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在家高效办公的 5 个小提示

阅读时间:5 分钟

2024 年 10 月 27 日

如何成功实现在家办公

对很多人来说,远程办公像是一个遥不可及的梦,无需通勤、没有上班迟到,甚至无需注重着装。但这种悠闲、灵活的办公方式也有其代价。

尽管您可能不这么认为,但居家办公有时也是一项技能。您需要寻找完美的平衡方式,确保您和团队的工作效率达到最高,这并不是说您要在早上 8 点 58 分跳下床,或者是说要习惯于一整天穿着睡衣。

因为在这些方面降低标准会影响您一整天的工作状态,而且即使环境不同,您也需要始终保持勤奋良好的工作态度。

如今,居家办公是一个独特的挑战,您不会像在办公室那样与团队成员进行面对面的交流。不要将它看作是负面的东西,因为它不需要每个人都亲临现场,远程办公也完全有可能成为充分协作的团队

借助 Dropbox 提升工作效率和协作能力

远程办公,收获满满。无论您身在何处,我们的工具都可以帮助您保持连接、确保安全,且井然有序。

一个居家办公的人坐在桌边使用笔记本电脑和笔记本工作,这代表了一种高效居家办公的情况。

居家办公真的有效果吗?

您的公司或任何其他公司对远程办公心存芥蒂,很可能仅仅是因为我们已经习惯了原来的工作方式。传统观点认为,办公室的 8 小时就能让我们干得出色,那为什么还要白费力气做无用功呢?

经理或主管们内心对远程办公有诸多疑虑。如果您的团队正在讨论这个问题,请考虑以下疑虑以及解决方案:

 

顾虑 1:我们无法在办公室外安全地共享文件

有了 Dropbox 安全文件共享功能,您就能安全地共享文件。您的帐户和文件安全、可靠,并设有多层保障措施。未经授权的访问将被立即阻止,您可以根据个人和团队需求调整安全设置,包括使用多因素身份验证

此外,您还可以通过 PC、网页、移动设备或连接的第三方应用访问您的文件,这样即使您的团队成员不在供其使用的办公室工作站,Dropbox 也能让他们保持联系。

Dropbox 管理员控制台可设定密码强度、两步验证和加密设置,还能够监控共享内容。

远程办公的重要提示

有信心尝试居家办公吗?以下是做好远程办公的关键技巧。

 

1. 不要做太多的调整

也就是说,一开始就要保持相同的作息时间。睡眠是非常重要的,它对于我们整个身心健康都非常关键。因此,如果您骤然调整作息时间,本来晚上 11 点就寝,现在推迟到凌晨 1 至 3 点,那么,就会产生非常明显的连锁反应。

每晚至少要保证 7 至 8 小时的睡眠时间,并且不要试图调晚闹铃。如果工作时,您的脑袋里还心心念念地想着周末的欢乐时光,那么,您就会从经过多年磨炼的工作状态中抽离出来,而且所有那些重要的办公习惯都将被您抛诸脑后。

 

2. 保持您的着装规范

像去上班一样穿上正式的衣服,这是合乎情理的。大多数现代办公室对这方面的要求都是很宽松的,因此,当您再褪去舒服的牛仔裤和钟爱的 T 恤,就会被牢牢锁定在睡衣的慵懒国度。

尽管这么穿衣服会很舒服,但它同时也意味着您将自己困在了睡衣的慵懒包围圈中,因为睡衣给人的感觉就是居家、放松,以及懒散地工作状态。简而言之,穿着“工作”时才会穿的衣服,哪怕是休闲服也可以,能够让您以正确的心态处理工作。不同服装对工作状态所产生影响的差异,简直大得让您惊掉下巴。

 

3. 建立通勤习惯

没人会喜欢通勤,但远程办公扮演着您日常工作中至关重要的角色。尽管长途火车或公共汽车可能令人不快,但它们却给工作和家庭生活明确划分了界限

要给自己时间,让大脑立即清醒,投入工作。如果您经常在通勤途中听音乐,那就听 15 分钟的音乐吧。如果您经常看书,那就读一读新章节中的内容吧。这些都是让您的身体进入最佳工作状态的方式。

别忘了活动筋骨,或外出走走,因为不去办公室坐班,并不代表外面的世界也跟着消失了。要有仪式感,每天上下班之前都外出散会步,找到通勤的感觉,这样可以帮助您清空大脑,为一天的工作做好准备,或者做好下班的准备。

 

4. 尝试新方法

远程办公最困难的地方就是,将您传统的办公室习惯带入居家环境中来,但为什么要将自己局限在以前的习惯之中呢?您可以与团队探讨,寻找适合每个个体的最佳工作模式,并看看可以做出哪些改变,来让远程办公的团队的工作效果进一步提升。此外,如果您要转型成为一家完全远程办公的公司,请记住:人力资源和财务等核心团队必须能够轻松与所有员工保持联系,从而确保公司层面的沟通保持顺畅。

一天的工作结束后,关闭所有与工作相关的通知也很重要。有时,需要时刻保持沟通会给居家办公的员工带来压力。但是,公司内部的策略,例如非同步会议,可以确保远程办公的员工不会感到需要在非工作时间回复消息。

 

5. 与同事保持联系

通过 Zoom、Slack(均与 Dropbox 集成)、视频会议或拨打老式电话保持联系,没有理由认为您和团队会因为不在一间办公室而失去联络。

此外,在您专心致志地工作时,不管怎样,您都不会说太多话。不管您的办公室有没有实施远程办公,您都应该安装即时消息工具,确保团队成员无需在办公室走动就能实现互动。

团队能够从远程办公中获益吗?

当然,换个环境绝无坏处。远程办公更具灵活性,例如,您可以在午餐时间约水管工为您疏通下水管道,或者下午如约找牙医看牙,如此种种,这样的灵活性既能显著提高员工的满足感,也能增强企业文化。

不仅如此,几乎有一半的员工表示,公司提供远程办公,不管是全天或是半天,是他们找工作时最优先考虑的衡量标准。通过为员工提供居家办公的机会,并让员工在工作和生活之间实现良好的平衡,您的企业就会充满吸引力,从而吸引更多的人才。

为了使居家办公更有效率,您需要合适的软件。Dropbox 提供了一套全面的生产力协作工具,无论您和您的团队身在何处,都能帮助你们高效地完成工作。从单独配置团队帐户和个人帐户来区分您的“工作”文件和“生活”文件,到基于浏览器的视频审查,Dropbox 拥有您成功居家办公所需的一切。

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