Organiser et animer un atelier productif

Tout d'abord, demandez–vous s'il est pertinent d'organiser un atelier plutôt qu'une simple réunion. Les réunions sont réservées aux discussions, aux débats et à la prise de décision. Les ateliers sont dédiés à l'action et devraient par conséquent générer des résultats tangibles ou des livrables. En prime, les ateliers favorisent un sentiment d'appropriation qui permet de donner de l'élan à un projet important ou bloqué. En d'autres termes : moins de blabla, plus d'action. 

Une fois que vous avez défini vos objectifs et la liste des participants à l'aide de la fiche ci–dessus, passez à l'ordre du jour. Voici les facteurs à prendre en compte.

• Temps : de combien de temps disposez–vous ? Commencez par fixer votre date limite et établissez un rétroplanning. Déterminez un délai pour chaque activité. Certaines discussions peuvent se prolonger quand le groupe est sur sa lancée, il vaut donc mieux prévoir une petite marge de manœuvre. 
• Questions : à combien de questions devez–vous répondre ? Si la réponse est “plus de cinq”, votre ordre du jour est peut–être trop ambitieux. Il n'est pas toujours facile de maintenir un bon niveau d'énergie et de motivation dans un environnement virtuel. Donnez la priorité à 3 à 5 questions clés pour maintenir la participation et l'attention du groupe. 
• Approche : quelle est la meilleure façon de répondre à chaque question ? Passez en revue les outils à votre disposition (comme Figma, Miro, Mural ou Paper) et associez–les à des activités qui vous permettront d'obtenir les réponses dont vous avez besoin. Prenez en compte la personnalité des participants : les extrovertis apprécieront une conversation de groupe, tandis que les introvertis s'épanouiront davantage en petits groupes. 
• Facilité d'utilisation : comment assurer le bon déroulement technique de l'atelier ? Testez en amont chacune des activités prévues pour vous assurer que tout se passe bien, surtout si vous utiliserez certains outils pour la première fois.

Votre invitation doit résumer les points clés détaillés ci–dessus. Donnez envie à vos collègues de participer à l'atelier en mettant en avant ce que vous espérez accomplir et la raison pour laquelle vous avez choisi ce groupe de personnes. Précisez le travail préliminaire que vous avez identifié lors de la phase de planification, comme se familiariser avec les outils qui seront utilisés pendant l'atelier. Et n'oubliez pas que les participants devront libérer du temps sur leur journée pour participer à votre atelier : il est donc toujours bienvenu de faire preuve de gratitude ! 

Vous avez planifié, préparé et testé. Il est maintenant temps d'animer l'atelier. Voici quelques conseils pour réussir votre atelier.

• Donnez le ton ! Adoptez un ton enjoué et inclusif, et soignez vos intros. C'est le moment idéal pour instaurer la confiance et mettre tout le monde à l'aise. 
• Définissez des règles de base. Rappelez aux participants que toutes les idées sont les bienvenues, que la participation est essentielle, que les caméras doivent être allumées et qu'il est important de s'impliquer pleinement. Ceux qui font autre chose en même temps ne feront que ralentir le groupe. 
• Mettez de côté les points à approfondir. Un point a–t–il été relevé qui mérite d'être approfondi ? Le groupe tourne–t–il en rond ? Notez ce point pour plus tard et passez à autre chose. 
• Restez à l'écoute du groupe. Après quelques exercices, vous pouvez prévoir une pause de 5 à 10 minutes pour permettre aux participants de se dégourdir les jambes ou de consulter leurs e–mails s'ils semblent distraits. 
• Chaque voix compte. À vous de vous assurer que tout le monde participe. Interpellez les personnes les plus silencieuses et interrompez celles qui coupent la parole.
• Terminez sur une note positive. Résumez les principales conclusions et les progrès accomplis, et remerciez chacun pour son temps et ses contributions. 

Dans les 24 h qui suivent l'atelier, envoyez un e–mail de suivi au groupe. Résumez vos conclusions et les progrès accomplis, dressez la liste des tâches à accomplir et de leurs échéances, et attribuez des rôles pour la suite du projet. 

Une fois l'atelier terminé, faites le point : qu'est–ce qui s'est bien passé ? Quels sont les points à améliorer ? Utilisez les indicateurs de réussite de votre fiche de préparation pour déterminer si l'atelier est un succès.