5 วิธีสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของฝ่าย HR ด้วย Dropbox

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่เป็นความลับทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลด้านการรักษาพยาบาล ข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนและสิทธิประโยชน์ ความคิดเห็นภายในองค์กร ผลการสำรวจ และอื่นๆ ทีม HR ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดคือทีมที่รวบรวม จัดระเบียบ และจัดเก็บข้อมูลนี้ โดยเปลี่ยนหน่วยเล็กๆ ของข้อมูลให้เป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้ ซึ่งสามารถขับเคลื่อนเป้าหมายทางธุรกิจ ปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานและกระบวนการภายใน และดึงดูดผู้มีความสามารถจากภายนอก

แต่พลังที่ยิ่งใหญ่ก็มาพร้อมกับความรับผิดชอบอันใหญ่ยิ่ง และการปกป้องข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นความลับก็เป็นไปในลักษณะนี้ด้วย นอกจากนี้ การปกป้องข้อมูลนี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนดก็ถือเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ฝ่าย HR มีหน้าที่รับผิดชอบต่อพนักงานขององค์กร และดูแลให้พนักงานปฏิบัติตามกฎระเบียบทางธุรกิจและความปลอดภัย และนี่คือจุดที่ Dropbox จะเข้ามาช่วยได้ นี่คือห้าวิธีที่ Dropbox จะสามารถรักษาความปลอดภัยให้ข้อมูลที่เป็นความลับและสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของฝ่าย HR 

1. ควบคุมการเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ที่เป็นความลับ

หนึ่งในวิธีแรกและเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการควบคุมข้อมูลส่วนตัวคือการจำกัดผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ สิทธิ์การใช้งานไฟล์แบบละเอียดของ Dropbox ทำให้คุณสามารถควบคุมได้อย่างง่ายดายว่าใครบ้างที่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์และไฟล์ได้ และควบคุมได้ว่าแต่ละคนมีสิทธิ์การเข้าถึงแบบใดบ้าง เมื่อใช้สิทธิ์แบบกลุ่ม คุณสามารถแชร์สเปรดชีตที่มีรายละเอียดเงินเดือนของทีมใดทีมหนึ่งกับผู้จัดการได้โดยไม่ต้องให้ทีมเข้าถึงโฟลเดอร์ที่มีสเปรดชีตอยู่ (เช่น โฟลเดอร์ที่มีสเปรดชีตที่มีข้อมูลเงินเดือนทั้งหมด) 

นอกจากนี้ ความสามารถของแผงควบคุมของผู้ดูแลและ Teams ของผลิตภัณฑ์ Dropbox eSignature ที่เรียกว่า Dropbox Sign ยังมอบสิทธิ์ที่จำเป็นต้องทราบในเอกสารสำคัญที่จำเป็นต้องมีลายเซ็นที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย โดย Dropbox Sign จะช่วยให้การรักษาความปลอดภัยให้กับลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายในข้อตกลงของพนักงานนั้นเป็นเรื่องง่าย เช่น จดหมายเสนอ, NDA, สัญญา และข้อตกลงห้ามค้าแข่ง เอกสารเหล่านี้จะป้องกันการถูกปลอมแปลงและมีเส้นทางการตรวจสอบเพื่อให้สามารถติดตามเส้นทางได้อย่างง่ายดายในกรณีที่มีข้อพิพาททางกฎหมาย

2. สร้างการป้องกันเป็นชั้นๆ

การปกป้องข้อมูลนั้นมีอยู่ไม่กี่รูปแบบ ประการแรก มีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันที่มีมาตรฐานการเข้ารหัสขั้นสูงแบบ 256 บิต, Secure Sockets Layer (SSL) และ Transport Layer Security (TLS) เพื่อปกป้องข้อมูลระหว่างที่มีการส่งผ่านระหว่างแอป Dropbox และเซิร์ฟเวอร์ โปรแกรมมอบรางวัลจากช่องโหว่ด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง การยืนยันแบบสองขั้นตอน และอื่นๆ อีกมากมาย ประการที่สอง สำหรับฝ่าย HR และผู้ใช้รายอื่นแล้ว สามารถเพิ่มระดับชั้นการป้องกันได้ด้วยวิธีการที่หลากหลาย การใช้ระบบไฟล์บนคลาวด์ของ Dropbox ช่วยให้ผู้อื่นสามารถส่งลิงก์แบบดูอย่างเดียวได้ ซึ่งอนุญาตให้ผู้รับสามารถดู แสดงความคิดเห็น และดาวน์โหลดไฟล์ได้ แต่จะไม่สามารถแก้ไขได้ ในขณะที่การเพิ่มการยืนยันแบบสองขั้นตอนลงในเอกสารก็จะสร้างวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเฉพาะผู้รับที่ต้องการเท่านั้นที่สามารถดูเอกสารสำคัญของฝ่าย HR ได้

3. จัดการอุปกรณ์แบบเชิงรุกและติดตามวิธีการแชร์ข้อมูล

การที่คุณรู้ว่าใครสามารถดูไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้บ้างนั้นเป็นเรื่องดี แต่การรู้ว่ามีใครเข้าถึงข้อมูลนี้ด้วยย่อมดีกว่า โดยเมื่อคุณใช้ Dropbox เพียงกวาดตามองก็สามารถทราบข้อมูลนี้ เนื่องจากใครก็ตามที่กำลังดูอยู่จะมีรูปประจำตัวของตนแสดงเป็นสี ในขณะที่ผู้ที่มีสิทธิ์ดูและแก้ไขซึ่งไม่ได้ดูอยู่ในขณะนั้นก็จะมีรูปประจำตัวของตนแสดงเป็นสีเทา และการตรวจสอบว่าใครดู แก้ไข ย้าย หรือเปลี่ยนแปลงไฟล์ก็ทำได้ง่าย เพียงเปิดไฟล์และคลิกกิจกรรมในแถบด้านข้างทางขวา นอกจากนี้ยังสามารถออกจากระบบบัญชี Dropbox จากระยะไกลได้อีกด้วย ยิ่งไปกว่านั้น สำหรับผู้ใช้แผนบริการ Plus, Family, Professional หรือ Business ยังสามารถลบไฟล์ Dropbox ทั้งหมดจากระยะไกลในขณะที่ออกจากระบบจากระยะไกลได้อีกด้วย ทำให้ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลในอุปกรณ์ที่สูญหายหรือถูกขโมยจะไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี

4. ปกป้องไฟล์และโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่าน

สเปรดชีตประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานทุกคนในบริษัท ซึ่งจะต้องมีการป้องกันอย่างดีที่สุด นี่คือเหตุผลที่คุณควรมีมากกว่าแค่โครงสร้างพื้นฐานการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพอยู่แล้ว และเพิ่มรหัสผ่านให้กับไฟล์ โฟลเดอร์ หรือเอกสารของ Dropbox ซึ่งผู้ที่มีรหัสผ่านเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงได้ ในกรณีที่ฝ่าย HR จำเป็นต้องส่งไฟล์ หากไม่มีรหัสผ่านก็จะไม่สามารถเปิดไฟล์ได้เช่นกัน และที่ยิ่งไปกว่านั้น ผู้ใช้สามารถกำหนดวันหมดอายุให้กับลิงก์ที่แบ่งปันได้ เพื่อไม่ให้ใครดาวน์โหลดหรือดูไฟล์ได้หลังจากวันที่หมดอายุ ถึงแม้ว่าบุคคลนั้นจะมีรหัสผ่านก็ตาม ง่ายดาย ปลอดภัย และได้ผลจริง

5. เฝ้าสังเกตและตรวจหาพฤติกรรมที่น่าสงสัยและการรั่วไหลของข้อมูล

ทีม HR ที่ใช้ Dropbox Advanced หรือ Enterprise สามารถตั้งการแจ้งเตือนสำหรับปัญหาต่างๆ เช่น การตรวจหาแรนซัมแวร์ การลบข้อมูลหรือการย้ายข้อมูลจำนวนมาก การมีมัลแวร์ การพยายามลงชื่อเข้าใช้ที่บ่อยครั้งเกินไป และอื่นๆ อีกมากมาย การแจ้งเตือนเหล่านี้เป็นกุญแจสำคัญในการตรวจพบปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ และจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น แนวปฏิบัติด้านความปลอดภัยของ Dropbox ทำให้การติดตามรายละเอียดต่างๆ นั้นเป็นเรื่องง่าย โดยจะแสดงข้อมูล เช่น ผู้รับผิดชอบ สิ่งที่เกิดขึ้น เวลาที่เกิดขึ้น และไฟล์ โฟลเดอร์ หรือบุคคลที่ได้รับผลกระทบ ทุกคนในฝ่าย HR ทราบดีว่าข้อมูลอาจถูกเปิดเผยได้ สิ่งสำคัญคือวิธีจัดการกับการรั่วไหลและคุณภาพของการตอบสนองในภาพรวม นี่คือวิธีที่ฝ่าย HR เสริมสร้างและรักษาความไว้วางใจทั่วทั้งองค์กร 

ด้วยเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสม การรักษาแนวทางปฏิบัติด้าน HR นั้นไม่ควรจะเป็นเรื่องยาก แต่นี่คือสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร พนักงานแต่ละคนต้องรู้สึกมั่นใจว่าข้อมูลของตนนั้นปลอดภัย ได้รับการปกป้อง และเข้าถึงได้เฉพาะคนที่จำเป็นเท่านั้น ผู้นำของธุรกิจควรทราบว่าพวกเขาปฏิบัติตามกฎระเบียบทางธุรกิจและความปลอดภัย การละเมิดข้อมูลนั้นมีราคาที่ต้องจ่ายอันแสนแพงทั้งในแง่ของชื่อเสียงและการเงิน แพงเกินกว่าจะเสี่ยงใช้แนวทางปฏิบัติด้าน HR ที่ไม่น่าเชื่อถือ