Dans la production audiovisuelle, chacun a voix au chapitre

Adam Nielson, directeur de la création pour l'expérience de marque, Kaleidoscope Pictures

Il y a quelques années, j'ai organisé un lancer de haches pour l'enterrement de vie de garçon d'un ami. Au cours de la soirée, j'ai fait la connaissance d'une personne qui travaillait chez Dropbox. Quand je lui ai dit que j'adorais la plateforme, elle m'a montré Dropbox Paper.

J'étais bluffé. Dans mon métier, il n'y a pas que le texte qui compte : les images et les vidéos sont essentielles pour communiquer des idées. Dropbox Paper n'est pas qu'un simple éditeur de texte, c'est un outil polyvalent auquel je peux facilement intégrer des éléments visuels et d'autres médias, y compris des liens Dropbox, tous hébergés sur Dropbox Paper. J'ai tout de suite été conquis. 

J'ai compris que ce serait la plateforme parfaite pour mon travail en tant que directeur de la création pour l'expérience de marque chez Kaleidoscope Pictures. Comme nous ne sommes pas un studio spécialisé situé à Los Angeles ou à New York (nous sommes basés à Provo, dans l'Utah), nos créations couvrent divers domaines. En général, nous travaillons sur plusieurs projets en même temps : série TV à sketches, film de fiction, masterclass, événement virtuel, clips musicaux, événements, etc. Nous adorons ne pas être cantonnés à un domaine précis.

Quel que soit le projet, nous cherchons à tenir compte des contributions de chacun tout au long du processus de création. Notre objectif est d'encourager les clients à s'impliquer pour aider notre équipe à définir sa vision créative. 

C'est ce que Dropbox Paper nous permet de faire.

Des documents riches en contenus multimédias qui encouragent la participation de tous

J'ai à cœur de trouver des outils qui simplifient les tâches créatives et qui permettent de communiquer efficacement sans entraver le processus créatif. Notre ancien processus de collaboration impliquait beaucoup de réunions en personne. Préparer les présentations et mettre tout le monde au courant demandait beaucoup de travail, mais tout a changé quand nous avons adopté Paper.

Nous l'utilisons en premier lieu pour ajouter des personnes à une équipe ou un projet. 

Un même document Paper peut inclure des enregistrements d'appels vidéo, des transcriptions, des photos de tableau blanc, des articles, des liens ou toute autre sorte de contenu pertinent. L'équipe bénéficie ainsi d'une vue d'ensemble sur l'évolution du processus et peut rapidement se faire une idée du projet.

Ensuite, nous utilisons Paper pour faciliter le partage et la collaboration avec nos clients. 

Imaginons que nous concevions un décor de studio : nous commençons par organiser une réunion vidéo avec l'équipe créative du client pour nous mettre d'accord sur une palette de couleurs. Je peux ensuite ajouter cette vidéo à Paper pour que le décorateur la consulte. Ensuite, j'ajoute les exigences générales pour notre décor, et le décorateur peut inclure son moodboard. Nos clients et collaborateurs peuvent voir le projet prendre forme en temps réel, en particulier lorsque nous ajoutons les photos des lieux et des meubles. 

Enfin, Paper centralise tous nos contenus et permet d'y accéder de partout, à tout moment.

C'est très simple de faire en sorte que les nouveaux collaborateurs soient opérationnels rapidement ou de reprendre le travail effectué dans le cadre d'un projet précédent. J'ai même trouvé un moyen de rendre les échanges d'e‑mails moins pénibles : je copie-colle tout dans un document Paper. De cette façon, notre équipe peut tout consulter au même endroit : nos notes, nos idées et le contexte sont centralisés et faciles à adapter.

Un outil dynamique d'une simplicité déconcertante

Paper n'est pas un simple logiciel de traitement de texte, c'est une solution qui permet de collaborer pour résoudre des problèmes et échanger des idées. Paper nous permet d'associer plusieurs ressources multimédias, dont du texte, des images, du son ou des vidéos, dans un seul document. 

Il existe de nombreuses plateformes de gestion de projet. Mais le problème, quand on travaille avec des équipes diverses, c'est que chacun aime utiliser son propre outil. Réunir tout le monde sur la même plateforme est compliqué, et cela finit souvent en désastre. Dropbox Paper est la solution idéale : facile à prendre en main et incroyablement flexible, il n'y a même pas besoin de se connecter pour obtenir les informations dont on a besoin.

De plus, c'est un outil très dynamique et polyvalent. Pinterest est super pour l'inspiration visuelle, mais la plateforme n'offre pas une grande flexibilité : par exemple, je ne peux pas ajouter de notes à côté d'une image pour que mes collègues sachent pourquoi je la partage avec eux. Beaucoup de personnes utilisent Google Docs, mais les possibilités sont limitées par rapport à Paper. Nous n'avons pas à nous soucier de savoir si tout le monde a un compte Google ni à gérer les autorisations ou la sécurité. Il suffit de partager du contenu avec Dropbox.

Créer malgré les obstacles

Lorsque nous avons commencé à utiliser Paper, nous n'imaginions pas que cette nouvelle façon de collaborer nous serait aussi précieuse en cas de pandémie. Lorsque les productions se sont retrouvées au point mort, l'ensemble du secteur s'est demandé quand nous allions pouvoir reprendre nos activités, et surtout comment nous allions pouvoir le faire en toute sécurité.

Paper est devenu un outil essentiel pour rédiger nos propres protocoles COVID. Des personnes issues d'autres environnements de production ont apporté leur contribution, et très rapidement, nous avions des consignes de sécurité complètes.

Paper nous a également permis de continuer à collaborer avec les équipes externes. Lorsque la pandémie a frappé, nous avions de nombreux projets en cours de développement, notamment un documentaire sur la première surfeuse professionnelle d'Inde, que mon collègue John Foss devait commencer à tourner. Compte tenu du temps et des ressources qui avaient déjà été alloués au développement, notre client a jugé que nous ne pouvions pas annuler le tournage. Paper nous a sauvé la mise. Même si John ne pouvait pas être là en personne, il partageait ses questions, ses idées de plans et ses ressources créatives avec l'équipe, qui se chargeait alors de leur donner vie. Nous avons ainsi pu produire de magnifiques séquences.

De nouvelles façons d'aller de l'avant

Lorsque nous sommes passés aux tournages à distance, les créateurs de contenu n'étaient pas toujours sûrs de pouvoir faire du bon travail seuls. J'ai donc créé des vidéos didactiques expliquant comment télécharger une application, comment brancher un micro et quelques règles de base pour tourner des vidéos. Grâce à ces quelques conseils, nos créateurs du monde entier ont acquis la confiance nécessaire pour réaliser leurs propres plans. Nous avons rassemblé toutes ces ressources dans un document Paper dédié que chaque producteur a pu adapter à son projet.

Notre document Paper a été très utile pour le Timpanogos Storytelling Festival, l'un des plus grands festivals de conte. L'édition 2020 du Timpanogos s'est déroulée en ligne. Sauf que les conteurs sont experts en narration, pas en technologie : les instructions que les organisateurs envoyaient par e‑mail étaient souvent source de confusion. Grâce à notre document Paper, des conteurs du monde entier ont pu s'approprier la technologie et ont acquis la confiance nécessaire pour s'enregistrer eux‑mêmes. Le festival a connu un tel succès que les prochaines éditions seront hybrides, à la fois en personne et virtuelles.

Un nouvel écosystème simple pour la collaboration à distance

Grâce à Paper, les équipes de Kaleidoscope passent moins de temps en réunion et utilisent moins d'outils pour faire leur travail. La collaboration ne se limite plus à notre équipe et à quiconque se trouve à proximité de notre bureau : nous pouvons désormais inclure un père ou une mère au foyer en Caroline du Nord, un créateur de contenu à Los Angeles, un artiste conceptuel en Russie ou une équipe de tournage en Inde.

Dropbox est un excellent endroit où stocker des fichiers de toutes sortes. Adopter Paper a rendu tout notre écosystème plus efficace et collaboratif. Et quand on associe Dropbox et Paper, il n'y a plus aucune limite à la connexion et au partage d'idées, ce qui nous permet de créer des histoires incroyablement captivantes.