Sie möchten Ihre Produktivität steigern? Hier lesen sie, was Manager falsch machen.

EICHHÖRNCHEN!!

Der alte Witz darüber, wie Ihr Hund den Fokus verliert, wenn ein Eichhörnchen vorbeirennt, lebt an den heutigen Arbeitsplätzen weiter, sei es im Büro oder in einer Remote-Arbeitsumgebung –

E-MAIL!!!

Puh. Habe gerade eine Nachricht bekommen und musste sie lesen. Okay, zurück an die Arbeit ...

Kommt Ihnen das bekannt vor? E-Mails und Direktnachrichten sowie andere Benachrichtigungen sind eine der Hauptursachen für Ablenkungen von Wissensarbeitern. Laut dem Bericht In Search of Lost Focus der The Economist Intelligence Unit behindern erstaunliche 70 % dieser kritisch denkenden Mitarbeiter ihren eigenen Fortschritt, um mindestens einmal pro Stunde E-Mails abzurufen – und 18 % überprüfen sie alle paar Minuten.

„Als Konsortium von Marketingberatern arbeiten Hunderte von Marketingexperten an einem bestimmten Tag in verschiedenen Organisationen“, sagt Brendon Schrader, Gründer und CEO von Antenna, einem in Minneapolis ansässigen Beratungsunternehmen. „Sie müssen Spitzenleistungen erbringen und können es sich nicht leisten, auch nur eine Sekunde zu verschwenden. Wir müssen sie also rund um die Uhr unterstützen, ohne sie dabei zu unterbrechen.“

Jeder Wissensarbeiter in Ihrem Team verliert durchschnittlich 581 Stunden pro Jahr an Ablenkungen. Das sind über 14 Wochen – pro Person – in denen nicht wirklich gearbeitet wird. Haben Sie hundert Mitarbeiter? Das sind jedes Jahr fast 28 Jahre Ablenkung. In Dollar ausgedrückt sind das allein in den USA jährlich 391 Milliarden US-Dollar an Produktivitätsverlust – oder rund 34.448 USD pro Wissensmitarbeiter. Auf der anderen Seite könnte mit der Verbesserung dieses Fokus und der Eliminierung von Ablenkungen eine einzigartige Mitarbeiterleistung von 1,2 Billionen USD erzielt werden.

Mit so viel Geld könnten Sie jemanden beauftragen, Ihre E-Mails für Sie zu lesen.

Ist es bei der Arbeit von zu Hause aus schwieriger, sich zu fokussieren?

Die kurze Antwort lautet nein. 70 % der Befragten gaben an, dass ihr Fokus entweder schärfer ist als im Büro oder dass ihre Fähigkeit, bei der Arbeit von zu Hause aus konzentriert bei der Arbeit zu bleiben, unverändert ist.

Selbst Remote-Mitarbeiter kämpfen immer noch mit einer Reihe von Problemen, darunter:

• Mehr Missverständnisse
• Schwierigkeiten beim Starten neuer Projekte mit mehreren Mitarbeitern
• Negative Auswirkungen auf die Unternehmenskultur
• Das Gefühl der Isolation ist der wichtigste Faktor bei der mangelnden Motivation von Mitarbeitern

Auch wenn sie also das Gefühl haben, härter als je zuvor zu arbeiten, sind Ihre Wissensmitarbeiter abgelenkt, unmotiviert und bringen Sie dadurch unabsichtlich um jeweils 34.000 US-Dollar pro Jahr.

Unabhängig davon, ob Sie 50 oder 500 Mitarbeiter haben, es ist ein Problem, auf das Sie sich, nun ja, konzentrieren müssen. Es ist nicht so, als ob diese Mitarbeiter bei der Arbeit ein Nickerchen machen – sie überprüfen ihre E-Mails. Man kann ihnen nicht einfach sagen, dass sie aufhören sollen.

Sind Sie Teil des Problems?

Was können Führungskräfte tun, um einen stärkeren Fokus bei der Arbeit zu fördern? Zunächst einmal können Sie aufhören, alles zu tun. Wenn Sie ständig versuchen, alles abzudecken, können Sie für unendliches Chaos sorgen, das tatsächlich noch mehr Probleme verursacht.

Wenn Sie sich stattdessen auf sich selbst konzentrieren, haben Sie die Zeit, das zu tun, was Sie am besten können. Hier sind ein paar Tipps zum Ausprobieren.

1. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Ihren Mitarbeitern zu zeigen, was Sie von ihnen erwarten, hat immer mehr Gewicht, als ihnen zu sagen, was zu tun ist. Kontrollieren Sie also Ihre Ablenkungen und demonstrieren Sie den Fokus. Eine einfache Sache, die Sie tun können: Lassen Sie Ihr Team wissen, dass Nachrichten von Ihnen nicht immer sehr dringend sind. Die Mitarbeiter können ihre momentane Arbeit beenden, bevor sie antworten, sodass eine E-Mail des Chefs ihre Arbeit nicht verlangsamt.

2. Lassen Sie E-Mails und Meetings hinter sich

Laut dem Bericht der EIU geben Menschen mit Meeting-freier Arbeitszeit dreimal häufiger an, konzentriert zu arbeiten. Versuchen Sie also, ununterbrochene Arbeitszeit zu schaffen, indem Sie Ihre E-Mails ausschalten und mittwochs keine Meetings planen, oder was auch immer funktioniert. Dann verpflichten Sie sich zu dieser Zeit als Einzelperson und als Organisation und Ihre Mitarbeiter werden Ihr Engagement anerkennen und sich selbst dazu verpflichten. Wenn Sie wissen müssen, womit Ihr Team beschäftigt ist, verwenden Sie ein Tool wie Dropbox, mit dem Sie die Teamaktivitäten überwachen können, ohne das Team unterbrechen zu müssen.

3. Machen Sie sich mit dem Hybrid-Arbeitsmodell vertraut

Das Home-Office wird uns erhalten bleiben, und manche Leute kommen nie wieder ins Büro zurück. Geben Sie Ihren Mitarbeitern also einfache Tools zur Vernetzung und Zusammenarbeit, unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten.

4. Vereinbaren Sie persönliche Treffen mit fokussierter Solo-Zeit

Wir werden uns alle freuen, wenn wir wieder gemeinsam in einem Raum arbeiten können. Aber wenn es so weit ist, versuchen Sie, nicht alles auf einmal zu wollen. Lassen Sie Raum für Solo-Arbeit und, wenn möglich, für die Zusammenarbeit ohne tatsächlich im selben Raum zu sein – mit flexiblen Speicher- und Zusammenarbeitslösungen, die es Ihnen ermöglichen, Arbeit aus der Ferne zu sehen und zu teilen.

5. Besseres Arbeiten im Home-Office

Befolgen Sie diese wenigen einfachen Tipps von Inc., um im Home-Office konzentriert zu arbeiten, und ermutigen Sie Ihr Team, dasselbe zu tun.

• Machen Sie häufig Pausen – die produktivsten Personen machen alle 52 Minuten eine Pause von 17 Minuten.
• Belohnen Sie sich mit einem Leckerbissen oder einer Tasse Kaffee, aber erst, wenn eine bestimmte Aufgabe erledigt ist.
• Schalten Sie Benachrichtigungen aus. Nichts bringt Sie mehr aus dem Groove als das Signal für eine neue E-Mail oder Slack-Benachrichtigung.
• Trainieren Sie während des Arbeitstages – wenn Sie Ihren Körper bewegen, steigern Sie Ihre Energie, um bei Ihrer Aufgabe zu bleiben.
• Setzen Sie sich selbst – echte – Deadlines, da diese uns helfen, Ablenkungen zu vermeiden.
• Ziehen Sie sich morgens um. Wenn Sie im Schlafanzug sind, fühlt es sich nicht so an, als würden Sie arbeiten, also arbeiten Sie nicht so hart.

6. Holen Sie sich die richtigen Tools

Wenn Sie ständig von Plattform zu Plattform wechseln, ist es nicht einfach, fokussiert zu arbeiten. Die Entwicklung eines digitalen „Ökosystems“, das die Tools, die Mitarbeiter brauchen, einfach integriert oder die Arbeit auf einer freigegebenen Plattform wie Dropbox, die die einfache Dateifreigabe und Echtzeitkommentare ermöglicht, hilft den Mitarbeitern, einen produktiven Fluss zu schaffen und weiterzukommen.

Sie zahlen dafür

Diese Zahl von 34.448 USD, die wir bereits erwähnt haben – der Betrag, den Sie pro Mitarbeiter und Jahr aufgrund von Ablenkungen verlieren könnten – belegt schnell den Wert jeder Lösung, die den Mitarbeitern dabei hilft, sich zu konzentrieren. Erwägen Sie, in Tools zu investieren, die den Mitarbeitern nachweislich dabei helfen, fokussiert zu bleiben, denn alles, was für die Konzentration der Mitarbeiter gut ist, ist gut für das Geschäft.

Jetzt können Sie Ihre E-Mails lesen.