人材採用にあたり、身元調査や面接が無事に終了し、内定通知を出したら、後は対面で握手をして雇用契約を締結、となるのが（少なくとも米国では）一般的です。
しかしコロナ禍によって、そうした習慣は瞬く間に過去のものとなりつつあります。多くの人事マネージャーは今、握手をはじめとする従来のさまざまな慣習を見直し、どう対処すべきかを検討しているところでしょう。
ここでは、今起きている働き方の変化を踏まえて人事戦略を見直すとともに、人事リーダーのための新たなロードマップを示したいと思います。今日の人事リーダーには、リモート ワークを強力に推進するテクノロジーを導入して、優秀な人材を引き付け、雇用し、自社に定着させることが求められています。
コロナ禍以降の新しい働き方
まずは、そもそもコロナ禍が、企業の人事担当者や採用活動に実際にどのような影響を与えているかを見てみましょう。そうした問題をいくつか取り上げ、解説した後、次のセクションで解決策を見ていきます。
失業率と求人応募数が記録的な水準に
収益は、企業にとって血液そのものです。収益を上げられなければ、何もすることができません。コロナ禍以降、収益が落ち込んでいる状況が続いているのなら、ほとんどの場合、事業規模を縮小する以外に選択肢はないでしょう。米国の失業率は 2020 年 4 月時点ですでに 14.7 % と、1939 年以降で最悪の水準になっています。
このように必死になって仕事を探す人が大勢いる中、仕事が多すぎると不満をこぼすことに違和感を覚えるかもしれませんが、今日の人事マネージャーは、これまでの仕組みでは処理しきれないほど多くの求人応募への対応に疲弊しているのが実状です。
対面で面接することができない
一次面接を電話やビデオ会議で行うことは、すでに 20 年以上前からごく当たり前になっていました。しかしほとんどの場合、その後には対面での面接が実施されています。
一方、コロナ禍中に採用された人の大多数は対面での面接を受けていません。選考、面接、採用はリモートで行われています。
新入社員のオンボーディングはリモートで
完全リモートで実施されているのは面接だけではありません。実際の採用とオンボーディングの手続きも同じくオンラインで行われています。
すでに確固たるオンライン オンボーディング プラットフォーム（次のセクションで説明）を構築している企業もありますが、それ以外の企業は、契約締結から社員研修、給与支払いなどの手続きをオンラインで実施できるよう必死になって取り組んでいるところです。
ハーバード ビジネス レビュー（HBR）によると、社員の離職のうち最大 20 % は入社からわずか 45 日以内に発生しています。この事実は、新入社員のオンボーディングをスムーズに行うことがいかに重要であるかを強く示しています。
有職の人材を採用することはかつてないほど難しくなっている
採用担当者や人事マネージャーに尋ねてみればわかりますが、現在職を持っている優秀な人材に、自社に転職してもらうのは決して簡単ではありません。ある調査によると、経営幹部の約 30 % は、有能な人材の獲得が自身最大の課題だと認識しています。
新天地を求めて転職しようとする人にとって、給与が重要な考慮事項になるのは今後も同じでしょうが、現代の働き手は他にもさまざまな点を考慮しています。仕事をする人が会社に求めるものは、以前よりもずっと多くなっているのです。たとえば、自身の個人的な価値観と一致する明確な目標を掲げているか、非同期で柔軟に働けるか、企業文化が自身のライフスタイルに合っているか、などです。対面での採用活動で思うように人材を獲得できていない人事部門は、そのプロセスを単純にオンライン化したところで、ますます苦労が増える結果に終わるでしょう。
ここまで、コロナ禍が明らかにした人事部門の問題とその働き方への影響について見てきました。ここからは、人事戦略を見直して問題を解決する方法を考えてみましょう。
ポスト コロナ時代の人事戦略
デジタル化する
そんなことは言われなくてもわかっている。そう思われるかもしれませんが、本当に理解できているでしょうか。
紙の書類を入力可能な PDF ファイルにするなど、アナログのプロセスを単純にデジタルのプロセスにするのは「電子化」です。電子化にもいくつかのメリットがありますが、紙資源の無駄を減らし、ドキュメントへの記入速度を多少スピードアップするだけでは、デジタル化をフル活用しているとは到底言えません。
これに対し、新たにデジタル化した資産を使ってプロセスを完全に変革することが「デジタル化」と呼ばれます。
デジタル化とは、「デジタル テクノロジーを活用してビジネス モデルを変革し、新たな収益源と価値創出の機会を生み出すこと」と定義されます。つまり、デジタル ビジネスに移行するプロセスだということです。
たとえば、一次面接の日程を決めるために、求人応募者に記入してもらう必要のあるドキュメントがあるとしましょう。このドキュメントがデジタルで入力、署名可能であるのは大前提ですが、さらにスケジュール アプリと連携させることができれば、ドキュメントの入力完了時に自動的に面接のスケジュールを設定することができます。こうすれば、やり取りするメール数通と、面接のスケジュールを手動設定する手間を省くことができるのです。
ちなみに、これは決して「将来実現できるシナリオ」ではありません。すでに、弊社のたくさんのお客様が HelloSign API を使って上記のプロセスを実現しています。手動での作業をなくし、求人応募者が体験するプロセスを円滑にしたいと考えているのなら、ぜひテクノロジー チームに HelloSign API の活用を検討してもらってください。
人材コミュニティの構築を検討する
とても魅力的な人材を見つけたとしましょう。賢明で才能があり、文化的な相性もよさそうです。しかし残念なことに、募集中のポストにぴったりとは言えません。
このような場合、両者にとって最適なタイミングで改めてアプローチできるよう、その人物との関係を維持するにはどうしたらいいでしょうか？
また、今回は採用できないことを受け入れてもらい、引き続き自社への関心を維持してもらうために、何らかの便宜を図ることも重要です。そのためにはどうすればいいでしょう？
そこで今、多くの人事部門が取り入れ始めているのが、人材コミュニティを構築するという方法です。
人材コミュニティとは、「自社にとって得がたい存在であるが、現時点では事情により採用することのできない人材の集まり」と定義されます。
人材コミュニティは長期的視野に立った取り組みですが、うまく実践できれば、これまでの人材採用戦略を強力に補完する（場合によっては置き換える）ことができます。ただし、人材コミュニティの構築と運営には積極的に取り組む必要があります。特に難しいのは、運営の方法やメンバーの関わりを維持する方法、便宜の図り方を見極めることです。人材コミュニティを構築する決まったやり方はなく、最終的には企業ごとの判断になりますが、いくつか簡単なヒントをご紹介しましょう。
メンバーがスキルを習得し、実践的な経験を積むことのできる機会を作る
Slack などのプラットフォームを使ってメンバーに声かけできる仕組みを用意し、共同作業の機会を提供する
仕事に関するメンバー専用のニュースレターを配信する
オンライン化でオンボーディングを効率化、強化する
コロナ禍の間、新入社員のオンボーディングはオンラインで実施せざるを得ませんでした。
それを体験した新入社員はどのように感じていたでしょうか？そう悪くはなかったというのであれば幸いですが、先ほども述べたように、社員を自社に定着させるにはオンボーディングがスムーズであることが大変重要です。
新入社員向けのオンライン オリエンテーションは、リモート ワークという新しい働き方を始める第一歩となるものです。入社初日は誰にとっても少しぎこちない 1 日となりがちですが、会社そのものや扱う製品とサービス、新入社員に期待されることについて学ぶツールがあれば、すぐに緊張をほぐして周囲に溶け込み、気を落ち着けることができるでしょう。
人事担当者の立場から言えば、オンラインのオンボーディングには、ツールを使って新入社員の進捗を追跡し、どこかで行き詰まっている場合には積極的に声をかけることができるというメリットがあります。また便利な自動化機能を使って、オンボーディング プロセスと人事関連の事務作業を連携させれば、過去に何度も交わした会話をメールや電話で繰り返さずに済み、膨大な時間を節約できるかもしれません。
バインダーからあふれんばかりの紙の書類とおさらばし、スムーズなオンライン オンボーディング システムを構築したいという気持ちになってきましたか？効果的なオンライン オンボーディング システムがあれば、世界がどんな情勢になろうとも、採用活動を効率よく実施し、人材を自社に定着させることができます。HelloSign では、人事部門に最適な優れた電子署名 API を提供しています。HelloSign を活用してボトルネックを解消し、スピーディーに人事プロセスを進める方法について詳しくは、人事担当者向けのソリューション ページをご覧ください。