Cara menulis invois untuk perkhidmatan reka bentuk

Untuk pekerja bebas dan perniagaan kecil, invois profesional ialah alat penting untuk sesuatu yang sangat penting—mendapatkan bayaran untuk perkhidmatan anda. Tetapi invois juga merupakan dokumen kewangan penting bagi klien yang merekodkan skop kerja, terma yang dipersetujui dan maklumat pembayaran.

Sebagai seorang pereka bentuk bebas, invois anda akan mempamerkan kebolehpercayaan anda sebagai seorang profesional dan menyerlahkan dedikasi anda terhadap ketelusan dan komunikasi yang berkesan. Invois anda akan memainkan peranan yang penting dalam mengelakkan konflik dengan menggariskan butiran projek, menggalakkan hubungan dengan klien yang positif dan menyokong kejayaan perniagaan bebas anda.

Panduan ini akan membimbing anda melalui pertimbangan penting untuk menjana, menghantar dan mengurus invois untuk kerja reka bentuk, memastikan proses yang lancar dan kemas.

Perkara yang perlu dimasukkan dalam invois perkhidmatan reka bentuk

Invois perniagaan yang direka bentuk dengan baik untuk perkhidmatan reka bentuk harus memasukkan elemen penting yang berikut:

Butiran klien dan pekerja bebas

Sama ada anda membuat invois baru untuk setiap projek atau menggunakan templat invois, dokumen anda akan dimulakan dengan maklumat hubungan yang tepat untuk anda dan klien anda.

Anda harus memasukkan nama anda (atau nama perniagaan anda), alamat, nombor telefon dan alamat e-mel. Maklumat ini penting untuk klien anda menghubungi anda dengan mudah jika terdapat sebarang pertanyaan, kebimbangan atau kemas kini tentang projek anda yang sedang diusahakan bersama-sama. Menyediakan butiran hubungan yang terkini memastikan komunikasi yang berkesan antara anda dengan klien anda.

Begitu juga, anda harus memberikan nama syarikat, alamat, nombor telefon dan alamat e-mel klien. Ini membenarkan anda menghubungi klien dengan mudah untuk mendapatkan maklum balas, kelulusan atau apa-apa sahaja perkara lain yang berkaitan dengan projek. Ini juga menjadikan penyimpanan rekod lebih mudah—anda akan mengetahui penerima invois, tarikh invois dicipta dan projek yang dirujuk oleh invois.

Mempunyai maklumat hubungan yang jelas dan boleh diakses membantu untuk memperkemas proses reka bentuk dan memastikan sebarang isu atau perubahan dapat ditangani dengan segera.

Tarikh invois dan tarikh akhir

Apabila menyatakan tarikh invois dikeluarkan, penting untuk memasukkan hari, bulan dan tahun untuk menunjukkan dengan jelas masa permintaan pembayaran dijana. Maklumat ini membantu anda dan klien anda menjejaki masa transaksi berlaku dan masa pembayaran dijangkakan.

Anda juga harus menyatakan dengan jelas tentang tarikh akhir untuk pembayaran pada invois. Tarikh ini harus munasabah dan sejajar dengan standard industri, untuk mengelakkan sebarang kekeliruan atau kelewatan dan memastikan klien anda mempunyai masa yang mencukupi untuk memproses pembayaran.

Kemudian, anda boleh menggunakan maklumat ini untuk menjana nombor invois yang unik untuk membantu anda, klien anda dan juruaudit cukai yang berpotensi mengurus invois khusus. Contohnya, jika anda kerap bekerja dengan klien tertentu, anda mungkin ingin mencipta nombor invois anda dengan menggabungkan kod unik pelanggan dengan tarikh invois seperti DBX-2024-01-01.

Penerangan tentang perkhidmatan reka bentuk

Penerangan anda tentang perkhidmatan yang telah anda berikan mungkin termasuk kadar setiap jam bagi projek dengan komitmen masa yang berbeza-beza, bayaran berasaskan projek untuk keseluruhan projek reka bentuk atau perkhidmatan reka bentuk khusus seperti penciptaan logo, penjenamaan atau reka bentuk laman web.

Anda mungkin telah menyediakan kenyataan kerja (SOW) sebelum projek, menggariskan skop kerja dan kos yang berkaitan. Mana-mana item pada SOW, termasuk kos tambahan untuk semakan tambahan, harus dimasukkan dalam invois anda.

Item baris lain mungkin termasuk akses berbayar kepada imej stok atau fon, dan butiran batu penanda atau fasa reka bentuk dengan jadual pembayaran yang berstruktur.

Jangan lupa untuk memasukkan sebarang kos pelesenan, bayaran penggunaan, format untuk reka bentuk akhir dan caj tambahan untuk kelulusan klien bagi item yang tidak termasuk dalam perjanjian awal.

Pecahan terperinci kos

Jika projek anda melibatkan berbilang tugasan dan serahan, anda harus menyenaraikan setiap komponen dan bayaran yang berkaitan. Tahap perincian ini meningkatkan kejelasan dan ketelusan dalam proses pengebilan, memudahkan klien untuk memahami dengan tepat item yang mereka perlu bayar. Dengan menyenaraikan kos melalui cara ini, anda membantu untuk mengelakkan pertikaian atau salah faham yang mungkin timbul jika klien tidak jelas tentang perkhidmatan yang dikenakan caj kepada mereka.

Contohnya, pecahan kos mungkin termasuk item baris seperti pembangunan konsep, semakan reka bentuk, pengurusan projek dan sebarang perkhidmatan tambahan yang diminta oleh klien. Setiap perkhidmatan ini harus disenaraikan dengan bayaran yang sepadan, membenarkan klien melihat dengan tepat cara pengiraan jumlah keseluruhan mereka.

Terma pembayaran

Nyatakan terma pembayaran dengan jelas, termasuk kaedah pembayaran yang diterima seperti kad kredit, kad debit, penghantaran terus ke akaun bank anda atau wang tunai.

Butiran pembayaran penting lain termasuk mata wang yang dijangkakan dalam pembayaran dan sebarang penalti pembayaran lewat yang mungkin ditanggung oleh klien anda jika mereka gagal membayar pada tarikh akhir yang anda tetapkan. Ini mungkin melibatkan bayaran peratusan atau bayaran rata untuk setiap hari pembayaran tertunggak.

Daftar keluar profesional

Semasa anda memuktamadkan invois, sasarkan untuk meninggalkan tanggapan berkekalan yang positif kepada klien anda. Daftar keluar profesional boleh membantu untuk mengukuhkan pengalaman hebat yang mereka dapat ketika bekerja dengan anda.

Pertimbangkan untuk menambah sentuhan peribadi pada penghujung invois, seperti "Terima kasih kerana memilih [Nama Studio Reka Bentuk Anda] untuk keperluan reka bentuk anda." Ucapan ringkas ini menunjukkan penghargaan untuk perniagaan mereka dan memastikan peluang terbuka untuk kerjasama pada masa hadapan. Dengan meluangkan masa untuk menyertakan ucapan yang prihatin ketika daftar keluar bukan sahaja memuktamadkan transaksi, malah menguatkan hubungan anda dengan klien.

Cara mengurus invois reka bentuk dengan Dropbox

Jika anda menghantar invois anda secara manual sebagai lampiran e-mel, Dropbox menawarkan penyelesaian yang mudah untuk menyimpan, mengatur dan berkongsi invois anda. Hanya muat naik invois anda ke akaun Dropbox anda dan invois tersebut akan membuat penyelarasan ke semua peranti anda dengan segera. Anda boleh berkongsi dokumen dengan mudah terus daripada penyimpanan awan anda dengan beberapa klik sahaja.

Untuk ciri penghantaran fail lanjutan seperti penjejakan penglibatan, pertimbangkan untuk menggunakan Hantar dan jejaki. Ini akan menghantar pemberitahuan e-mel harian kepada anda yang menunjukkan kekerapan invois anda dilihat. Anda juga akan mendapat analisis seperti masa fail anda dilihat, tempoh masa dan lokasi geografi fail itu dilihat.

Invois reka bentuk bebas menjadi lebih mudah

Invois memainkan peranan penting dalam kejayaan perniagaan reka bentuk bebas. Invois berfungsi sebagai dokumentasi undang-undang transaksi, memastikan pereka bentuk dan klien dilindungi. Dropbox memudahkan proses invois untuk pereka bentuk bebas, menjadikan proses ini mudah untuk diselesaikan dan menghantar invois kepada klien.

Dengan Dropbox, anda mempunyai hab berpusat untuk menyimpan, menyunting dan berkongsi invois anda, memperkemas proses mencipta, menyesuaikan dan menghantar invois. Gunakan Dropbox dan revolusikan aliran kerja reka bentuk bebas anda hari ini.