Sumber Manusia (HR) berurusan dengan semua jenis maklumat peribadi dan sulit: data penjagaan kesihatan, butiran gaji dan manfaat, maklum balas dalaman, hasil tinjauan dan banyak lagi. Pasukan HR yang paling cekap merupakan pasukan yang mengumpulkan, menyusun dan menyimpan maklumat ini, menukarkan cebisan data kepada item yang boleh diambil tindakan yang boleh mendorong matlamat perniagaan, meningkatkan fungsi dan proses dalaman dan menarik minat bakat luaran.
Namun, kuasa yang besar disertakan dengan tanggungjawab yang besar, dan perkara itu termasuk melindungi maklumat pekerja yang sensitif dan data perniagaan yang sulit. Selain itu, penting untuk pasukan HR melindungi maklumat ini untuk tujuan pematuhan juga. HR mempunyai tanggungjawab terhadap pekerja organisasi dan perlu memastikan mereka mematuhi peraturan perniagaan dan keselamatan. Dan di situlah Dropbox memainkan peranan. Berikut ialah lima cara Dropbox boleh melindungi data sulit dan menyokong pematuhan HR:
1. Mengawal akses ke fail dan folder yang sulit
Salah satu cara pertama dan paling mudah untuk mengawal maklumat peribadi adalah untuk mengehadkan orang yang mempunyai akses ke data. Dengan kebenaran fail terperinci Dropbox, mudah untuk mengawal orang yang boleh mengakses folder dan fail—dan jenis kebenaran akses yang tersedia untuk setiap satunya. Dengan menggunakan kebenaran kumpulan, anda boleh berkongsi hamparan yang memperincikan gaji pasukan khusus dengan pengurus mereka tanpa memberi pasukan akses ke folder yang hamparan disimpan (misalnya, folder yang mengandungi hamparan dengan semua maklumat gaji).
Di samping itu, konsol pentadbir dan keupayaan Teams dalam produk eTandatangan Dropbox yang dipanggil Dropbox Sign juga menawarkan kebenaran terhad pada dokumen penting yang memerlukan tandatangan yang mengikat secara sah dari segi undang-undang. Dengan Dropbox Sign, mudah untuk mendapatkan tandatangan yang mengikat secara sah dari segi undang-undang pada perjanjian pekerja seperti surat tawaran, NDA, kontrak dan perjanjian tidak bersaing. Dokumen ini kalis gangguan dan mempunyai jejak audit untuk menjadikan laluan dokumen boleh dijejak dengan mudah sekiranya berlaku apa-apa pertikaian undang-undang.
2. Cipta lapisan perlindungan
Perlindungan untuk data tersedia dalam beberapa bentuk. Pertama sekali, terdapatnya sistem keselamatan terbaik yang termasuk Penyulitan Lanjutan 256 bit, Lapisan Soket Selamat dan Keselamatan Lapisan Pengangkutan untuk melindungi data yang dipindahkan antara apl Dropbox dengan pelayan, program ganjaran kerentanan keselamatan yang kukuh, verifikasi dua langkah dan banyak lagi. Yang kedua, terdapat berbilang cara untuk HR dan pengguna lain untuk menambahkan lebih banyak lapisan perlindungan. Dengan menggunakan sistem fail awan Dropbox yang membolehkan orang menghantar pautan lihat sahaja, yang membenarkan penerima melihat, memberikan komen dan memuat turun fail tetapi tidak boleh menyunting fail tersebut, manakala menambah verifikasi dua langkah pada dokumen mencipta cara untuk memastikan penerima yang ditujukan sahaja boleh melihat bahan HR yang sensitif.
3. Mengurus peranti secara proaktif dan menjejak cara data dikongsi
Anda boleh tahu orang yang boleh melihat fail atau folder. Anda juga boleh tahu orang yang telah mengakses maklumat tersebut. Dengan Dropbox, anda boleh tahu dengan sekilas pandang sahaja pada maklumat ini kerana orang yang melihat dokumen akan mempunyai avatar yang ditunjukkan berwarna, manakala orang yang mempunyai kebenaran melihat dan menyunting yang tidak melihat dokumen pada masa itu akan mempunyai avatar yang berwarna kelabu. Dan dengan menyemak orang yang telah melihat, menyunting, mengalihkan, atau mengubah fail dengan cara lain adalah semudah membuka fail dan mengklik Aktiviti di bar sisi kanan sahaja. Anda juga boleh mendaftar keluar dari jarak jauh daripada akaun Dropbox dan—untuk pengguna pada Plus, Family, Professional, atau Business—anda juga boleh menghapuskan semua fail Dropbox dari jauh apabila mendaftar keluar dari jarak jauh. Tidak perlu risau tentang maklumat pada peranti yang hilang atau dicuri jatuh ke tangan yang salah.
4. Melindungi fail dan folder dengan kata laluan
Hamparan mengandungi maklumat peribadi semua pekerja dalam syarikat. Ia perlu dilindungi dengan sebaik-baiknya. Tiada salahnya untuk membuat tambahan kepada infrastruktur keselamatan yang sudah kukuh dan menambah kata laluan kepada fail, folder atau dokumen Dropbox. Hanya orang dengan kata laluan akan dapat mengakses fail itu. Jika HR perlu menghantar fail, fail tersebut tidak boleh dibuka tanpa kata laluan, atau sebaliknya. Sebagai bonus, tetapkan tarikh luput untuk pautan kongsian supaya tiada orang akan dapat memuat turun atau melihat fail selepas tarikh luput walaupun mereka mempunyai kata laluan. Mudah, berkesan dan selamat.
5. Memantau dan mengesan kelakuan yang mencurigakan dan kebocoran data
Pasukan HR yang menggunakan Dropbox Advanced atau Enterprise boleh menetapkan makluman untuk isu termasuk pengesanan perisian tebusan, penghapusan atau pengalihan data secara besar-besaran, kehadiran perisian perosak, terlalu banyak percubaan daftar masuk dan banyak lagi. Makluman ini merupakan kunci untuk mengesan isu awal dan menangani apa-apa bencana yang mungkin berlaku. Amalan keselamatan Dropbox memudahkan penjejakan butiran, dengan menunjukkan maklumat seperti orang yang bertanggungjawab, perkara yang berlaku, masa perkara berlaku serta fail, folder atau orang yang terjejas. Sesiapa sahaja dalam HR sedia maklum yang kebocoran data boleh berlaku. Perkara yang penting adalah cara menangani kebocoran data dan kualiti respons keseluruhan. Itulah cara HR membina dan mengekalkan kepercayaan merentas organisasi.
Dengan alat dan teknologi yang terbaik, amalan HR yang selamat tidak perlu menjadi sukar. Tetapi amalan itu penting untuk kejayaan sesebuah organisasi. Pekerja individu perlu berasa yakin bahawa maklumat mereka selamat, dilindungi dan hanya boleh diakses oleh orang yang memerlukan maklumat tersebut. Pemimpin perniagaan harus tahu bahawa mereka mematuhi peraturan perniagaan dan keselamatan. Akibat kebocoran data amatlah besar, dari segi reputasi dan juga kewangan, untuk mengamalkan amalan HR yang tidak selamat.