Cómo conseguir que un taller sea productivo

Primero, asegúrate de que necesitáis un taller y no una reunión. Las reuniones son para discutir, debatir y tomar decisiones. Los talleres son para hacer cosas y en ellos se generan productos tangibles o entregables. Además, en los talleres se crea un sentimiento compartido de propiedad que hace que un proyecto estancado recupere fuerzas. En otras palabras, en los talleres se pasa a la acción. 

Una vez que hayas definido los objetivos del taller y decidido quién debe asistir utilizando la hoja de trabajo anterior, hay que crear la agenda. Ten en cuenta estos factores:

• Tiempo: ¿De cuánto tiempo dispones? Haz un retroplanning, asigna a cada actividad un tiempo para completarla. A veces la discusiones se animan, así que siempre es buena idea dejar un poco más de tiempo de margen. 
• Preguntas: ¿Cuántas preguntas hay que responder? Si son más de cinco, probablemente sean demasiadas. En las reuniones virtuales, es difícil no perder la energía. Intenta priorizar entre tres y cinco preguntas para potenciar al máximo tanto la participación como la atención. 
• Enfoque: ¿Cuál es la mejor manera de responder cada pregunta? Revisa las herramientas de las cuales dispones, por ejemplo, Figma, Miro, Mural o Paper, y emparéjalas con actividades diseñadas para obtener las respuestas que necesitas. Ten en cuenta los tipos de personalidad que hay en tu grupo. Los extrovertidos preferirán las conversaciones abiertas. En cambio, los introvertidos son más de trabajar con grupos reducidos.
• Facilidad de uso: ¿Cómo funcionarán las cosas? Antes de empezar las actividades que has preparado, explica a los participantes cómo funcionan las herramientas. Es importante que todos sepan cómo utilizarlas, en especial si es la primera vez que trabajan con ellas.

En la invitación, haz un resumen breve de los puntos clave que has preparado antes. Centra el mensaje en lo que esperas conseguir y en explicar por qué las personas a las que invitas han sido elegidas para asistir a este taller. Comenta si es necesario preparar algo antes de asistir como, por ejemplo, probar las herramientas que utilizareis. Y recuerda que es importante agradecerles su asistencia. En la mayoría de casos, para asistir a un taller hay que invertir cierta cantidad de horas que no siempre es fácil sacar de tu día a día. 

Ya has planificado el taller, lo has preparado y has probado las herramientas que vais a utilizar. A continuación, te damos algunos consejos para liderar esta actividad.

• Transmite energía. Utiliza un tono optimista e inclusivo y no te extiendas demasiado con la presentación. Este es el momento de generar confianza y de hacer que todos se sientan cómodos.
• Presenta las reglas del juego. Recuerda al grupo que todas las ideas son bienvenidas, que la participación es clave, que las cámaras deben estar encendidas y que es importante estar completamente presentes. Estar ajetreado con varias cosas a la vez ralentiza las cosas. 
• Deja para otro momento los comentarios que se desvíen del objetivo. Si alguien hace un comentario que os aleja del tema principal u os estáis centrando en algo que no es productivo, dejadlo para otro momento y seguid avanzando.
• Haz pausas. Después de algunos ejercicios, si ves que los asistentes se están distrayendo, es posible que quieras programar una pausa de cinco o diez minutos para que los asistentes estiren las piernas o revisen el correo electrónico.
• Procura que todo el mundo participe. Eres la persona responsable de hacer que todos compartan su opinión. Anima a los más silenciosos a que participen y corta a los que interrumpen.
• Acaba en positivo. Haz un resumen de las conclusiones y los avances principales, y agradece a todos su tiempo y sus contribuciones.

Al cabo de un día, envía un correo de seguimiento al grupo. Destaca las conclusiones y los avances, enumera los trabajos que se deben realizar, fija fechas de entrega relevantes y asigna roles para el resto del proyecto.

Después del taller, párate a pensar si ha ido bien. ¿Qué podría haber ido mejor? Teniendo en cuenta lo que habías preparado para el taller, ¿ha salido como tenía que salir?