Ermöglichen Sie einen produktiven Workshop

Vergewissern Sie sich zunächst einmal, dass Sie wirklich einen Workshop brauchen – und nicht bloß ein Meeting. Der Zweck von Meetings sind Diskussionen und Entscheidungen. Workshops sind dafür da, etwas zu tun. Dementsprechend sollten sie zu greifbaren Ergebnissen führen. Darüber hinaus schaffen Workshops ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung und können so schwerfälligen oder schwierigen Projekten neue Impulse geben. Oder anders ausgedrückt: Bei Workshops geht es um Taten statt um Worte. 

Nachdem Sie mithilfe des oben stehenden Arbeitsblatts Ihre Ziele definiert und entschieden haben, wer am Workshop teilnehmen soll, ist es an der Zeit, die Tagesordnung zu erstellen. Berücksichtigen Sie hierbei folgende Faktoren:

• Zeit: Wie viel Zeit steht Ihnen zur Verfügung? Verwenden Sie diese Info als Ausgangspunkt und arbeiten Sie sich von dort aus zurück. Legen Sie für jede Aktivität fest, wie lange sie dauern soll. Doch einige Diskussionen können mehr Zeit in Anspruch nehmen als geplant, wenn die Gruppe einmal richtig in Fahrt kommt. Es empfiehlt sich also, etwas Spielraum einzuplanen. 
• Fragen: Wie viele Fragen müssen Sie beantworten? Wenn es mehr als fünf sind, nehmen Sie sich wahrscheinlich zu viel vor. In virtuellen Umgebungen fällt es Teilnehmern oft schwer, langfristig motiviert zu bleiben. Versuchen Sie deshalb, drei bis fünf Schlüsselfragen zu priorisieren, um für optimale Teilnahme und Aufmerksamkeit zu sorgen. 
• Ansatz: Wie lautet die beste Methode, um die einzelnen Fragen zu beantworten? Sehen Sie sich die Tools in Ihrem Kit an (z. B. Figma, Miro, Mural, Paper) und verknüpfen Sie sie mit passenden Aktivitäten, um die Antworten zu erhalten, die Sie brauchen. Berücksichtigen Sie auch die verschiedenen Persönlichkeiten innerhalb der Gruppe. Extrovertierte Teilnehmer sind wahrscheinlich offener für Gespräche, während introvertierte eher in kleinen Gruppenräumen aufblühen. 
• Nutzerfreundlichkeit: Wie soll das Ganze funktionieren? Führen Sie jede der geplanten Aktivitäten vor, um sich zu vergewissern, dass alles reibungslos funktioniert – insbesondere, wenn Teilnehmer die entsprechenden Tools zum ersten Mal verwenden.

Fassen Sie in Ihrer Einladung kurz die wichtigsten Punkte zusammen, die Sie in der Vorbereitung in das oben stehende Arbeitsblatt eingetragen haben. Sorgen Sie dafür, dass sich die Teilnehmer auf den Workshop freuen, indem Sie sich darauf konzentrieren, was Sie durch ihn erreichen wollen und warum genau diese Gruppe von Teilnehmern ausgewählt wurde. Erwähnen Sie auch die nötigen Vorbereitungen, die Sie während der Planung ermittelt haben, wie z. B. das Kennenlernen der Tools, die Teilnehmer verwenden werden. Und denken Sie daran: Workshops kosten die Teilnehmer einiges an Zeit – zeigen Sie also die nötige Dankbarkeit. 

Sie haben alles geplant, vorbereitet und vorgeführt – jetzt ist es endlich an der Zeit, anzupacken. Hier einige nützliche Tipps für den Workshop:

• Zeigen Sie die nötige Energie! Verwenden Sie einen positiven, einladenden Tonfall und machen Sie aus Ihren Einführungen fesselnde Vorträge. Hier haben Sie die Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen und Teilnehmern ein gutes Gefühl zu vermitteln. 
• Legen Sie Grundregeln fest. Erinnern Sie die Gruppe daran, dass alle Ideen willkommen sind, dass ihre Teilnahme entscheidend ist, dass sie ihre Webcams einschalten sollen und dass es wichtig ist, voll und ganz bei der Sache zu sein. Denn mit Multitasking geht es nur langsam voran. 
• Nutzen Sie den Parkplatz. Hat jemand einen Punkt angesprochen, der die Diskussion vom Weg abbringt? Dreht sich die Gruppe immer wieder um dieselbe Frage – ohne jede Produktivität? Dann fügen Sie diese Punkte oder Fragen zum Parkplatz hinzu und fahren Sie mit dem eigentlichen Thema fort. 
• Achten Sie auf die Teilnehmer. Wenn die Teilnehmer nach einigen Übungen abgelenkt wirken, können Sie eine Pause von fünf oder zehn Minuten einlegen, damit sie kurz ihren Computer verlassen oder nach ihren E-Mails sehen können. 
• Lassen Sie jeden zu Wort kommen. Es ist Ihre Aufgabe, zu gewährleisten, dass alle Teilnehmer am Projekt mitwirken. Sprechen Sie ruhigere Personen direkt an und unterbrechen Sie Störende.
• Schließen Sie den Workshop positiv ab. Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse und den Fortschritt zusammen und danken Sie allen Anwesenden für ihre Zeit und ihren Beitrag. 

Senden Sie einen Tag nach dem Workshop eine E-Mail an die Gruppe. Fassen Sie hierin die Erkenntnisse und den Fortschritt zusammen, führen Sie Aufgaben auf, die erledigt werden müssen, legen Sie relevante Deadlines fest und weisen Sie Rollen für den weiteren Verlauf des Projekts zu. 

Fragen Sie sich nach dem Workshop: Was ist gut gelaufen? Was hätte besser laufen können? Und war der Workshop erfolgreich – gemessen an den Kriterien, die Sie in Ihrem Arbeitsblatt zur Workshop-Vorbereitung festgelegt haben?