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對於自由工作者和小型企業之類的組織來說，專業發票是收受服務報酬的重要工具，也是客戶重要的財務文件，因為當中記錄工作範圍、協議條款與付款資訊。
作為自由設計師，您的發票將展示您作為專業人士的可靠性，並凸顯您對透明度和有效溝通的奉獻精神。您的發票將透過概述專案細節、促進積極的客戶關係以及支持您的自由職業業務的成功，在避免衝突方面發揮至關重要的作用。
本指南將說明為設計工作產生、傳遞和管理發票時應留意的重要元素，確保流程順暢無礙。
設計服務發票應涵蓋的資料
一張完善的設計服務發票應包含以下基本元素：
客戶和自由工作者的詳細信息
無論是為每個專案開立新發票或使用發票範本，文件開頭都應先列出您和客戶的正確聯絡資訊。
請加入您的姓名（或企業名稱）、地址、電話號碼和電子郵件地址。如果客戶對於合作的專案有任何問題、疑慮或想瞭解最新情況，這就是讓他們輕鬆聯絡到您的重要資訊。提供最新聯絡資訊，能確保您和客戶有效溝通。
同樣地，您也應提供客戶的公司名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址，以便輕鬆到聯絡客戶，尋求他們的意見、核准或溝通其他專案相關事務，留存記錄也變得容易許多，方便查看發票收受人、發票開立時間與相關專案。
提供明確有效的聯絡資訊可簡化設計流程，確保即時處理問題或變更。
發票日期與到期日
註明發票開立日期時，請務必列出年月日以明確表示請款要求產生時間，這項資訊能讓您和客戶瞭解交易日期和約定付款時間。
您還應該在發票上清楚註明付款到期日。該日期應合理並符合行業標準，以避免任何混淆或延誤，並確保您的客戶有足夠的時間來處理付款。
然後，您可以使用此資訊產生唯一的發票號碼，以協助您、您的客戶和潛在的稅務稽核員管理特定的發票。例如，如果您定期與特定客戶合作，您可能希望透過將唯一的客戶代碼與發票日期（例如 DBX-2024-01-01）組合來建立發票號碼。
設計服務說明
所提供的服務說明可列出專案每小時費用、多個作業時間選項、整個設計專案的專案費用，或是標誌製作、商標或網站設計等特定設計服務；
您可能在專案之前提供了一份工作說明書（SOW），概述了工作範圍和相關成本。SOW 上的任何項目（包括額外修訂的額外費用）都應包含在您的發票中。
其他項目可能包括付費存取庫存圖像或字體，以及具有結構化付款計劃的里程碑或設計階段的詳細資訊。
另外也別忘了加入所有授權費用、使用次數費用、定稿設計格式，以及如果在超出原始協議規範次數的情況下，要求客戶核准所需的額外收費。
依細項列出支出項目
如果專案包含多個工作和交付項目，請以細項列出每個部分和相關費用。提供詳細資訊能讓請款流程更清楚透明，客戶也能輕鬆瞭解付款所對應的確切服務，這樣也能避免客戶因為不確定付款相應的服務，而產生爭議或誤解。
舉例來說，支出明細的品項應涵蓋概念開發、設計修訂、專案管理和客戶額外要求的所有服務；每項服務都應列出相應費用，讓客戶瞭解費用總額的確切計算方式。
付款條件
明確列出付款條件，例如信用卡、金融卡、直接轉帳至銀行帳戶或現金支付等可接受的付款方式。
其他重要的付款細節包括預期付款的貨幣，以及如果您的客戶未能在您規定的到期日之前付款，可能產生的任何滯納金。這可能包括對逾期付款的每一天收取一定比例的費用或固定費用。
專業簽名
開好發票後，不妨嘗試讓客戶對您留下深刻且正面的印象；專業的結尾語能讓良好的合作體驗錦上添花。
考慮以個性化的方式結束發票，例如“感謝您選擇[您的設計工作室名稱]來滿足您的設計需求。”
這簡單的一句話不僅能表達您感謝客戶的請託，也增加未來合作的機會。只要花點心思寫下貼心的結尾語，發票就不僅有完成交易的功能，還可鞏固與客戶的關係。
自由設計師開立發票，輕鬆又簡單
自由設計事業要蓬勃發展，發票是關鍵要素。發票是交易的法律文件，能確保設計師與客戶雙方受到保障。Dropbox 可簡化自由設計師的發票開立流程，讓他們輕鬆開好發票並傳送給客戶。
使用 Dropbox，您可以擁有一個集中的中心來儲存、編輯和共享您的發票，從而簡化建立、自訂和發送發票的過程。擁抱 Dropbox 並立即徹底改變您的自由設計工作流程。
