如何為設計服務開立發票

如果您是自由設計師，您一定希望加快開發票流程，以便準確掌握自己的財務狀況。快來探索我們針對設計服務建立、管理並共享發票的小提示。

無論是自由工作者亦或小型企業，專業發票都是收到服務報酬的重要工具。但發票也是客戶重要的財務文件，因為發票記錄了工作範圍、協議條款以及付款資訊。

身為自由設計師，發票是您身為專業人士的可靠表現，同時也能證明您致力展現公開、有效的交流互動。發票列出的專案詳情有助於避免爭端，能夠促進正面的客戶關係，使您的自由工作事業獲得穩定成長。

本指南將說明針對設計工作產生、送出與管理發票時應謹記在心的關鍵要素，好保障開發票流程順暢無礙。

設計服務發票中應涵蓋的事項

一張完善的設計服務業務發票應包含以下基本要素：

無論是為每個專案開立新發票，還是使用發票範本，文件開頭都應先列出您和客戶的正確聯絡資訊。

請包含您的姓名（或企業名稱）、地址、電話號碼和電子郵件地址。如果客戶對您協作的專案有任何疑問、顧慮或更新事項，這項資訊是他們能輕鬆聯絡上您的關鍵。提供最新的聯絡詳細資訊，能確保您和客戶有效溝通。

同理，您也應提供客戶的公司名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址。這能讓您輕鬆聯絡客戶來獲得意見、核准或處理任何其他與專案有關的事務。這麼做也能讓您輕鬆留檔存證，您能得知開發票的對象是誰、開立發票的時間，以及與發票有關的專案內容。

提供明確可用的聯絡資訊有助簡化設計流程，確保問題或變更能立即獲得處理。

指定發票開立的日期時，請務必註明年月日，以便明確指出開立請款要求的時間。這些資訊能讓您和客戶掌握交易進行的日期，以及預計的付款時間。

您也應在發票上註明付款到期日。這個日期應合理可行且符合業界標準，以免產生混淆或延遲，同時確保客戶有足夠的時間處理款項。

之後您可用這項資訊生成唯一的發票編號，來幫助您、客戶和可能的稅務稽核員管理特定發票。舉例來說，如果您定期與特定客戶合作，則不妨結合唯一的客戶編碼和發票日期（例如 DBX-2024-01-01）來創造自己的發票編號。

您對已提供之服務的說明可以包括專案以時計價的報酬和各種截稿要求、整個設計專案的專案內容費用，或是標誌製作、商標或網站設計之類的特定設計服務。

您也可在專案開始前提供工作說明書 (SOW)，指出工作範圍以及相關費用。SOW 內的任何項目，包括額外修訂的追加費用，都應列於發票之中。

其他交易項目可能包括付費存取的圖庫相片或字型，以及檢附詳細付款時程的里程碑或設計階段詳細資訊。

另外也別忘了涵蓋授權費用、使用費用、定稿設計的格式，以及原始協議以外客戶核准部分的額外收費。

如果您的專案包含多個工作和交付項目，則應以細項列出每個部份及其相關費用。提供詳細資訊能讓請款流程更明確而公開，客戶也能輕鬆掌握確切的付款項目。用這種方式列出支出細項，也有助避免客戶因不確定所支付的服務內容，而產生爭議或誤解。

舉例來說，支出細項的產品項目可能包括概念開發、設計修訂、專案管理和其他任何客戶要求的服務。每一項服務都應列出相應的費用，幫助客戶明確瞭解費用總額的計算方式。

明確列出付款條款，註明信用卡、金融卡、直接轉帳至銀行帳戶或現金支付等您可接受的支付方式。

其他必要的付款詳情，包括付款應使用的貨幣，以及未於您提供之到期日前付款者應繳納的滯納金等等。滯納金可依付款延遲天數按比例計費，或直接收取固定費用。

開立發票後，不妨試著讓客戶對您留下深刻且正面的印象。專業的簽署語能加深他們與您合作的愉快體驗。

您可考慮在發票的最後增添個人色彩，例如寫下這句話：「感謝您選擇 [您設計工作室的名稱]，我們一向使命必達。」這簡單的一句話不只能表達您對這次合作的感謝，也示意您歡迎未來再次與對方共事。只要花點心思寫下貼心的簽署語，就能在完成交易之餘鞏固您與客戶的關係。

如果您打算手動將發票以電子郵件附件的形式傳送，Dropbox 可為您提供儲存、彙整和寄送發票的便利解決方案。只要將發票上傳到 Dropbox 帳戶，發票就會立即同步到您所有的裝置。只要按幾下，即可直接從雲端儲存空間輕鬆共享文件。

如使用互動追蹤等進階檔案傳送功能，則不妨使用「傳送和追蹤」；這項功能可讓您每天收到電子郵件通知函，顯示發票的瀏覽次數。您也會獲得檔案查看時間、查看持續時間，以及查看檔案的地理位置等分析資料。

發票是使自由設計事業順利發展的關鍵要素。發票是交易記錄的法律文件，能讓設計師和客戶雙方受到保障。Dropbox 能簡化自由設計師的開發票流程，讓他們輕鬆開立發票，並傳送給客戶。

有了 Dropbox，您就能集中一處來儲存、編輯與共享發票，簡化建立、自訂與傳送發票的流程。立即使用 Dropbox，讓您的自由設計工作流程改頭換面吧！

建立專業級發票，不費吹灰之力。