¿Quieres mejorar la productividad? Aquí es donde los responsables de departamento suelen equivocarse.

A todos nos pasa.

En los espacios de trabajo hoy en día, ya sea una oficina o en tu cas…

¡UN CORREO!

Vaya. Acabas de recibir un correo y tenías que leerlo. Venga, sigamos por donde íbamos.

¿Te suena? Los correos y mensajes directos, además de todas las notificaciones, son la razón principal por la que se distraen las personas que trabajan en el sector del conocimiento. El informe de The Economist Intelligence Unit, titulado In Search of Lost Focus ("En busca de la concentración perdida") pone de manifiesto una cifra que sorprende: un 70 % de los trabajadores del conocimiento, cuya labor es fundamental, interrumpen lo que están haciendo para poder consultar el correo al menos una vez a la hora (y un 18 % lo comprueba cada pocos minutos).

"Como consorcio de consultores de marketing, tenemos cientos de expertos trabajando en diferentes empresas cada día", comenta Brendon Schrader, fundador y CEO de Antenna, una firma de consultoría con sede en Mineápolis. "Necesitan estar siempre en plena forma, no se pueden permitir perder ni un segundo. Por eso tenemos que apoyarles en todo momento sin interrumpirles".

581 horas al año: ese es el número de horas que los trabajadores del conocimiento de tu equipo pierden anualmente. Traducción: más de 14 semanas (por persona) dedicadas a no trabajar. ¿Tienes cientos de empleados? La cifra sube a 28 años de distracciones anualmente. Si lo pasamos a dólares, serían 391 000 millones de dólares de productividad perdida anualmente, con unos 34 448 dólares por empleado. Si le damos la vuelta a la cuestión, eliminando distracciones se podrían ganar 1,2 billones de dólares.

Con todo ese dinero, podrías contratar a alguien para que leyera los correos por ti.

¿Es más difícil concentrarse trabajando desde casa?

La respuesta corta es que no. El 70 % afirma que se concentra más en casa que en la oficina o que su habilidad para centrarse en una tarea no cambia cuando trabajan desde casa.

Incluso así, los que trabajan en remoto siguen teniendo problemas de este tipo:

• Comunicación que deja mucho que desear
• Dificultades a la hora de empezar nuevos proyectos con varios colaboradores
• Impacto negativo en la cultura empresarial
• Sentirse desconectados, que además es el mayor factor a la hora de contribuir a que los empleados no se impliquen

Así que, aunque ellos sientan que trabajan más duro que nunca, tus empleados del conocimiento se distraen, no se implican y están desinvirtiendo sin saberlo unos 34 000 dólares al año por persona.

Independientemente de si tienes 50 o 500 empleados, es un problema en el que vas a tener que, ejem, concentrarte. No es que los miembros de tu equipo se estén durmiendo en los laureles, es que están pendientes del correo. Y decirles que no lo hagan no es una opción.

¿Serás tú parte del problema?

Como responsable de tu equipo, ¿qué puedes hacer para fomentar la concentración? Para empezar, tienes que dejar de intentar hacerlo todo. Si sigues tratando de cubrirlo todo, puedes acabar creando una espiral de caos que genere más problemas.

En vez de eso, concentrarte en tú mismo te dará el tiempo para hacer lo que mejor se te da. A continuación, te damos algunos consejos.

1. Lidera con el ejemplo

Mostrar a tus empleados qué quieres de ellos siempre funciona mejor que decirles qué hacer. Así que encárgate de tus distracciones y demuestra cómo hay que concentrarse. Algo fácil de implementar es decirle a tu equipo que no siempre tienen que responder al momento a tus mensajes. Así pueden acabar lo que estén haciendo antes de contestar, de forma que un correo del "jefe" no les haga bajar el ritmo.

2. Sal del correo y las reuniones

Según un informe de EIU, la gente que trabaja sin reuniones tiene tres veces más posibilidades de afirmar que se concentra. Trata de crear bloques de tiempo ininterrumpidos cerrando el correo y creando días sin reuniones o soluciones parecidas. Después, emplea ese tiempo a nivel individual y como empresa, y tus empleados podrán ver tu disposición con compromisos que tomas en primera persona. Si necesitas saber en qué anda tu equipo, utiliza una herramienta como Dropbox, que te permite monitorizar su actividad sin tener que interrumpirles.

3. Familiarízate con el modelo de trabajo híbrido

Lo de trabajar desde casa ha venido para quedarse y muchas personas no van a volver a la oficina. Lo ideal es que proporciones a tus empelados herramientas fáciles para conectar entre sí y colaborar, independientemente de dónde esté su espacio de trabajo.

4. Equilibra las reuniones cara a cara con tiempo a solas en el que estés concentrado

Poder trabajar juntos cara a cara de nuevo es muy emocionante, pero es mejor ir poco a poco. Deja espacio para el trabajo en solitario y, cuando sea posible, colabora sin organizar reuniones, mediante almacenamiento flexible y soluciones de colaboración que te permitan ver y trabajar en remoto.

5. Mejora el trabajo en remoto

Sigue estos sencillos consejos de Inc. para mantener la concentración en tu oficina en casa y anima a tu equipo a hacer lo mismo.

• Haz pausas a menudo. La mayoría de las personas que logran ser productivas suelen parar unos 17 minutos cada 52 minutos.
• Date caprichos con algo rico de comer o un café, pero solo cuando termines ciertas tareas.
• Desactiva las notificaciones. Nada interrumpe más que el aviso de que ha llegado un correo o un mensaje de Slack.
• Haz ejercicio durante tu jornada laboral, moverte multiplica tu energía a la hora de concentrarte en la tarea.
• Ponte fechas de entrega (que luego cumplas) para reducir las distracciones.
• Vístete como si fueras a salir. En pijama es más difícil sentir que estás trabajando, así que no te emplearás tan a fondo.

6. Elige las herramientas adecuadas

Si siempre estás cambiando de plataforma, te será difícil concentrarte. Desarrollar un "ecosistema" digital que se integre fácilmente con las herramientas que necesitan los empleados (o trabajar en una plataforma compartida como Dropbox, que permite compartir contenido fácilmente y comentar en tiempo real), ayuda a los trabajadores a mantener la concentración y seguir con lo que están haciendo.

Lo estás pagando

Esa cifra de 34 448 que mencionamos antes (ya sabes, la cantidad de lo que podrías estar perdiendo por empleado al año por las distracciones), demuestra a vista de pájaro el valor de cualquier solución que les ayude a concentrarse. Considera invertir en los tipos de herramientas que les ayuden a centrarse, porque cualquier cosa que sea buena para conseguirlo, es buena para la empresa.

Ahora ya puedes comprobar el correo.