Facilita un taller productivo

Virtual First | Kit de comunicación

Los talleres son una excelente manera de ayudar a tu equipo a alcanzar los objetivos y corregir las brechas en el proceso. También pueden ser una forma divertida de liberarse del ciclo de reuniones y brindar a las personas una nueva manera de colaborar. Si tu equipo ha estado dando vueltas alrededor de un problema o un bloqueador, un taller puede ser tu mejor opción. 

Dado que cada taller es diferente, todo se trata de la preparación. Utiliza este ejercicio para ayudarte a planificar y coordinar un taller productivo que impulse los proyectos. 

60 MIN | EJERCICIO PERSONAL

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Paso 1: Pregúntate: “¿Podría ser un correo electrónico?”

Primero, asegúrate de que necesitas un taller, no solo una reunión. Las reuniones son para intercambiar puntos de vista, debatir y decidir. Los talleres son para hacer y deben generar resultados tangibles o entregables. Como beneficio adicional, los talleres crean un sentido compartido de propiedad para ayudar a que un proyecto estancado o interesante gane impulso. En otras palabras: menos charla, más acción. 
Preparación del taller

Resuélvelo

Asegúrate de que un taller sea la opción correcta y de que tengas claro lo que debes cubrir.

Hoja de trabajo de preparación de hojas

Paso 2: Preparación y planificación

Una vez que hayas delineado tus objetivos y hayas decidido quién debería asistir usando la hoja de trabajo anterior, es momento de crear la agenda. Ten en cuenta estos factores:

  • Tiempo: ¿Cuánto tiempo tienes? Comienza allí y trabaja hacia atrás. Dale a cada actividad una determinada cantidad de tiempo para completar. Algunos intercambios de opiniones pueden sobrepasándose porque el grupo está en buena racha, por lo que crear un pequeño margen de maniobra siempre es inteligente. 
  • Preguntas: ¿Cuántas preguntas debes responder? Si hay más de cinco, probablemente estés tratando de hacer demasiado. En un entorno virtual, puede ser difícil mantener la energía. Trata de priorizar de 3 a 5 preguntas clave para obtener la máxima participación y atención. 
  • Enfoque: ¿Cuál es la mejor manera de responder cada pregunta? Revisa las herramientas de tu kit (ejemplos: Figma, Miro, Mural, Paper) y combínalas con actividades diseñadas para obtener las respuestas que necesitas. Considera los tipos de personalidad de tu grupo. Los extrovertidos quizás disfruten de una conversación abierta. Los introvertidos a menudo prosperan en las salas de reuniones. 
  • Facilidad de uso: ¿Cómo funcionará todo? Asegúrate de presentar cada una de tus actividades planificadas con anticipación para cerciorarte de que las cosas funcionen sin problemas, sobre todo si alguien utilizará estas herramientas por primera vez.
Un ejemplo de agenda para un taller productivo

Paso 3: Escribe una invitación convincente

En tu invitación, resume en pocas palabras los puntos clave de tu hoja de trabajo de preparación anterior. Genera entusiasmo centrándote en lo que esperas lograr y por qué se eligió a este grupo específico de personas para que asistieran. Incluye cualquier trabajo previo que identificaste durante la planificación, como familiarizarte con las herramientas que emplearás. Y recuerda: Los talleres ocupan una parte del tiempo del ajetreado día de todos, así que asegúrate de expresar agradecimiento. 

Paso 4: Ocupa tu lugar de líder

Planificaste, preparaste y presentaste: ahora es el momento de hacerlo realidad. Estas son algunas sugerencias útiles para el día del juego:

  • ¡Trae la energía! Establece un tono alegre e inclusivo y prepara una comida a partir de tus intros. Es un buen momento para generar confianza y tranquilizar a todos. 
  • Establece reglas básicas. Recuérdale al grupo que todas las ideas son bienvenidas, que la participación es clave, que las cámaras deben estar encendidas y que es importante estar completamente presente. La multitarea solo retrasará las cosas. 
  • Emplea el estacionamiento. ¿Alguien mencionó un punto que podría desviar la charla? ¿Está el grupo dando vueltas alrededor de algo poco productivo? Agrégalo al estacionamiento del taller y sigue adelante. 
  • Lee la habitación. Después de algunos ejercicios, es posible que desees programar un descanso de 5 a 10 minutos para permitir que las personas se alejen de la computadora o revisen el correo electrónico si parecen distraerse. 
  • Trae cada voz. Es tu trabajo asegurarte de que todos participen. Llama a la gente más tranquila e interrumpe a los que interrumpen.
  • Termina con una nota de optimismo.Resume los hallazgos y el progreso clave, y agradece a todos por su tiempo y sus aportes. 

Paso 5: Seguimiento

Dentro de un día, envía al grupo un correo electrónico de seguimiento. Describe tus hallazgos y progreso, enumera los trabajos por realizar, establece plazos relevantes y asigna roles para el resto del proyecto. 
Título: Recapitulación del taller y próximos pasos

Estimado equipo del taller:

Gracias por hacernos pasar una sesión divertida y productiva. Juntos, determinamos nuestra audiencia principal, esbozamos los mensajes clave, ignoramos las suposiciones incorrectas y nos alineamos con las principales prioridades.

Próximos pasos:

  • Erika y Yonas revisarán los hallazgos de los mensajes con los socios
  • Mi Linh se comunicará con el equipo de desarrollo en relación con los recursos 

El documento de cronograma se actualizó y compartiremos el documento consolidado de resultados de talleres antes del viernes. 

¡Gracias nuevamente!

— Ruth y el equipo 

Paso 6: Evaluación

Después del taller, haz un balance: ¿qué salió bien? ¿Qué podría haber salido mejor? Según las medidas que estableciste en la hoja de trabajo de preparación del taller, ¿tuviste éxito? 
Tarjeta de puntuación del taller

¿Tu taller fue efectivo?

¿Fue viento en popa, una experiencia de aprendizaje o ambas cosas? Completa la tarjeta de puntuación para averiguarlo.

Tarjeta de puntuación de la eficacia del taller

3 consejos ganadores

Genera el hábito

  • Mañana: mantén los ojos bien abiertos en busca de proyectos que parezcan estancados o agitados.
  • La próxima semana: sugiere un taller si crees que el equipo se puede beneficiar de que los participantes clave resuelvan preguntas y problemas juntos.
  • Trimestralmente: ¿cómo va todo? Evalúa la cantidad y la efectividad de los talleres que tu equipo tiene o no, y realiza los ajustes necesarios.