¿Deseas obtener una mejor productividad? Esto es en lo que los gerentes se equivocan.

¡ARDILLA!

El viejo chiste de que el perro pierde la concentración cuando pasa una ardilla está muy presente en los lugares de trabajo actuales, ya sea en una oficina o en un entorno de trabajo remoto.

¡CORREO ELECTRÓNICO!

¡Uf! Acabo de recibir un mensaje allí y tuve que revisarlo. Bien, de vuelta al trabajo…

¿Te suena familiar? El correo electrónico, la mensajería instantánea y otros mensajes son una de las principales causas de distracción para los trabajadores intelectuales. Según el informe de The Economist Intelligence Unit, En busca de la concentración perdida, un asombroso 70 % de estos empleados de pensamiento crítico interrumpe su propio progreso para consultar el correo electrónico al menos una vez por hora y un 18 % lo hace cada pocos minutos.

“Como consorcio de consultores de marketing, tenemos cientos de expertos en marketing trabajando en diferentes organizaciones en un día cualquiera”, indicó Brendon Schrader, fundador y director general de Antenna, una empresa de consultoría con sede en Mineápolis. “Tienen que estar al máximo de su capacidad y no pueden permitirse perder ni un segundo. Así que debemos apoyarlos las 24 horas del día sin interrumpirlos”.

Cada trabajador intelectual de tu equipo pierde un promedio de 581 horas al año por distracciones. Eso es más de 14 semanas, por persona, que en realidad se pasan sin trabajar. ¿Tienes cien empleados? Eso es casi 28 años de distracción por año. En lo referente a dólares, eso equivale a 391 mil millones de dólares en productividad perdida anualmente en los Estados Unidos en solitario o cerca de 34 448 de dólares por empleado intelectual. En cambio, si se mejora la concentración y se eliminan las distracciones, se podrían obtener 1,2 billones de dólares en desempeño de los empleados sin aprovechar.

Con esa cantidad de dinero, podrías contratar a alguien que leyera tus correos electrónicos por ti.

¿Trabajar desde casa dificulta la concentración?

La respuesta breve es no. El 70 % indica que su enfoque es más nítido que en la oficina o que su capacidad para mantenerse en la tarea no cambia cuando se trabaja desde casa.

Aun así, los trabajadores remotos continúan lidiando con una serie de problemas, entre ellos, los siguientes:

• Mayor nivel de comunicación deficiente
• Dificultad para iniciar nuevos proyectos con múltiples colaboradores
• Impactos negativos en la cultura de la empresa
• Sentirse desconectado, el mayor factor que contribuye a la desvinculación de los trabajadores

Así que, si bien sienten que están trabajando más duro que nunca, tus empleados intelectuales están distraídos, desvinculados y, sin darse cuenta, te están quitando 34 mil dólares al año cada uno.

Independientemente de si tienes 50 empleados o 500, es un problema en el que deberás concentrarte. No es que estos trabajadores estén durmiendo la siesta en el trabajo, sino que están revisando sus correos electrónicos. No puedes simplemente decirles que se detengan.

¿Eres parte del problema?

¿Qué pueden hacer los líderes para fomentar la concentración en el trabajo? Para comenzar, puedes dejar de intentar hacer todo. Si intentas abarcarlo todo de forma constante, puedes hacer aparecer un interminable remolino de caos que en realidad crea más problemas.

En cambio, encontrar la concentración para ti mismo te dará el tiempo para hacer lo que mejor sabes hacer. Aquí tienes algunas sugerencias que puedes probar.

1. Lidera con el ejemplo

Mostrar a tus empleados lo que quieres de ellos siempre tiene más peso que decirles lo que tienen que hacer. Así que ten en cuenta tus distracciones y demuestra tu concentración. Algo fácil que puedes hacer: informar a tu equipo que los mensajes de ti no siempre son urgentes. Los empleados pueden terminar lo que están haciendo antes de responder, por lo que un correo electrónico del jefe no les retrasará.

2. Sal del correo electrónico y de las reuniones

Según el informe de la EIU, las personas que tienen un tiempo de trabajo sin reuniones son tres veces más propensas a decir que están concentradas. Así que intenta crear bloques de tiempo ininterrumpido al desactivar tu correo y crear miércoles sin reuniones, o lo que sea que funcione. Luego, comprométete con este tiempo como individuo y como organización, y tus empleados reconocerán tu determinación con sus propios compromisos. Si necesitas ver qué está haciendo tu equipo, utiliza una herramienta como Dropbox, que te permite supervisar la actividad del equipo, sin tener que interrumpirlo.

3. Siéntete cómodo con el modelo de trabajo híbrido

Trabajar desde casa no es algo que desaparecerá, y algunas personas nunca volverán a la oficina. Por ello, ofrece a tus empleados herramientas sencillas para conectarse y colaborar independientemente de a qué llamen oficina.

4. Equilibra las reuniones cara a cara con el tiempo en solitario enfocado

Todos nos alegraremos cuando podamos volver a trabajar al otro lado de la mesa. Pero cuando eso suceda, intenta que no sea todos juntos y todo a la vez. Deja espacio para el trabajo en solitario y, siempre que sea posible, colabora sin convocar a reuniones: utiliza soluciones flexibles de almacenamiento y colaboración que te permitan ver y compartir el trabajo de forma remota.

5. Haz que el trabajo remoto funcione mejor

Sigue estas simples sugerencias de Inc. para mantenerte enfocado en la oficina doméstica y alienta a tu equipo a hacer lo mismo.

• Toma descansos frecuentes: las personas más productivas toman un descanso durante 17 minutos cada 52 minutos.
• Agasájate con una golosina o una taza de café, pero solo cuando hayas realizado una tarea concreta.
• Desactiva las notificaciones. Nada rompe el ritmo como el ping de otro correo electrónico o de Slack.
• Haz ejercicio durante tu jornada laboral: mover tu cuerpo aumenta tu energía para seguir trabajando.
• Concédete fechas límite (reales) para que te ayuden a eliminar distracciones.
• Vístete. Cuando estás en pijama, no tienes la sensación de que estás trabajando, así que no te esfuerzas tanto.

6. Consigue las herramientas adecuadas

Si cambias constantemente de plataforma en plataforma, no es fácil mantenerse en la tarea. Desarrollar un “ecosistema” digital que integre fácilmente las herramientas que los empleados necesitan —o trabajar en una plataforma compartida como Dropbox, que permite compartir archivos de forma sencilla y hacer comentarios en tiempo real— ayuda a los trabajadores a entrar en un flujo productivo y a seguir adelante.

Estás pagando por ello

Esa cifra de 34 448 dólares que mencionamos antes —recuerda, la cantidad que puedes estar perdiendo por empleado por año por distracciones— demuestra rápidamente el valor de cualquier solución que los ayude a concentrarse. Evalúa la posibilidad de invertir en los tipos de herramientas que han demostrado mantener a la gente en la tarea, porque todo lo que es bueno para la concentración de los empleados es bueno para la empresa.

Ahora revisa tu correo electrónico.