Les ressources humaines (RH) gèrent toutes sortes d'informations personnelles et confidentielles : données de santé, salaires et avantages spécifiques, feedback interne, résultats d'enquêtes, etc. Les équipes RH les plus efficaces sont celles qui exploitent les données qu'elles collectent, organisent et stockent, pour permettre d'atteindre des objectifs commerciaux, d'améliorer les fonctions et processus internes, et d'attirer de nouveaux talents.
Mais l'accès à ces données implique de grandes responsabilités, et la protection des informations sensibles des employés et des données confidentielles de l'entreprise en est une. De plus, cette protection est essentielle pour répondre aux exigences de conformité. Les RH ont des obligations envers les employés et doivent s'assurer que ceux-ci suivent les règles de sécurité et de l'entreprise. C'est là que Dropbox intervient. Voici cinq façons dont Dropbox peut sécuriser les données confidentielles et assurer la conformité dans le domaine des RH.
1. Contrôler les accès aux fichiers et dossiers confidentiels
L'une des façons les plus simples de contrôler les informations privées consiste à limiter le nombre de personnes y ayant accès. Grâce aux autorisations d'accès granulaires de Dropbox, vous pouvez facilement définir qui peut accéder à chaque dossier ou fichier, et quel type d'accès accorder. Avec les autorisations de groupe, vous pouvez partager avec un responsable une feuille de calcul contenant le détail des salaires des membres de son équipe, sans que ceux-ci puissent accéder au dossier parent (par exemple, un dossier contenant des feuilles de calcul avec toutes les informations concernant les salaires).
De plus, l'interface d'administration et les fonctionnalités d'équipe de l'outil de signature électronique Dropbox Sign offrent également des autorisations limitant les accès aux documents essentiels qui requièrent une signature juridiquement contraignante. Avec Dropbox Sign, faire signer de façon légale et sécurisée des accords avec les employés est très simple (promesses d'embauche, accords de confidentialité, contrats, accords de non-concurrence, etc.). Ces documents sont inviolables et incluent une piste d'audit qui facilite leur suivi en cas de litige.
2. Créer des niveaux de protection
Il existe plusieurs types de protection des données. En premier lieu, nous avons le meilleur système de sécurité qui comprend le standard de chiffrement AES (Advanced Encryption Standard) 256 bits, les protocoles SSL (Secure Sockets Layer) et TLS (Transport Layer Security) pour protéger les données en transit entre les applications Dropbox et les serveurs, un programme de récompense pour l'identification des vulnérabilités, la validation en deux étapes, et plus encore. Ensuite, les équipes RH et les autres utilisateurs peuvent ajouter d'autres niveaux de protection de différentes façons. Le système de fichiers dans le cloud de Dropbox permet d'envoyer des liens en lecture seule, qui permettent au destinataire de consulter, commenter et télécharger le fichier, sans pouvoir le modifier. Par ailleurs, l'ajout de la validation en deux étapes aux documents garantit que seul le destinataire autorisé peut consulter des documents RH sensibles.
3. Gérer les appareils et suivre le partage des données de manière proactive
C'est une chose de savoir qui peut voir un fichier ou un dossier. C'en est une autre de savoir qui a eu accès aux informations. Dropbox offre cette information d'un seul coup d'œil. L'avatar des personnes qui sont en train de consulter du contenu s'affiche en couleur, et celui des personnes qui ont des autorisations de lecture et d'écriture, mais qui ne sont pas en train de consulter le contenu, s'affiche en gris. Et pour savoir qui a consulté, modifié, déplacé ou modifié un fichier, il suffit d'ouvrir le fichier et de cliquer sur Activité dans la barre latérale de droite. Vous pouvez également vous déconnecter d'un compte Dropbox à distance et, avec les forfaits Plus, Family, Professional ou pour les entreprises, vous pouvez supprimer tous les fichiers Dropbox en vous déconnectant à distance. Vous n'avez plus de souci à vous faire. Les informations qui se trouvent sur des appareils perdus ou volés ne risquent pas de tomber entre de mauvaises mains.
4. Protéger les fichiers et dossiers individuels avec un mot de passe
Les feuilles de calcul qui contiennent toutes les informations personnelles de chaque employé de votre entreprise doivent absolument être protégées de manière optimale. En plus de l'infrastructure de sécurité robuste déjà en place, vous pouvez ajouter un mot de passe à un fichier, un dossier ou un document Dropbox. Seules les personnes qui disposent de ce mot de passe pourront accéder au contenu. Si les RH ont besoin d'envoyer le fichier, un mot de passe sera également requis pour pouvoir l'ouvrir. En plus, vous pouvez définir un délai de validité pour les liens partagés. Ainsi, une fois le délai expiré, plus personne ne pourra télécharger ou afficher le fichier, même avec un mot de passe. C'est simple, efficace et sûr.
5. Surveiller et détecter les comportements suspects et les fuites de données
Les équipes RH qui utilisent Dropbox Advanced ou Enterprise peuvent configurer des alertes pour des problèmes tels que la détection de ransomware, la suppression ou le déplacement en masse de données, la présence de programmes malveillants, les tentatives de connexion à répétition, et plus. Ces alertes sont essentielles pour détecter les problèmes au plus tôt et éviter qu'ils n'entraînent des conséquences négatives. Les pratiques de sécurité de Dropbox facilitent le suivi des informations en indiquant, par exemple, qui est à l'origine du problème, ce qu'il s'est passé, quand cela s'est produit, et quels sont les fichiers, dossiers ou employés concernés. Les équipes RH savent que les fuites de données sont une réalité. Ce qui compte, c'est la façon dont ces fuites sont gérées et la qualité de la réponse fournie. Seulement ainsi les RH pourront instaurer et assurer un climat de confiance dans toute l'entreprise.
L'utilisation de technologies et d'outils appropriés simplifie la mise en place de pratiques sécurisées dans le domaine des RH. C'est une condition essentielle au succès d'une entreprise. Chaque employé doit avoir la certitude que ses informations sont sécurisées, protégées et uniquement accessibles aux personnes qui en ont besoin. Les responsables doivent s'assurer que leurs activités sont conformes aux règles de sécurité et de l'entreprise. Pour éviter qu'une violation des données affecte gravement votre réputation et vos finances, vous devez mettre en place des pratiques RH extrêmement fiables.