Anfängerleitfaden zur Erstellung von Rechnungen für freiberufliche Autoren

Für Autoren ist die Rechnungsstellung von entscheidender Bedeutung, um den Überblick über ihre Finanzen zu behalten. Auch für die Einhaltung der Steuervorschriften und den Rechtsschutz bei Zahlungsstreitigkeiten spielt sie eine wesentliche Rolle. Auch wenn es nicht Ihre Lieblingsbeschäftigung ist, vereinfacht sie die Steuerabwicklung und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Streitigkeiten kommt.

Eine gut strukturierte Rechnung vermittelt außerdem Professionalität und zeigt dem Kunden, dass Sie Ihren Beruf ernst nehmen. Eine gute Rechnungsstellung kann Ihnen also auch dabei helfen, Aufträge und Stammkunden zu gewinnen.

Rechnungen sorgen außerdem für Klarheit. Durch die Angabe von Zahlungsbeträgen und -bedingungen vermitteln Sie Ihrem Kunden klare Erwartungen und vermeiden mögliche Missverständnisse.

In diesem Leitfaden finden Sie Tipps und alles Wissenswerte über das Erstellen, Verwalten und Senden von Rechnungen für Autorendienstleistungen.

Wann und warum Sie als freiberuflicher Autor Rechnungen schreiben sollten

Rechnungen sind für die Verwaltung Ihrer Tätigkeit als freiberuflicher Autor von entscheidender Bedeutung. Sie sollten jedoch auch wissen, wann Sie eine Rechnung senden müssen.

Nachfolgend finden Sie einige Anlässe, um Rechnungen für Ihre Arbeit als freiberuflicher Autor zu senden:

1. Nach Abschluss eines Schreibprojekts: Am häufigsten werden Rechnungen direkt nach der Lieferung des fertigen Projekts gesendet. Dadurch ist es wahrscheinlicher, dass es nicht zu Zahlungsverzögerungen kommt.
2. Bei Meilensteinen während großen Projekten: Bei großen Projekten ist es sinnvoll, die Rechnung bei einem bestimmten Meilenstein zu stellen, damit Sie nicht bis zum Ende darauf warten müssen, bezahlt zu werden.
3. Bei stundenbasierter Arbeit: Wenn die Abrechnung nach Stunden erfolgt, können Sie Rechnungen in regelmäßigen Abständen oder nach Abschluss des Projekts senden, um für einen stetigen Zahlungsfluss zu sorgen.
4. Bei wiederkehrenden oder vorschussbasierten Dienstleistungen: Wenn Sie auf Vorschussbasis arbeiten, senden Sie zu Beginn jeder neuen Periode eine Rechnung, damit alles im Zeitplan bleibt und die Zahlungen bei Ihnen eingehen.
5. Bei Aufträgen für neue Kunden: Stellen Sie neuen Kunden immer vor Arbeitsbeginn eine Rechnung aus, um klare Erwartungen festzulegen und sich zu vergewissern, dass sich alle einig sind. Indem Sie die Erwartungen im Voraus festlegen, können spätere Missverständnisse oder Streitigkeiten vermieden werden.
6. Für Vorauszahlungen oder Anzahlungen: Wenn Sie vor dem Start eines Projekts eine Anzahlung verlangen, wird diese Zahlungsaufforderung durch eine Rechnung formalisiert und für beide Parteien dokumentiert.
7. Bei Änderung des Projektumfangs: Wenn sich der Leistungsumfang ändert, erstellen Sie eine aktualisierte Rechnung mit den neuen Bedingungen oder Kosten. Diskussionen mit einem Kunden sind eine Sache, doch eine Rechnung dokumentiert und formalisiert Ihre Vereinbarung.
8. Für projektbezogene Ausgaben: Vergessen Sie nicht, zusätzliche Ausgaben wie Reisekosten oder spezielle Materialien, die Sie während des Prozesses verwenden, in Rechnung zu stellen, damit nichts übersehen wird und Sie nicht auf den Kosten sitzen bleiben.

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie für Ihre Schreibarbeit bezahlt werden möchten, müssen Sie eine Rechnung stellen. Sie ist ein Nachweis, dass die Arbeit erledigt ist, wann die Zahlung fällig ist und dass Sie den Kunden um die Bezahlung bitten.

Was in einer Rechnung für freiberufliche Autorendienstleistungen enthalten sein muss

In einer guten Rechnung für freiberufliche Autorendienstleistungen stimmen alle Details. Folgendes sollte enthalten sein, damit Sie pünktlich bezahlt werden und ein professionelles Image wahren:

• Kontaktinformationen: Ihre Daten und die Ihres Kunden: Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Dadurch wissen alle, wer die Beteiligten sind und wer der Ansprechpartner ‌bei Problemen oder Fragen ist.
• Rechnungsnummer und -datum: Vergeben Sie eine einzigartige Rechnungsnummer und geben Sie das Ausstellungsdatum an. Das erleichtert es, den Überblick über Zahlungen zu behalten und Ihre Unterlagen zu organisieren.
• Beschreibung der Dienstleistung: Nennen Sie die Dienstleistung. Geben Sie an, ob es sich um einen Blogbeitrag, die Überarbeitung eines Kapitels oder um ein Lektorat handelt, und führen Sie den Umfang auf, z. B. die Anzahl der Wörter oder Revisionen, sowie alle sonstigen Besonderheiten.
• Zahlungsstruktur: Geben Sie an, ob Sie einen Stundensatz oder eine Pauschalgebühr berechnen. Auf diese Weise kommen später keine Unklarheiten und Streitigkeiten auf. Dadurch besteht Klarheit für alle Parteien.
• Zahlungsbedingungen: Geben Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung deutlich an. Unabhängig davon, ob die Zahlung bei Rechnungseingang oder entsprechend einer anderen Vereinbarung fällig ist, sollte Ihr Kunde genau wissen, wann Sie diese erwarten. Sie können auch Ihre bevorzugten Zahlungsmethoden angeben, z. B. PayPal, Kreditkarte oder sonstige.
• Gebühr für verspätete Zahlungen: Geben Sie die Säumnisgebühr an, falls Sie eine solche erheben. Dadurch werden Erwartungen hinsichtlich einer pünktlichen Zahlung festgelegt und Ihr Einkommen wird zusätzlich gesichert.

Das sind die wichtigsten Grundlagen für freiberufliche Autoren. Die Anforderungen können jedoch je nach Ihren Präferenzen oder denen Ihres Kunden und der Auftragsart variieren. 

Das Hauptziel besteht darin, eine professionelle Rechnung so klar und umfassend wie möglich zu gestalten, damit keine Missverständnisse entstehen und Sie zeitnah bezahlt werden.

Verwenden Sie Dropbox für freiberufliche Schreibprojekte

Dropbox ist ein hilfreiches Tool, mit dem freiberufliche Autoren Rechnungen speichern, organisieren und teilen können. Dropbox bietet Ihnen viele Vorteile:

• Laden Sie Rechnungen in Ihr Dropbox-Konto hoch und lassen Sie sie sofort mit Ihren Geräten synchronisieren.
• Teilen Sie Dokumente aus Ihrem Cloud-Speicher mit nur wenigen Klicks mit Kunden – auch wenn diese kein Dropbox-Konto besitzen.
• Verwenden Sie Senden und nachverfolgen für Ihre Rechnungen, um zu sehen, wann, wo und wie lange sie angesehen wurden und weitere Analysen abzurufen.

Durch ein Tool wie Dropbox kann das freiberufliche Schreiben deutlich einfacher und lohnender werden. Weitere Erfolgstipps finden Sie in unserem Blogbeitrag Schreiben Sie, als würden Sie damit Ihren Lebensunterhalt verdienen – das ist nämlich bereits der Fall.

Rechnungsstellungen für freiberufliche Autoren leicht gemacht

Das Erstellen von Rechnungen muss nicht schwer sein. Verwenden Sie Dropbox, um schneller bezahlt zu werden und Ihren Rechnungsstellungsprozess zu optimieren. Dank dieser Effizienzsteigerungen können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihre Karriere als freiberuflicher Autor.

Mit Dropbox stehen Autoren alle verfügbaren Features sowie weitere Tools für jeden erdenklichen Zweck Ihres Arbeitsalltags zur Verfügung.