Darle voz a todos los que trabajan en la producción cinematográfica

Escrito por Adam Nielson, director creativo de experiencia de marca en Kaleidoscope Pictures

Hace un par de años, organicé una despedida de soltero para un amigo. Mientras lanzábamos hachas, empecé a hablar con una persona a la que conocí ahí y que trabaja en Dropbox. Le dije que me encantaba Dropbox, y él me enseñó Dropbox Paper.

Me gustó mucho. En este sector, el texto no lo es todo. Los elementos visuales y los vídeos son muy importantes para comunicar ideas. Dropbox Paper es mucho más versátil que cualquier documento de texto. Me permite incorporar fácilmente elementos visuales y otros tipos de contenido —como enlaces de Dropbox— sin tener que guardarlos en otra plataforma. Fue un flechazo. 

Me di cuenta de que era el sitio ideal para reunir todo mi trabajo como director creativo de experiencia de marca en Kaleidoscope Pictures. Como no somos un estudio especializado de Los Ángeles o Nueva York —estamos en Provo (Utah)—, el contenido que creamos es muy variado. No es raro que estemos produciendo varios proyectos al mismo tiempo; por ejemplo: series de televisión con sketches de humor, largometrajes, clases magistrales, eventos virtuales, videoclips y eventos físicos. No limitarnos a un solo tipo de contenido es algo que valoramos mucho.

Sea cual sea el proyecto, queremos que todas las personas que participen en el proceso creativo puedan expresarse. Uno de nuestros objetivos es que los clientes colaboren con el equipo para dar forma a su visión creativa. 

Dropbox Paper es la herramienta adecuada para hacer todo esto.

Los documentos con mucho contenido hacen que todo el mundo participe

Mi tarea es encontrar herramientas que permitan agilizar las funciones creativas y tener una comunicación eficaz sin ahogar el proceso creativo. Con nuestro proceso creativo anterior había muchas reuniones en persona. Recopilar toda la información en una presentación y poner a todo el mundo al día suponía mucho trabajo. Cuando implementé Paper, todo cambió.

Lo usamos para incorporar nuevos miembros a un equipo o proyecto 

En un documento de Paper se pueden añadir videollamadas, transcripciones, fotos de pizarras, artículos, enlaces y cualquier contenido relacionado. Con todo esto, podemos mostrar el proyecto y la evolución completa del proceso a las personas implicadas.

Nos ayuda a comunicarnos y trabajar mejor con los clientes 

Pongamos de ejemplo el diseño de un plató Empezamos organizando una reunión en vídeo con el equipo de diseño del cliente y abordamos la paleta de colores. Puedo añadir el vídeo a Paper y enseñárselo a los diseñadores del plató. También puedo especificar los requisitos generales. Los diseñadores del plató pueden incorporar el tablero de inspiración. Mientras, los clientes y colaboradores pueden ver cómo el proyecto va tomando forma, sobre todo si añadimos fotos de la localización y los muebles. 

Permite tener todo en el mismo lugar y siempre disponible

Poner al día a los nuevos colaboradores o trabajar sobre material previo del cliente es sencillo; incluso he encontrado una forma de que enviar varios correos sea más fácil. Solo hay que copiar y pegar el contenido en un documento de Paper. Así el equipo puede revisar todo en un solo lugar. Las notas, las ideas y el contexto van juntos y se pueden adaptar.

Una herramienta dinámica que gana por su sencillez

Paper no es un procesador de texto más, sino una herramienta que ayuda a resolver problemas y compartir ideas en equipo. Se pueden combinar varios tipos de contenido, como texto, imágenes, audio o vídeo, en un solo documento. 

Existen muchas plataformas de gestión de proyectos. El problema es que, cuando trabajas con equipos diversos, todo el mundo quiere usar la herramienta que ya conoce y que le gusta. Hacer que todos trabajen en una sola herramienta es complicado, y al final acaba saliendo mal. Dropbox Paper es la solución perfecta. Es sencilla y sorprendentemente flexible. Para consultar la información necesaria, no hace falta iniciar sesión.

Me parece una opción mucho más dinámica y versátil. Pinterest es genial para despertar la inspiración con elementos visuales, pero es poco flexible en otros aspectos. No puedo tomar notas junto a una imagen para que otras personas sepan por qué la estoy compartiendo con ellas. Documentos de Google es una herramienta muy popular, pero su infraestructura es limitada en comparación con las posibilidades que ofrece Paper. No tenemos que pensar en si todos tienen una cuenta de Google ni gestionar solicitudes de permisos o temas de seguridad. Podemos compartir contenido en Dropbox sin más.

Creatividad a pesar de los obstáculos

Cuando comenzamos a usar Paper, no esperábamos que redefinir cómo colabora la comunidad fuera a ayudarnos durante una pandemia. Se paró la producción, y todo el sector se preguntaba cuándo se podría volver a trabajar y cómo regresaríamos sin ponernos en peligro.

Paper se convirtió en una herramienta imprescindible para elaborar el borrador de nuestros protocolos covid. Gente de otros entornos de producción contribuyó con su experiencia personal. En muy poco tiempo, teníamos listas unas directrices de seguridad.

Paper también nos ayudó a seguir colaborando con los equipos externos. Cuando empezó la pandemia, teníamos muchos proyectos en marcha, incluido un documental que mi compañero John Foss tenía que empezar a grabar y que trataba de la primera surfista profesional de la India. Después de invertir tanto tiempo y recursos en desarrollar el proyecto, el cliente también pensó que no se podía cancelar sin más. Entonces recurrimos a Paper. John no podía estar ahí en persona, pero sí podía compartir sus preguntas para la entrevista, ideas de tomas y recursos creativos con el equipo, que se encargaría de seguir sus indicaciones. El resultado fue muy bonito y potente.

Confianza para avanzar de otras maneras

Cuando pasamos a hacer las sesiones en remoto y los colaboradores de contenido tenían que encargarse de grabar, algunos dudaban de sus capacidades. Por ese motivo creé vídeos con instrucciones sobre cómo descargar una aplicación, conectar un micrófono o algunas prácticas básicas para grabar vídeo. Estas instrucciones hicieron que colaboradores de todo el mundo confiaran en sí mismos y empezaran a grabar. Juntamos todo el material en un documento multimedia llamado Self-Tape Paper (documento de autograbación). Cada productor podía personalizarlo para adecuarlo a su proyecto.

El documento fue un éxito en el Timpanogos Storytelling Festival, uno de los festivales más importantes de su tipo. En 2020, el Timpanogos se celebró en formato virtual. Pero el campo de los narradores es la narración, no la tecnología. Las instrucciones estáticas por correo que enviaban los organizadores del evento solían ser confusas. Con Self-Tape Paper, narradores de todo el mundo pudieron comprender su funcionamiento y grabarse a sí mismos con confianza. De hecho, el festival tuvo tanto éxito que las futuras ediciones se celebrarán en formato híbrido (en persona y virtualmente).

Un nuevo ecosistema sencillo para la colaboración remota

Gracias a Paper, los equipos de Kaleidoscope dedican menos tiempo a las reuniones y usan menos herramientas de trabajo. La colaboración ya no se limita a nosotros mismos y a quien esté cerca de la oficina. Ahora podemos contar con un padre que trabaja desde casa en Carolina del Norte, un creador de contenido que está en Los Ángeles, un artista conceptual en Rusia o un equipo de rodaje de la India.

Dropbox es un repositorio excelente para cualquier tipo de archivo. Si a eso le añadimos Paper, todo el ecosistema es más eficiente y colaborativo. Al usar Dropbox y Paper, los límites para conectar con otros y compartir ideas desaparecen, y es así como se producen las historias más convincentes.