BioscienceLA、さらなる効率化でミッションに集中できる環境を実現

非営利団体の BioscienceLA では、理事会やパートナーとの外部コミュニケーションを安全に共有するために DocSend を利用しています。

背景情報

2018 年創業の BioscienceLA は、ロサンゼルス大都市圏におけるライフサイエンスと健康イノベーション分野に革新をもたらす触媒として、資金、空間、人材を活用するための多くの機会を創出し、健康に関する啓発活動を行っています。独立系の非営利団体である BioscienceLA は、南カリフォルニア州のライフサイエンス活動事業を見据えた、協調的で一体感のあるエコシステムをロサンゼルスで実現しています。同団体は、機密性の高い財務情報の取締役員との安全な共有、プログラム参加者へのプログラム情報の伝達、参加組織とのパートナーシップ協定の締結などのために DocSend を活用しています。

課題

BioscienceLA の CEO であるデイビッド・J・ウィーラン氏によると、DocSend を採用する前は、機密情報をメールに添付して取締役員と共有していたそうです。「機密性の高い財務情報や戦略的情報を役員と共有するため、より安全な手段が必要とされていました。メールの添付ファイルは後で探せなくなるおそれがあり、モバイル デバイスでは開きにくいなどの問題もあったため、もっと良い方法が必要でした」とウィーラン氏は語ります。

ソリューション

そこで選ばれたのが DocSend の安全なドキュメント共有プラットフォームです。同プラットフォームは、組織の取締役員との安全なコミュニケーションや、新しいインターンシップ プログラムの参加者のオンボーディングに活用されています。

Dropbox で社内文書を安全にホスト

BioscienceLA に CEO として着任したばかりの頃、ウィーラン氏はチームが遠隔でも効果的に共同作業できるようにしたいと考えていました。Dropbox を早くから利用していたウィーラン氏は、優れたクラウド ファイル同期機能ストレージ機能を備える Dropbox は、団体のニーズに最適なソリューションになると確信していました。ウィーラン氏とチームは、Dropbox を活用することで、プログラム計画、財務計画、社内メモなどあらゆる社内ファイルを安全に保存し、自分たちの使命に集中し続けることができています。「Dropbox で作成した計画資料にはどこからでも本当に簡単にアクセスできます。カルバーシティに新しい拠点を開設するので、外出先でもファイルに安全にアクセスできることが重要でした。」

「取締役会でプレゼンテーションや財務情報を共有するために DocSend を導入しました。ミーティングの前に誰がドキュメントを閲覧したかを確認できるのが便利です。DocSend の分析機能を活用すれば、取締役員が高い関心を寄せている事項がわかるので、それに合わせてミーティングを準備して調整できます。」

- BioscienceLA CEO デイビッド・J・ウィーラン氏
デイビッド・ウィーラン氏

外部役員と安全に情報を共有

ウィーラン氏は、外部と共有するあらゆる機密情報を保護する必要があると考えていました。ウィーラン氏が特に重視したのは、団体役員と共有する機密ファイルを保護することです。「ミーティングの前後に、プレゼンテーションや財務情報を役員と共有しています。こうした資料が不正利用されないように、さらなる保護対策を重ねたいと考えていました。」ウィーラン氏はこのように語ります。

他のドキュメント共有ソリューションでは第三者が容易にアクセス可能でしたが、DocSend では、共有する PowerPoint ファイル、PDF ファイル、Excel スプレッドシート、Word ドキュメントにパスワードを設定し、アクセスにメール アドレスを要求することで、機密文書を保護できるようになっています。

取締役員向けの資料をシームレスに更新

それまで、ミーティングの議題を取締役員に送付する際には、メールにファイルを添付していました。「このような資料を添付ファイルとして送信するという方法は、いつまでも続けられるものではありませんでした。必要があって議題を更新した場合に、どのバージョンが最新なのか混乱することがあったからです。」ウィーラン氏はこのように語ります。取締役員との簡潔なコミュニケーションを維持するため、ウィーラン氏は、ドキュメントをバックエンドでシームレスに更新できる DocSend の機能に注目しました。この方法なら、いちいちファイルのリンクを更新する必要がありません。「DocSend ではバックグラウンドで簡単にドキュメントを編集して更新でき、それを全員に通知する必要もありません。おかげで、今までよりも相手を尊重した形で取締役員とコミュニケーションを図れるようになりました」とウィーラン氏は述べています。

DocSend では、すべての最新情報を 1 つのリンクにまとめることができるのでアクセスが簡単です。たとえば、取締役会の議題を変更する場合、全員に通知することなくバックグラウンドで更新できます。

- BioscienceLA CEO デイビッド・J・ウィーラン氏

仮想データ ルームを使用したプログラム参加者のオンボーディング

バイオサイエンス分野の発展とイノベーションの速度を高めるというミッションを掲げる BioscienceLA は、その一環として、BioFutures インターンシップ プログラムを実施しています。このプログラムは、マイノリティ出身の学生が、ロサンゼルス エリアのバイオサイエンス企業の助成金付きインターンシップに参加できる機会を設ける取り組みです。

インターンの受け入れに合意した企業には、プログラム資料と参加契約書がまとめられた、それぞれの企業ごとの DocSend Spaces が送られます。インターンの学生にも、プログラムに関連する個々のドキュメントが保存された独自の Space が送られます。このコンテンツ ポータルには、スケジュールや担当業務など、パートナーがインターンシップ プログラムについて知っておくべきあらゆる情報がまとめられています。この方法なら資料を紛失する心配がないうえ、パートナー企業とインターン生のそれぞれにパーソナライズされた体験を提供できます。BioScienceLA は、DocSend を使用することで、整理されたオンボーディング プロセスを簡単に構築できるようになり、パートナー企業とインターン生のどちらにも DocSend による総合的なプログラム体験を提供できるようになったのです。

DocSend の電子署名によるパートナーシップ契約の締結

BioscienceLA のインターンシップ プログラムに参加するパートナー企業は、DocSend の電子署名機能を使用してパートナーシップ契約に署名することができます。同様に、プログラムへの参加が決まったインターン生も、DocSend で参加同意書に署名します。学生とパートナー企業はどちらも、プログラムでの担当業務が記載されたすべてのオンボーディング ドキュメントを簡単な方法で確認し、DocSend の電子署名機能を使用して参加同意書に署名できます。DocSend では、カスタム署名フィールドをドラッグ & ドロップで簡単に配置して、参加同意書への署名を手早く回収することが可能です。

DocSend の電子署名機能は非常に直感的に操作できるので、パートナー企業とインターン生との契約の締結をスムーズに進めることができます。各当事者は、パーソナライズされたコンテンツ ハブで同意書に署名できます。このハブには、同意書以外にもすべてのプログラム関連情報を保存できるので、関係者は必要な情報に簡単にアクセスしてプログラムに対する理解を深めることができます。

- BioscienceLA CEO デイビッド・J・ウィーラン氏

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