効率的で充実したワークショップを実現する

バーチャル ファースト | コミュニケーション キット

チームが目標を達成しプロセスのギャップを解消するためには、ワークショップが最適です。また、面白みに欠ける会議の連鎖を断ち切り、フレッシュな気持ちで共同作業をする機会にもなります。チームが問題や行き詰まりに頭を悩ませているようなら、ワークショップが解決の糸口になるかもしれません。

同じワークショップは 1 つとしてありません。そこで重要になるのが、事前の準備です。このエクササイズを活用して、プロジェクトを前進させる生産的なワークショップを実施しましょう。

60 分|パーソナル エクササイズ

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ステップ 1:会議が必要かどうか自問する

まずは、会議ではなくあえてワークショップが必要かどうかを再確認します。会議とは、ディスカッション、討論、そして意思決定のために行うものです。ワークショップとは「行動」を伴うものです。また、具体的な結果や成果物を生み出すために実施します。さらに、ワークショップを実施することで、停滞していたプロジェクトや面倒なプロジェクトについて、全員が主体的に取り組む機会が生まれるという嬉しい効果もあります。つまり、ワークショップとは、言葉よりも行動ということです。
ワークショップの準備

備えあれば憂いなし

まずは、ワークショップを実施することが正しい選択であることを確認します。また、取り上げる内容を明確にしておく必要があります。

ワークショップの準備ワークシート

ステップ 2:準備と計画

上記のワークシートを使って目標と参加者を決定したら、アジェンダを作成しましょう。その際、以下の点を考慮します。

  • 時間:どのくらいの時間があるか?それを基準に、逆算して考えます。アクティビティごとに、取り組む時間を設定します。場が盛り上がると、ディスカッションが長引く場合があるので、常に若干の余裕を持たせておくのがよいでしょう。
  • 質問:答えるべき質問はいくつありますか?5 つを超えていたら、詰め込みすぎかもしれません。バーチャルな環境では、エネルギーを維持するのは難しい場合があります。参加者の積極性と集中力を最大限に引き出すには、メインとなる質問を 3~5 つに絞り込むとよいでしょう。
  • アプローチ:それぞれの質問には、どのように答えるのがベストですか?キットに入っているツール(例:Figma、Miro、Mural、Paper)を確認して、望む答えを引き出せるアクティビティに対応づけます。グループ メンバーの性格を考慮してください。外向的な人は、オープンな対話を楽しむかもしれません。内省的な人は、ブレイクアウト ルームの方が活発にやり取りができるでしょう。
  • わかりやすさ:ワークショップの進め方やツールの使い方を明確にしておきましょう。計画している各アクティビティを事前にデモして、スムーズに進められるようにしてください。ツールを初めて使うメンバーがいる場合は特に、念入りに確認してください。
生産的なワークショップで取り上げるアジェンダの例

ステップ 3:参加したくなる招待メッセージを作成する

招待メッセージには、先ほどの準備ワークシートから抜き出した要点を簡潔にまとめます。達成したい内容や参加者として選ばれた理由を説明することで、期待感を高めましょう。計画時に判明した事前ワークがあれば記載します。たとえば、使用するツールに慣れておくといった点です。忘れてならないのは、ワークショップは忙しいメンバーの貴重な時間を使って行うということです。感謝の気持ちを必ず伝えてください。

ステップ 4:自分がリードする

ここまでで、計画、準備、デモを行ってきました。最後は実際にワークショップを実施しましょう。当日のヒントをいくつかご紹介します。

  • エネルギッシュに!テンポよく、全員を巻き込むように、しっかりとした導入を行います。ワークショップの冒頭で、参加者との間に信頼関係を築き、リラックスしてもらいましょう。
  • 基本ルールを設定する。どんなアイデアも歓迎する、積極的に参加することが大事である、カメラをオンにする、完全に集中して参加することが大切である、という点を説明します。マルチタスクをすると、結果的に効率は下がります。
  • 保留リストを用意する。本題から離れるような指摘をする人はいましたか?生産的でないことに長い時間を費やしていますか?そんなときは、ワークショップの保留リストに書き入れて、次のテーマに移りましょう。
  • ルーム内の雰囲気をよく見る。何回かのエクササイズを行った後、参加者の集中力が落ちているように見えた場合は、5~10 分の休憩を取りましょう。参加者がパソコンから離れたり、メールをチェックしたりできるようにします。
  • 全員に発言を促す。誰もが意見を言えるようにするのは、主催者の役割です。発言の少ない人に声をかけ、話に割り込む人にはいったん待ってもらいましょう。
  • ポジティブに締めくくる。主なポイントや成果をまとめて、時間を取って積極的に参加してくれたことを全員に感謝します。 

ステップ 5:フォロー アップ

翌日くらいまでに、フォローアップ メールをグループに送信してください。ポイントや成果をまとめます。また、これから実施すべきタスクを書き出して、妥当な締め切りを設定します。プロジェクトの残りすべてに担当者を割り当てます。
タイトル:ワークショップのまとめと次のステップ

ワークショップに参加してくださった皆様

おかげさまで、楽しく生産的なセッションを開催できました。全員が参加して、メインとなる対象者を明確にし、キー メッセージを作ることができました。また、間違った前提を排除して、優先事項について認識を合わせることもできましたね。

次のステップ:

  • 山田さんと佐藤さんは、パートナーと一緒にメッセージのポイントを確認してください。
  • 井上さんは、開発チームに連絡してリソースの再調整をお願いします。

タイムライン ドキュメントを更新しました。金曜日までに、ワークショップのポイントをまとめたドキュメントをお送りします。

ありがとうございました。

— 鈴木とチーム

ステップ 6:評価

ワークショップを終えたら、振り返りを行います。うまくいった点や改善が見込める点を洗い出します。準備ワークシートで設定した評価指標に照らして、ワークショップは成功したと言えるかどうか確認しましょう。
ワークショップの採点表

ワークショップの効果を測る

スムーズに進行できたか、学びの機会となったか、あるいはその両方なのか。採点表を基に判断しましょう。

ワークショップの効果測定採点表

3 つの成功法則

習慣化する

  • 翌日:停滞している、または難航していると思われるプロジェクトがないか詳しくチェックします。
  • 翌週:主要な関係者を集めて質疑応答をしたり問題点を一緒に考察したりする場が効果的だと思う場合は、チームにワークショップを提案します。
  • 四半期ごと:振り返りを行います。チームで開催している(または開催していない)ワークショップの数や効果を評価して、必要な調整を行います。