Коли ви співпрацюєте з проєктами або просто ділитеся спогадами з другом і родиною, вас часто просять надати спільний доступ, поділитися файлом, щоб отримувачі мали доступ із власного пристрою.
Тож що таке «надання спільного доступу» до файлів?
Надання спільного доступу до файлів — це процес копіювання або переміщення одного чи кількох цифрових файлів між пристроями через мережу чи інтернет-з'єднання.
Залежно від програмного забезпечення, яке ви використовуєте, тип і обсяг файлу, до якого ви можете надати спільний доступ, змінюється. Однак багато різних служб дають змогу надати спільний доступ до документів та PDF-файлів, зображень, аудіо- та відеозаписів або навіть комп’ютерних програм.
Як працює спільний доступ до файлів?
Існує кілька способів надання спільного доступу до файлів.
Програма може отримати доступ до файлів на комп’ютері або сервері, що відоме як однорангова мережа (P2P) надання спільного доступу до файлів. Файли також можуть зберігатися на фізичному або хмарному сервері, а потім передаватися на інший пристрій.
Такий пристрій, як зовнішній жорсткий диск, також можна використовувати для зберігання даних із комп’ютера. Потім ці збережені дані можна передавати, під'єднавши пристрій до іншого комп’ютера.
Різні види надання спільного доступу до файлів
Існує декілька видів надання спільного доступу до файлів. Обирати певний варіант варто з огляду на ваші потреби (наприклад, час і витрати) та пріоритети безпеки.
| Тип | Опис | Приклад, коли/чому використовувати |
| Змінний носій | Фізичний пристрій збереження, як-от зовнішній жорсткий диск або карта пам’яті, що використовується для вилучення та зберігання даних із комп’ютера. | Якщо вам потрібне зручне або швидке передавання, наприклад, коли ви на конференції і вам необхідно поділитися з колегою великими файлами для презентації. |
| Клієнт-сервер надання спільного доступу | Програма, як-от програмне забезпечення протоколу передавання файлів (FTP), що зберігає файли на сервері та надсилає їх користувачам за запитом через інтерфейс користувача. | Якщо співпраця та централізований контроль є ключовими, наприклад, для корпоративних файлів, де важливо підтримувати безпеку та сприяти співпраці. |
| Надання спільного доступу P2P | Програма, яка надає (доступ/дозвіл) передавати файл безпосередньо з одного комп’ютера на інший, без використання сервера. | Якщо вам потрібен неформальний, децентралізований обмін між довіреними особами, наприклад, щоб зібрати великі медіафайли. |
| Хмарне надання спільного доступу | Файли зберігаються в сторонній хмарі, наприклад Dropbox, і їх можна відкривати або завантажувати на пристрій користувача з доступом. | Якщо віддалена команда працює над проєктом і виникає необхідність у співпраці в режимі реального часу, бракує керування версіями файлів і потрібен доступ до файлів із усіх пристроїв. |
Способи спільного доступу
Є кілька різних способів надати спільний доступ — деякі простіші та ефективніші, ніж інші.
| Спосіб | Опис |
| Операційна система | Інструменти, що вбудовані в операційну систему вашого комп’ютера, наприклад мережевий диск, що дає змогу надати спільний доступ через локальну мережу. |
| Програма передавання файлів | Служби передавання файлів через інтернет за допомогою сервера. Деякі з цих служб вимагають плату. |
| Програма обміну повідомленнями | Електронна пошта, програми обміну текстом або повідомленнями, що дають змогу надсилати вкладення. Сюди належать мобільні, комп’ютерні програми та вебсервіси, такі як WhatsApp, Facebook Messenger або Slack. |
| Хмарне передавання | Служби, як-от Dropbox, допомагають надати спільний доступ будь-де на будь-якому пристрої, навіть якщо особа, із якою ви ділитеся файлом, не має обліковки Dropbox. |
Як обрати службу спільного доступу до файлів
Зрештою, обрана вами система надання спільного доступу до файлів залежатиме від ваших потреб. Більшість людей синхронізують і діляться своїми файлами без проблем за допомогою простої функції «синхронізації файлів» Dropbox.
У такий спосіб ви можете надати спільний доступ, співпрацювати та зберігати дані безпосередньо зі своєї обліковки Dropbox. За допомогою Dropbox можна навіть ділитися великими файлами без погіршення якості.
Дослідімо ще кілька причин, чому Dropbox є кращим вибором для надання спільного доступу до файлів.
Безпека
Гарний спосіб надання спільного доступу до файлів має підтримувати цілісність ваших даних. Тобто електронна пошта та текстові повідомлення не є безпечними способами, щоб поділитися важливими чи конфіденційними файлами, оскільки повідомлення можуть перехопити.
Хмарна альтернатива Dropbox пропонує розширені функції безпеки, як-от можливість вимкнути завантажені файли (дані) і надавати персональні дозволи для роботи в спільній папці.
Щоб контролювати, хто й коли може отримувати доступ до файлів, Dropbox дає змогу обмежувати спільні файли, надаючи доступ лише для перегляду. Ви також можете захистити файли паролем і встановити терміни дії для файлів, до яких надаєте спільний доступ.
Швидкість
Іноді, коли у вас дедлайн, збір потрібних документів може стати основною причиною стресу у ваших колег. У сучасному швидкому цифровому світі не хочеться, щоб надсилання файлів займало цілий день.
Ваш метод надання спільного доступу до файлів має давати змогу без проблем ділитися даними на будь-якій відстані. Хмарна служба, як-от Dropbox, допомагає миттєво ділитися файлами на різних пристроях.
На додаток, програма Dropbox для мобільних пристроїв дає змогу розміщувати посилання на файли з iPhone або Android, щоб ви підтримували робочий процес, навіть коли перебуваєте в дорозі.
Продуктивність
Потрібно надіслати великий, насичений графікою PDF-звіт колегам або клієнтам? Укласти його до електронного листа буде важко, якщо це взагалі можливо.
Завжди перевіряйте обмеження обсягу файлів, перш ніж використовувати будь-яку систему надання спільного доступу до файлів. За допомогою Dropbox можна створювати посилання на спільний доступ, щоб надсилати великі файли будь-кому на будь-які пристрої.
Після того як ви поділилися файлами, хмарна служба Dropbox, що надає спільний доступ до файлів, оновлює такі файли в режимі реального часу, щоб ви могли бачити, хто додав, редагував, видалив, перейменував або переміщував онлайн-файл.
Потрібне більш суттєве рішення? Dropbox Transfer допомагає надсилати файли обсягом до 100 ГБ, не займаючи простору у вашій обліковці Dropbox.
Простота використання
Деякі методи обміну файлами складніші за інші. У кращому разі обране вами рішення для надання спільного доступу до файлів має бути зручним, інтуїтивно зрозумілим і легким у використанні.
Із Dropbox передавання файлів таке ж просте, як передавання захищеного посилання на файл. Тому ви можете легко надсилати великі файли, як-от кліпи та фотографії, не турбуючись про їхнє стиснення та відповідність максимальному обсягу вкладення для електронної пошти.
Просте надання спільного доступу до файлів із Dropbox
Dropbox надає можливість швидко й легко ділитися файлами. Використовуючи Dropbox, ви можете зберігати, надсилати або синхронізувати будь‑що — від фотографій та відеозаписів до заархівованих папок і великих файлів CAD — будь‑кому, навіть якщо в одержувача немає обліковки Dropbox.