distractions et faites preuve de concentration. Une consigne simple à donner à votre équipe : les messages que vous envoyez ne sont pas toujours urgents. Les employés peuvent terminer leur travail avant de répondre pour ne pas être ralentis par un e‑mail venant du patron.

2. Réduisez le nombre d'e‑mails et de réunions

Selon le rapport de l'EIU, les personnes dont le travail n'est pas interrompu par des réunions ont trois fois plus de chances de se déclarer concentrées. Alors essayez de dégager des périodes de travail ininterrompues en désactivant votre messagerie et en instaurant des jours sans aucune réunion. Ensuite, respectez scrupuleusement ces périodes en tant qu'individu et en tant qu'organisation. Vos employés reconnaîtront votre détermination et s'impliqueront davantage. Si vous avez besoin de voir ce que fait votre équipe, utilisez un outil comme Dropbox, qui vous permet de surveiller l'activité de l'équipe, sans l'interrompre.

3. Familiarisez‑vous avec le modèle de travail hybride

Le télétravail a encore de beaux jours devant lui et certaines personnes ne reviennent même jamais au bureau. Alors donnez à vos employés des outils simples pour rester en contact et collaborer, quel que soit leur lieu de travail.

4. Trouvez l'équilibre entre les réunions en face à face et les périodes de travail en solo

Nous serons tous ravis quand nous pourrons à nouveau nous réunir pour travailler. Mais quand ce moment viendra, essayez de ne pas tout changer d'un seul coup. N'abandonnez pas le travail en solo et, dans la mesure du possible, collaborez sans vous rassembler. Utilisez par exemple des solutions de stockage et de collaboration flexibles qui vous permettent de voir et de partager le travail à distance.

5. Optimisez le télétravail

Suivez ces quelques conseils simples d'Inc. pour rester concentré en télétravail et encouragez votre équipe à faire de même.

• Faites des pauses fréquentes. Les personnes les plus productives font des pauses de 17 minutes toutes les 52 minutes.
• Motivez‑vous en vous octroyant une récompense ou une tasse de café, mais uniquement lorsque la tâche impartie est terminée.
• Désactivez les notifications. Rien de tel qu'une notification sonore d'un e‑mail ou d'un message Slack pour casser le rythme.
• Faites de l'exercice pendant votre journée de travail : vous aurez plus d'énergie pour rester concentré.
• Imposez‑vous des délais (des vrais) qui vous aideront à vous débarrasser des distractions.
• Habillez‑vous. Si vous restez en pyjama, vous n'avez pas l'impression d'être au travail et vous ne vous appliquez pas autant.

6. Procurez‑vous les bons outils

Si vous changez constamment de plateforme, cela ne facilite pas votre concentration. Le développement d'un “écosystème” numérique qui intègre facilement les outils dont les employés ont besoin (ou le travail sur une plateforme partagée comme Dropbox, qui facilite le partage de fichiers simple et permet l'échange de commentaires en temps réel) favorise la concentration des employés.

C'est vous qui en faites les frais

Ce chiffre de 34 448 dollars que nous avons mentionné plus haut (la somme que les distractions peuvent vous coûter par employé et par an) justifie rapidement le coût de toute solution capable de les aider à se concentrer. Pensez à investir dans les types d'outils connus pour favoriser la concentration des employés, car tout ce qui est bon pour l'attention des employés est bon pour l'entreprise.

Maintenant vous pouvez retourner à vos e‑mails.