Facilita un taller productivo

Primero, asegúrate de que necesitas un taller, no solo una reunión. Las reuniones son para intercambiar puntos de vista, debatir y decidir. Los talleres son para hacer y deben generar resultados tangibles o entregables. Como beneficio adicional, los talleres crean un sentido compartido de propiedad para ayudar a que un proyecto estancado o interesante gane impulso. En otras palabras: menos charla, más acción. 

Una vez que hayas delineado tus objetivos y hayas decidido quién debería asistir usando la hoja de trabajo anterior, es momento de crear la agenda. Ten en cuenta estos factores:

• Tiempo: ¿Cuánto tiempo tienes? Comienza allí y trabaja hacia atrás. Dale a cada actividad una determinada cantidad de tiempo para completar. Algunos intercambios de opiniones pueden sobrepasándose porque el grupo está en buena racha, por lo que crear un pequeño margen de maniobra siempre es inteligente. 
• Preguntas: ¿Cuántas preguntas debes responder? Si hay más de cinco, probablemente estés tratando de hacer demasiado. En un entorno virtual, puede ser difícil mantener la energía. Trata de priorizar de 3 a 5 preguntas clave para obtener la máxima participación y atención. 
• Enfoque: ¿Cuál es la mejor manera de responder cada pregunta? Revisa las herramientas de tu kit (ejemplos: Figma, Miro, Mural, Paper) y combínalas con actividades diseñadas para obtener las respuestas que necesitas. Considera los tipos de personalidad de tu grupo. Los extrovertidos quizás disfruten de una conversación abierta. Los introvertidos a menudo prosperan en las salas de reuniones. 
• Facilidad de uso: ¿Cómo funcionará todo? Asegúrate de presentar cada una de tus actividades planificadas con anticipación para cerciorarte de que las cosas funcionen sin problemas, sobre todo si alguien utilizará estas herramientas por primera vez.

En tu invitación, resume en pocas palabras los puntos clave de tu hoja de trabajo de preparación anterior. Genera entusiasmo centrándote en lo que esperas lograr y por qué se eligió a este grupo específico de personas para que asistieran. Incluye cualquier trabajo previo que identificaste durante la planificación, como familiarizarte con las herramientas que emplearás. Y recuerda: Los talleres ocupan una parte del tiempo del ajetreado día de todos, así que asegúrate de expresar agradecimiento. 

Planificaste, preparaste y presentaste: ahora es el momento de hacerlo realidad. Estas son algunas sugerencias útiles para el día del juego:

• ¡Trae la energía! Establece un tono alegre e inclusivo y prepara una comida a partir de tus intros. Es un buen momento para generar confianza y tranquilizar a todos. 
• Establece reglas básicas. Recuérdale al grupo que todas las ideas son bienvenidas, que la participación es clave, que las cámaras deben estar encendidas y que es importante estar completamente presente. La multitarea solo retrasará las cosas. 
• Emplea el estacionamiento. ¿Alguien mencionó un punto que podría desviar la charla? ¿Está el grupo dando vueltas alrededor de algo poco productivo? Agrégalo al estacionamiento del taller y sigue adelante. 
• Lee la habitación. Después de algunos ejercicios, es posible que desees programar un descanso de 5 a 10 minutos para permitir que las personas se alejen de la computadora o revisen el correo electrónico si parecen distraerse. 
• Trae cada voz. Es tu trabajo asegurarte de que todos participen. Llama a la gente más tranquila e interrumpe a los que interrumpen.
• Termina con una nota de optimismo.Resume los hallazgos y el progreso clave, y agradece a todos por su tiempo y sus aportes. 

Dentro de un día, envía al grupo un correo electrónico de seguimiento. Describe tus hallazgos y progreso, enumera los trabajos por realizar, establece plazos relevantes y asigna roles para el resto del proyecto. 

Después del taller, haz un balance: ¿qué salió bien? ¿Qué podría haber salido mejor? Según las medidas que estableciste en la hoja de trabajo de preparación del taller, ¿tuviste éxito?