Cara menulis faktur untuk jasa desain

Bagi pekerja lepas dan bisnis kecil, faktur profesional krusial untuk sesuatu yang sangat penting—mendapatkan pembayaran atas jasa Anda. Namun, faktur juga merupakan dokumen keuangan utama untuk klien yang mencatat ruang lingkup pekerjaan, ketentuan yang disepakati, dan informasi pembayaran.

Sebagai seorang desainer lepas, faktur Anda akan menunjukkan keandalan Anda sebagai seorang profesional dan menekankan dedikasi Anda terhadap transparansi dan komunikasi yang efektif. Faktur Anda akan memainkan peran penting dalam menghindari konflik dengan menguraikan detail proyek, mempromosikan koneksi klien yang positif, dan mendukung keberhasilan bisnis freelance Anda.

Panduan ini akan menunjukkan faktor-faktor penting yang perlu Anda ingat saat membuat, mengirimkan, dan mengelola faktur untuk pekerjaan desain, yang memastikan prosesnya lancar dan tanpa kendala.

Apa yang harus disertakan dalam faktur jasa desain

Faktur bisnis untuk jasa desain yang dibuat dengan baik harus mencakup elemen penting berikut:

Detail klien dan pekerja lepas

Baik membuat faktur baru untuk setiap proyek atau menggunakan templat faktur, dokumen Anda akan dimulai dengan informasi kontak yang akurat untuk Anda dan klien Anda.

Anda harus menyertakan nama (atau nama bisnis), alamat, nomor telepon, dan alamat email. Informasi ini sangat penting agar klien dapat dengan mudah menghubungi Anda jika ada pertanyaan, kekhawatiran, atau pembaruan mengenai proyek yang Anda kerjakan bersama. Memberikan detail kontak mutakhir memastikan komunikasi yang efektif antara Anda dan klien Anda.

Demikian pula, Anda juga harus menyertakan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email klien. Hal ini memungkinkan Anda menghubungi klien dengan mudah untuk mendapatkan umpan balik, persetujuan, atau apa pun yang terkait dengan proyek. Hal ini juga membuat pencatatan menjadi lebih mudah—Anda akan mengetahui untuk siapa faktur tersebut dibuat, kapan faktur tersebut dibuat, dan proyek yang dimaksud.

Memiliki informasi kontak yang jelas dan mudah diakses membantu menyederhanakan proses desain dan memastikan bahwa setiap masalah atau perubahan dapat segera diatasi.

Tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo

Saat menentukan tanggal penerbitan faktur, penting untuk menyertakan hari, bulan, dan tahun guna menunjukkan waktu pembuatan permintaan pembayaran dengan jelas. Informasi ini membantu Anda dan klien Anda melacak waktu terjadinya transaksi dan perkiraan waktu pembayaran.

Anda juga harus mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran dengan jelas pada faktur. Tanggal ini harus wajar dan selaras dengan standar industri untuk menghindari kebingungan atau penundaan dan memastikan bahwa klien Anda memiliki cukup waktu untuk memproses pembayaran.

Kemudian, Anda dapat menggunakan informasi ini untuk membuat nomor faktur unik guna membantu Anda, klien, dan mungkin juga pemeriksa pajak mengelola faktur tertentu. Misalnya, jika pekerjaan Anda sering berhubungan dengan klien tertentu, Anda mungkin ingin membuat nomor faktur dengan menggabungkan kode pelanggan unik dengan tanggal faktur seperti DBX-2024-01-01.

Deskripsi jasa desain

Deskripsi Anda tentang jasa yang diberikan dapat mencakup tarif per jam untuk proyek dengan komitmen waktu yang bervariasi, biaya berbasis proyek untuk keseluruhan desain proyek, atau jasa desain tertentu seperti pembuatan logo, branding, atau desain situs web.

Sebelum proyek berjalan, Anda mungkin telah memberikan pernyataan kerja (SOW), yang menguraikan ruang lingkup pekerjaan dan biaya terkait. Semua perincian yang tercantum di SOW, termasuk biaya tambahan untuk revisi tambahan, harus disertakan dalam faktur Anda.

Perincian lainnya dapat mencakup akses berbayar ke stok gambar atau font dan detail tonggak atau fase desain dengan jadwal pembayaran terstruktur.

Jangan lupa sertakan biaya lisensi, biaya penggunaan, format desain akhir, dan tagihan tambahan untuk persetujuan klien di luar perjanjian awal.

Uraian biaya yang terperinci

Jika proyek Anda melibatkan banyak tugas dan hasil, Anda harus membuat perincian setiap komponen dan biaya terkait. Tingkat detail ini meningkatkan kejelasan dan transparansi dalam proses penagihan, sehingga memudahkan klien untuk memahami dengan tepat mengenai jasa yang mereka bayar. Menguraikan biaya dengan cara ini juga membantu menghindari perselisihan atau kesalahpahaman yang mungkin timbul jika klien tidak yakin dengan jasa apa yang dikenakan biaya.

Misalnya, perincian biaya dapat mencakup item seperti pengembangan konsep, revisi desain, manajemen proyek, dan jasa tambahan apa pun yang diminta oleh klien. Masing-masing jasa ini akan dicantumkan dengan biaya yang sesuai, sehingga klien dapat melihat bagaimana jumlah total dihitung.

Jangka waktu pembayaran

Nyatakan dengan jelas jangka waktu pembayaran, termasuk metode pembayaran yang diterima seperti kartu kredit, kartu debit, transfer langsung ke rekening bank Anda, atau uang tunai.

Detail pembayaran penting lainnya mencakup mata uang pembayaran yang diharapkan dan denda keterlambatan pembayaran yang mungkin ditanggung klien jika tidak melakukan pembayaran selambat-lambatnya pada tanggal jatuh tempo yang Anda berikan. Detail ini dapat mencakup biaya persentase atau biaya tetap untuk setiap hari keterlambatan pembayaran.

Bagian penutup yang profesional

Saat Anda selesai membuat faktur, cobalah untuk meninggalkan kesan positif yang bertahan lama pada klien Anda. Bagian penutup yang profesional dapat membantu memperkuat pengalaman luar biasa yang dirasakan klien saat bekerja sama dengan Anda.

Pertimbangkan untuk mencantumkan sentuhan personal di akhir faktur, misalnya "Terima kasih telah memilih [Nama Studio Desain Anda] untuk kebutuhan desain Anda." Gestur sederhana ini menunjukkan apresiasi terhadap bisnis klien dan membuka peluang kolaborasi di waktu mendatang. Dengan meluangkan waktu untuk menyertakan bagian penutup yang berkesan, Anda tidak hanya menyelesaikan transaksi tetapi juga memperkuat hubungan dengan klien.

Cara mengelola faktur desain dengan Dropbox

Jika Anda mengirim faktur secara manual sebagai lampiran email, Dropbox menawarkan solusi mudah untuk menyimpan, mengatur, dan membagikan faktur Anda. Cukup unggah faktur ke akun Dropbox Anda dan faktur tersebut akan langsung disinkronkan ke seluruh perangkat Anda. Anda dapat dengan mudah membagikan dokumen langsung dari penyimpanan awan hanya dengan beberapa klik.

Untuk fitur pengiriman file tingkat lanjut seperti pelacakan keterlibatan, pertimbangkan untuk menggunakan Kirim dan lacak. Dengan fitur ini, Anda dapat memperoleh email notifikasi harian yang menunjukkan berapa kali faktur Anda telah dilihat. Anda juga akan mendapatkan analitik seperti kapan file dilihat, berapa lama, dan lokasi geografis tempat file dilihat.

Pembuatan faktur desain freelance menjadi mudah

Faktur memiliki peran penting dalam keberhasilan bisnis desain freelance. Faktur berfungsi sebagai dokumentasi hukum dari transaksi, memastikan bahwa desainer dan klien dilindungi. Dropbox menyederhanakan proses pembuatan faktur bagi desainer lepas, sehingga memudahkan penyelesaian dan pengiriman faktur ke klien.

Dengan Dropbox, Anda memiliki tempat terpusat untuk menyimpan, mengedit, dan membagikan faktur Anda, sehingga proses pembuatan, penyesuaian, dan pengiriman faktur menjadi lebih efisien. Manfaatkan Dropbox dan revolusi alur kerja desain freelance Anda sekarang juga.